Procurement Associate SC6

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces postes sont à pourvoir au  bureau de pays du PAM burkina Faso basé à Ouaga , et les titulaires relèvent  de la Chargé(e) des achats.

Les titulaires à ce niveau font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions et à des problèmes alors qu’ils ne disposent que d’orientations générales. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Les titulaires de ces emplois ont le savoir-faire et les connaissances permettant d'adapter les systèmes et les procédures ou de contribuer à leur mise au point pour améliorer sans cesse le niveau d’appui fourni. Ils supervisent, conseillent sur le plan technique, accompagnent et coordonnent une équipe de personnel d'appui.

Le titulaire du poste sera chargé  d’assurer des services de coordination, fournir des services administratifs et effectuer des recherches pour contribuer à l'efficience et à l'efficacité des services d'achat.

DESCRIPTION DU POSTE

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

Assurer une coordination opérationnelle et des services administratifs pour appuyer les projets et les activités d'achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l'acquisition efficace de biens et de services.

Identifier et recommander des fournisseurs potentiels, et rassembler des données et des documents pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.

Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, et apporter un soutien aux demandeurs, afin de faciliter les achats de biens et services appropriés au moindre coût pour le PAM.

Participer, aux côtés d'un fonctionnaire principal, aux négociations menées avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d'obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.

Établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour approbation par la partie prenante concernée et approuver les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l'acquisition rapide de biens et de services.

Traiter les problèmes relatifs aux biens livrés, en faisant preuve d'initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, pour trouver des solutions justes en temps voulu.

Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d'établir des rapports qui aident les Chargés des achats à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d'assurer la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.

Gérer les mises à jour et enrichir les bases de données et les fichiers, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.

Entretenir les relations avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d'adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
Superviser le travail du personnel d'appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Assurer une coordination opérationnelle et des services administratifs pour appuyer les projets et les activités d'achat, en suivant des procédures standard et en contribuant à l'acquisition efficace de biens et de services.

Identifier et recommander des fournisseurs potentiels, et rassembler des données et des documents pour faciliter leur sélection, en veillant au respect des procédures standard.

Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, et apporter un soutien aux demandeurs, afin de faciliter les achats de biens et services appropriés au moindre coût pour le PAM.

Participer, aux côtés d'un fonctionnaire principal, aux négociations menées avec les nouveaux fournisseurs sur les conditions générales des commandes, afin d'obtenir les meilleures conditions au moindre coût pour le PAM.

Établir les bons de commande, les contrats et les pièces justificatives y afférentes pour approbation par la partie prenante concernée et approuver les achats en vertu des pouvoirs qui lui sont délégués, afin de permettre l'acquisition rapide de biens et de services.

Traiter les problèmes relatifs aux biens livrés, en faisant preuve d'initiative, en assurant la liaison avec toutes les parties concernées et en suivant les procédures standard, pour trouver des solutions justes en temps voulu.

Effectuer des recherches, collecter des données et mener des analyses, afin d'établir des rapports qui aident les Chargés des achats à prendre des décisions en connaissance de cause et permettent d'assurer la cohérence des informations présentées aux parties prenantes.

Gérer les mises à jour et enrichir les bases de données et les fichiers, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.

Entretenir les relations avec les collègues afin de faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et d'adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
Superviser le travail du personnel d'appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l'équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l'équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
• Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l'équipe et la productivité
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l'équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PAM

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences en milieu de travail pour soi-même, ses collègues et les rapports directs
• Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d'équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
• Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l'association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d'atténuation pour s'assurer que l'équipe atteint les buts et les cibles

Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d'être créatif dans son propre travail et aider l'équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l'équipe et fournit une rétroaction pour s'assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
• Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l'équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l'équipe
• Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l'équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu'ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d'autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
• Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l'équipe sur la façon d'établir des relations avec des partenaires externe
• Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l'intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d'agence pour atteindre les objectifs du PAM

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Expérience dans l’achat des marchandises/biens/services achetés (transferts de type monétaire, dons en nature, etc.).
• Expérience dans les procédures d'achat du système des nations unies
•  Expérience dans  la recherche de fournisseurs et de la coordination avec les commerçants de détail, les grossistes et les négociants.
• Expérience dans les procédures d'achat et les liens avec d'autres opérations (avec les opérations logistiques, par exemple).
  • Expérience de l'évaluation des résultats obtenus par les prestataires de services au regard des indicateurs de performance clés définis.
  • Expérience dans l'établissement des documents contractuels.
  • Expérience de la fourniture d'une assistance technique à l'utilisation des systèmes internes.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Avoir un diplôme universitaire  et/ou un certificat d’études post-secondaire en logistique ,comptabilité , gestion , économie , administration , ou dans un domaine equivalent etc ….

Avoir une expérience de 5 ans dans l’achat des marchandises/biens/services achetés (transferts de type monétaire, dons en nature, etc.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application 28 janvier 2021. 

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.