Procurement Assistant SC5

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces postes sont à pourvoir au  bureau de pays du PAM à Ouaga , et les titulaires relèvent de la Chargé(e) des achats.

Les titulaires de postes à ce niveau sont responsables de l'achèvement de toute une gamme de processus et d'activités d'approvisionnement nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Les titulaires de postes sont en mesure de recommander des mesures simples au personnel et peuvent allouer des tâches et soutenir techniquement d'autres membres du personnel.

DESCRIPTION DU POSTE

Exécuter et appliquer les processus, procédures et politiques appropriés qui soutiennent les services d'approvisionnement efficaces et effectifs.

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

• Effectuer des activités administratives d'achat en temps voulu et de manière efficiente afin d'aider les administrateurs à acquérir les biens et services dont ils auront besoin pour mener les opérations sur le terrain avec efficacité.
• Regrouper les données et établir et distribuer les documents y afférents, afin de contribuer à la réussite des programmes d'achat et des activités opérationnelles (émission des appels d'offres, évaluations des offres et négociation/attribution des contrats, par exemple) en veillant au respect des procédures standard.
• Examiner, enregistrer et classer par ordre de priorité les demandes d'achat, en s'assurant que toutes les pièces justificatives ont été communiquées et que les fonds sont disponibles, afin de permettre l'acquisition des biens et des services.
• Coordonner et superviser la livraison des produits achetés, en vérifiant leur réception et leur inspection et en mettant en oeuvre des mesures de suivi pour s'assurer que les produits parviennent jusqu'aux opérations sur le terrain.
• Effectuer des recherches et regrouper et présenter les informations dans des formats normalisés, afin de permettre une prise de décisions en connaissance de cause et de communiquer des informations aux parties prenantes de manière harmonisée.
• Actualiser, gérer et alimenter les bases de données et les fichiers appropriés, afin de s'assurer que les informations sont exactes, structurées et accessibles, et facilitent le respect des exigences en matière d'établissement des rapports.
• Assurer la liaison avec les collègues pour faire en sorte que les activités d'achat s'inscrivent bien dans les programmes plus vastes et adopter une démarche concertée pour satisfaire les besoins d'assistance.
• Apporter un soutien technique et/ou affecter des travaux à d'autres membres du personnel d'appui, afin de les aider à mener à bien des tâches courantes dans le respect des normes et des délais convenus.
• Appliquer les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence pour aider le PAM à intervenir rapidement, à acheminer les produits alimentaires et à déployer les ressources nécessaires dans les zones touchées dès le début des crises.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Appels d'offres et gestion des contrats:  Montre, en collectant les informations nécessaires, qu'il ou elle a une compréhension élémentaire des procédures utilisées pour faciliter la mise en oeuvre des contrats/d'appels d'offres au PAM.

Gestion des fournisseurs:  Tire parti de sa connaissance élémentaire des besoins opérationnels pour définir les conditions à remplir par les fournisseurs et fixer les critères de sélection.

Informations recueillies sur les denrées et sur les produits et services:  Gère de manière appropriée les produits et les services en s'appuyant sur sa connaissance des sources d'approvisionnement, des technologies, des caractéristiques des marchandises ainsi que des principes et des pratiques appliqués en matière d'achat.

Systèmes et rapports:  Utilise sa connaissance élémentaire des sources de données, des systèmes d'achat, du système d'exploitation interne et des processus pour exécuter des tâches quotidiennes.

Éthique et mise en conformité:  Effectue un suivi précis des activités conformément aux normes applicables afin de faciliter la réponse à des questions d'audit simples.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

·A travaillé sur des activités d'approvisionnement.

·Expérience dans la conduite d'analyses et l'élaboration de rapports.

·Expérience de travail avec les fournisseurs ou d'autres tiers au jour le jour.

• Expérience dans l’achat des marchandises/biens/services achetés
• Expérience dans les procédures d'achat du système des nations unies  
• Expérience de la conduite d'analyses et de l'élaboration de rapports.
• Expérience du travail avec des fournisseurs ou d'autres tiers au quotidien.

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application 24 janvier 2021.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.