20. Employé chargé des ressources humaines - G4

Introduction

Le poste est à pourvoir au secrétariat de la Caisse d’assurance pour la protection de la santé du personnel (CAPS), au sein du Service des politiques et des prestations sociales (HR/POL) relevant du Département du développement des ressources humaines (HRD). La CAPS est une entité d'assurance mutuelle autogérée qui a pour but de couvrir les dépenses liées aux fournitures, services et traitements médicaux pour les fonctionnaires et retraités du BIT, ainsi que les membres de leur famille.  

Le rôle principal du commis en charge de la gestion des membres/affiliations est de traiter les affiliations des fonctionnaires, des membres de leurs familles ainsi que des anciens fonctionnaires et de leurs conjoints survivants conformément aux politiques, règles et procédures établies de la CAPS.

Le/la titulaire relèvera du Secrétaire exécutif de la CAPS et recevra des orientations du responsable de l'Unité des demandes de prestations ainsi que d'autres membres de l'équipe, de rang supérieur, le cas échéant.

Tâches spécifiques

1. Exploiter l'interface entre le progiciel de gestion intégrée du BIT (Système intégré d'information sur les ressources (IRIS)) et le Système d'information sur l'assurance maladie (HIIS)) et vérifier que les données relatives à l'affiliation des assurés actifs sont exactes et à jour. Informer le supérieur hiérarchique des anomalies et mettre à jour l'information conformément aux instructions. 
2.  Traiter les demandes particulières d'affiliation : par exemple, les fonctionnaires en congé spécial, les mouvements de personnel interinstitutions, les personnes volontairement assurées conformément aux articles pertinents des Statuts et Règlement administratif de la CAPS. Informer le supérieur hiérarchique des anomalies et mettre à jour l'information dans le système HIIS conformément aux instructions. Saisir les données relatives aux frais remboursables dans le système HIIS.
3. Traiter les requêtes relatives à l'assurance maladie après la cessation de service pour l'affiliation d'anciens fonctionnaires, invalides et veuves ou veufs, y compris les bénéficiaires de pensions de retraite et d'invalidité, conformément aux articles pertinents des des Statuts et Règlement administratif de la CAPS. Vérifier les conditions d’admissibilité et effectuer des calculs standard pour les cotisations individuelles à la CAPS. Fournir des informations aux personnes assurées et mettre à jour les informations nécessaires dans le système HIIS. Soumettre tout cas particulier au supérieur hiérarchique pour examen.
4. Traiter les affiliations pour les personnes à charge volontairement protégées (enfants et conjoints), conformément aux articles pertinents des Statuts et Règlement administratif de la CAPS. Répondre aux demandes de renseignements d’ordre général et fournir des informations sur les procédures établies et les critères d'admissibilité. 
5. Préparer les attestations de couverture à l'aide des modèles établis et préparer les réponses normalisées appropriées pour les demandes de renseignements sur l'affiliation pour signature/approbation par le supérieur hiérarchique.Répondre aux demandes d'information courantes par téléphone, par écrit ou au bureau d'information de la CAPS.
6. Aider au traitement des demandes de remboursement présentées par les assurés et appliquer les taux de remboursement et autres conditions de couverture conformément aux règles et procédures établies par la CAPS. Transmettre toute demande de prestation non conforme et/ou irrégularité au responsable de l'Unité des remboursements et aux autres membres de l'équipe, de rang supérieur, le cas échéant.
7.  S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Obtenir et vérifier les informations relatives aux requêtes du personnel. Dactylographier les formulaires de mouvements de personnel à l’issue d’ajustements, de corrections ou de cessation de paiement des prestations ou des indemnités, et de changements de statut.

2. Passer en revue les formulaires afin de vérifier qu’ils ont été correctement remplis et signés. Vérifier les informations fournies par le personnel en regard des informations de l’état de paie et renvoyer au personnel les formulaires incomplets afin d’obtenir les informations manquantes.

3. Consigner les mouvements de personnel sur support informatique et préparer les contrats journaliers

4. Vérifier les dossiers de candidature, orienter les candidats qui répondent aux exigences vers le supérieur hiérarchique et rédiger les réponses standard appropriées relatives à ce type de communications.

5. Convoquer les candidats pour les épreuves requises et leur communiquer les résultats.

6. Obtenir les autorisations nécessaires et rédiger les offres d’emploi sous une forme standard à partir des informations extraites des définitions d’emploi officielles. Prendre les dispositions nécessaires concernant les entretiens, les séminaires de formation, les réunions, etc.

7. Tenir à jour des listes de candidats, des informations sur les cours de formation, les listes d’emplois à pourvoir et les archives du personnel. Contacter les sources appropriées afin de compléter les informations manquantes. Extraire les dossiers et archives selon que de besoin.

8. Aider le supérieur hiérarchique à la préparation des diapositives et des graphiques en vue des exposés.

Qualifications requises

Formation

Avoir achevé ses études secondaires ou une école technique ou commerciale jugée équivalente. 

Expérience

Une expérience professionnelle d'au moins trois ans acquise dans le cadre d’une administration de sécurité sociale ou d’un régime d'assurance maladie au niveau national ou international serait un avantage. La connaissance des Statuts et Règlement administratif de la CAPS serait un avantage.

Langues

Parfaite maîtrise d’une langue officielle de l’Organisation (anglais, français, espagnol). Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation.

Compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:

Compétences techniques

Connaissance des procédures et des règles générales des RH. Maîtrise des bases de données informatisées spécialisées pertinentes. Aptitude à travailler en équipe et avec un encadrement minimum. Aptitude à tenir à jour des archives et des dossiers de bureau. Aptitudes rédactionnelles. Facultés de communication. Aptitude à travailler avec méthode et souci du détail. La connaissance des outils administratifs et informatiques de l'assurance maladie constituerait un avantage.

Compétences comportementales

Une attention aux besoins des utilisateurs, le tact, la discrétion et la courtoisie dans les relations avec les assurés ou les institutions médicales sont indispensables. Grande discrétion et intégrité en ce qui concerne le traitement de questions hautement sensibles et confidentielles. La fiabilité, d’excellentes relations de travail et un bon esprit d’équipe sont de la plus haute importance. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.