Administration Associate (Transport) Fixed Term G6

Titre: Associé d'Administration ( Transport) Fixed Term G6

Location: Bamako

Date d'ouverture: 14.01.2021

Date de Clôture: 01.02.2021

A PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

MANDAT ET INTERVENTIONS DU PAM AU MALI

Au Mali, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les conflits ou les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons  à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui  technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.

Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination des régions de Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Kayes, ce qui permet d'accéder aux populations les plus vulnérables. La plus grande agence humanitaire au monde soutient aussi le gouvernement et ses partenaires, à travers des analyses de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la fourniture des services logistiques et des technologies de l’information et de la communication.

CONTEXTE ORGANISTIONNEL

Le titulaire de ce poste Administration Associate sera basé à Bamako, sous la supervision directe du chef de l’administration ou de l’associé principal administratif. On s’attend à ce que le titulaire de l’emploi fasse preuve de responsabilité et d’initiative pour répondre de façon indépendante aux questions avec seulement des directives générales. Il/elle est en mesure d’utiliser le jugement pour traiter des problèmes imprévus au quotidien et d’avoir un niveau d’expertise et de connaissances pour s’adapter et contribuer au développement de systèmes et de processus afin d’améliorer continuellement le niveau de soutien fourni. On s’attend à ce que le titulaire d’un emploi travaille en étroite collaboration avec l’associé principal dans les domaines de la gestion de la flotte et d’autres domaines requis.
 

FINALITE DU POSTE

Dans l’exercice des fonctions suivantes, le titulaire devrait   assurer une supervision de fond continue d’une équipe de personnel ; Fournir des recommandations techniques sur les questions de gestion de la flotte et résoudre les problèmes avec un minimum de conseils reçus du superviseur.

RESPONSABILITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES DU POSTE (non exhaustive)

1. Fournir une assistance technique dans la gestion du parc de véhicules du PAM, y compris l’assurance des véhicules et l’exploitation de la base de données des véhicules ;
2. Superviser tous les chauffeurs du Bureau de pays du Mali, coordonner les déplacements, laisser les plans et les mouvements ainsi que leurs tâches et devoirs respectifs ;
3. Gérer tout le carburant des véhicules et générateurs dans tout le bureau du pays et assurer un approvisionnement fréquent et suffisant.
4. Veiller à ce que l’entretien des véhicules du PAM soit effectué en temps opportun et de manière efficace, et que les véhicules soient techniquement prêts à fonctionner, y compris les documents d’assurance et les chauffeurs ;
5. Mettre en place et maintenir des systèmes de surveillance et de contrôle pour toutes les pièces de rechange, lubrifiants, consommables et pneumatiques émis et leur utilisation appropriée ;
6. Veiller à ce que les listes complètes des pièces de rechange nécessaires à l’achat soient préparées en temps opportun et que les dossiers exacts de tous les articles utilisés soient toujours conservés ;
7. Rapport sur tous les travaux réalisés concernant les véhicules du PAM ;
8. Formuler et surveiller les allocations budgétaires aux fins de la gestion de la flotte du PAM;
9. Maintenir la liaison avec les unités pertinentes du PAM et les fournisseurs/fournisseurs de services en ce qui concerne l’état des questions d’approvisionnement, de livraison, de finances et d’assurances ;
10. Vérifiez l’exactitude et l’exhaustivité de toutes les factures et effacez-les pour le traitement et le paiement ultérieurs ;
11. Veiller à ce que les données financières soient recueillies en temps opportun, analysées et saisies correctement dans les systèmes ministériels du PAM ; Analyser et résoudre les divergences/irrégularités et porter à l’attention du superviseur des questions complexes;
12. Analyser toutes les dépenses et recommander dans la mesure du possible des domaines potentiels de réduction des coûts et/ou de recouvrement ;
13. Préparer des rapports mensuels/trimestriels/annuels au besoin ;
14. Assurer l’entretien efficace des ateliers et l’utilisation appropriée des véhicules du PAM et d’autres équipements connexes ;
15. Assurez-vous que tous les générateurs de bureau sont correctement stockés, alimentés et que la distribution est effectuée à tout le personnel au besoin;
16. Veiller à ce que les générateurs et tous les biens du PAM gérés par la flotte soient en bon état, récupérés auprès du personnel au moment de leur départ et comptabilisés au besoin ;
17. Suivi des politiques et procédures du PAM;
18. Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES

Éducation: Posseder au moins un Diplome d’enseignement secondaire avec 5  ans d’expérience pertinentes. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.
Expérience :  Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, y compris le traitement de texte, la feuille de calcul et d’autres logiciels propre à l’appui de la gestion de la flotte. Capacité de lire et d’étudier les manuels techniques. Une bonne connaissance du fonctionnement des véhicules et de l’interaction entre les différentes parties du véhicule ; Connaissance des règles et règlements de conduite.
Une expérience antérieure avec les agences des Nations Unies "ONU", ou  du PAM ou dans une organtion internationale serait desirable.

Connaissances et compétences : Connaissance de la gestion d’administration et des rapports ainsi que l’expérience des systèmes ERP standard tels que SAP et d’autres paquets et systèmes de software du PAM/ON
                                                        Une connaissance générale des politiques, des règles, des règlements et des procédures régissant l’administration du système des Nations Unies est souhaitable. 
Langues : Maitrise (niveau C) du Français et connaissances intermédiaires (niveau B) de l’anglais. Connaissance de la langue locale du lieu d’affectation sera un avantage supplémentaire

4Ps CAPACITES PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
• Être une force pour un changement positif.
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes.
  Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens.
• Créer une culture inclusive.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons».
  Performance    

• Encourager l'innovation et les solutions créatives.
•  Se concentrer sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
•  Prendre la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif.
  Partenariat        

• Connecter et partager entre les unités du PAM.
• Établir des partenariats externes solides.
• Être politiquement agile et adaptable.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

COMPETENCIES

CONDITIONS D'EMPLOI

Ce poste est un contraT fixed term de 12 mois renouvelable avec possibilité de renouvellement.

Salaire et Avantages sociaux

• Salaire très attractif
• 2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois
• Congé de maternité/paternité
• Congé de maladie
• 10 jours fériés dans l’année
• Affiliation à la caisse de pension des nation unies
• Assurance médicale pour le personnel et ses dépendants directs

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les Candidatures féminines sont  vivement encouragées à postuler.