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Auxiliar Admnistrativo(a) (SB2 PEG2) R2021-00013

Bogotá (Colombia)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Poverty Reduction
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-01-24

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Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
 
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD – trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener resultados de desarrollo.
 
El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia y aporta al logro del Marco de Cooperación del Sistema de las Naciones Unidas (UNDAF por sus siglas en inglés), que para el periodo 2015-2019 se concentra en los retos de la construcción de la paz y el desarrollo sostenible, con el propósito de contribuir a la transición del conflicto armado hacia un escenario de paz, bienestar y desarrollo.
 
El actual Plan Estratégico del PNUD para el periodo 2018-2021, establece como visión para la organización el ayudar a los países a lograr el desarrollo sostenible mediante la erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, la aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible y la creación de resiliencia ante la crisis y las perturbaciones.  Lo anterior, como respuesta al panorama cambiante del desarrollo y la evolución de las necesidades de los Asociados al PNUD. Para el 2021, se aspira que el PNUD consolide: 1) El Fortalecimiento de su relevancia como asociado digno de confianza en un panorama de desarrollo complejo y cambiante, firmemente comprometido con su mandato de erradicar la pobreza; 2) Ser más ágil, innovador y emprendedor: un referente intelectual que logre asumir y gestionar los riesgos; 3) Ser más eficaz y eficiente en la utilización de los recursos para obtener resultados. De igual manera, se persigue consolidar los siguientes progresos: 1)La erradicación de la pobreza en todas sus formas y dimensiones, y el mantenimiento de las personas al margen de la pobreza; 2) La aceleración de las transformaciones estructurales para el desarrollo sostenible, en particular mediante soluciones innovadoras que tengan efectos multiplicadores en todos los Objetivos de Desarrollo Sostenible; 3) La creación de resiliencia ante crisis y perturbaciones, a fin de salvaguardar los logros alcanzados en materia de desarrollo. El PNUD se plantea fortalecer el compromiso de trabajar en colaboración con los Gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, con el objeto de responder a las necesidades que se plantea el país.
 
Adicionalmente, el nuevo Documento Programa País (CPD por sus siglas en inglés) del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición como país de renta media-alta con la membresía de la OCDE.  El CPD propone tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.
 
En ese marco, la Oficina del PNUD Colombia con presencia en 25 territorios trabaja en alianza con el Gobierno - a nivel nacional y local – el sector privado y organizaciones sociales en priorizar acciones que permitan transformar las condiciones de vida de las poblaciones más vulnerables. Actualmente enfrenta desafíos de relevancia nacional, relacionados con su aporte al Gobierno Nacional, a otras Agencias del sistema de Naciones Unidas y a otras contrapartes, en asuntos que tienen que ver con un escenario de posconflicto en Colombia y otras iniciativas importantes para el país.
 
A nivel programático la oficina en Colombia está organizada en dos Clústeres y cuatro Portafolios que trabajan de manera articulada en diferentes iniciativas de desarrollo: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y, el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática y Construcción de Paz.
 
Dentro de los portafolios de Reducción de la Pobreza e Inequidad se resalta el proyecto de “Estrategias Productivas de Inclusión Urbana”. El proyecto contribuye en la reducción de la pobreza y la generación de un desarrollo inclusivo, el cierre de brechas y el derribamiento de las barreras de inclusión productiva, mediante un marco de componentes y estrategias que expanden las oportunidades de generación de ingreso y empleo de los grupos en mayor pobreza y exclusión, siempre y cuando en ello se reconozcan las especificidades y potencialidades locales. Así, las personas podrán acumular el capital social, económico y humano que les permita ejercer sus derechos como ciudadanos y disfrutar de una vida creativa y productiva de acuerdo con sus necesidades e intereses, lo cual redunda tanto en una mayor calidad de vida como en una mejora de la productividad y la competitividad del territorio.
 

 

Duties and Responsibilities

Bajo la dirección y supervisión de la Coordinadora del Proyecto EPIU el/la Auxiliar Administrativo/a será responsable de brindar asistencia administrativa en la planeación, organización, ejecución, monitoreo y evaluación de las actividades relacionadas con la ejecución del proyecto.
 
De conformidad con las normas y procedimientos, el/ la Auxiliar Administrativo/a desempeña las siguientes funciones:
 
Proporciona apoyo administrativo y logístico, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.
  • Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación.
  • Coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos).
  • Apoyar en contratación, renovación y terminación bajo la modalidad de service contract.
  • Apoyar los procesos de compras de capitalización de los emprendimientos de los diferentes convenios.
  • Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto.
  • Revisión monthly leavy report.
  • Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto.
  • Verificar y tramitar los documentos e información para la creación de vendor para el pago a terceros.
  • Suministrar al equipo EPIU servicios de apoyo como elementos de escritorio, cuentas de correo, ATLAS y equipos de computo.
  • Mantener actualizado el inventario de muebles, equipo y dotación general.
  • Desarrollar actividades de apoyo para facilitar el trabajo de del equipo del proyecto.
  • Mantener actualizado el archivo del proyecto.
 
Asegura la adecuada gestión de información:
  • Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
  • Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo.
  • Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
  • Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
  • Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
  • Participar en las reuniones de seguimiento periódicas.
 
Impacto de Resultados
Los principales resultados tienen un impacto en la ejecución de los procesos administrativos y logísticos del Proyecto en términos de calidad y exactitud del trabajo realizado. El mantenimiento exacto de información, la presentación de la misma y el enfoque orientado a los clientes refuerza la capacidad del proyecto en la consecución de sus resultados.  
 

Competencies

Competencias Corporativas
 
LIDERAZGO:
Toma la iniciativa
  • Identifica las oportunidades y desafíos, y recomienda opciones
  • Verifica las suposiciones a partir de los hechos
  • Asume la responsabilidad de sus decisiones y resultados
  • Comparte la información de manera proactiva, aun cuando no se le exija
 
INNOVACIÓN:
Busca el cumplimiento y la perfección
  • Evalúa el trabajo con una mirada crítica
  • Piensa con respecto a los problemas y asuntos actuales
  • Participa en la planificación práctica de los procesos de trabajo o resolución de problemas
 
GESTIÓN DEL TALENTO:
Busca oportunidades para aprender y compartir
  • Manifiesta conductas como trabajar en equipo, compartir conocimiento y mantener las relaciones
  • Identifica obstáculos que puedan afectar la realización de las tareas y busca orientación de los supervisores para tratar los asuntos.
  • Con base en la retroalimentación formal e informal recibida, adopta medidas para abordar áreas de mejora y crecimiento.
  • Incentiva el compromiso del equipo
  • Produce ideas y enfoques nuevos asociados a su función
  • Distingue objetivamente las personas con alto desempeño de aquellas con escaso desempeño.
  • Expresa su aliento a aquellos que se esfuerzan por desarrollarse o que muestran mejoras.
 
COMUNICACIÓN:
Escucha, está dispuesto a convertirse en vocero experto, comparte información
  • Aprende a transmitir conocimiento constructivo a los demás
  • Presenta análisis coherentes
  • Añade rigor y conocimiento técnico experto a las discusiones
  • Se representa a sí mismo y trabaja conforme a estándares profesionales adecuados
  • Está dispuesto a expresar ideas nuevas
  • Productivo ante situaciones exigentes
  • Demuestra su deseo de apoyar a los colegas mediante la ayuda activa a los demás.
 
ENTREGA DE RESULTADOS:
Lleva a cabo su trabajo conforme a métodos establecidos
  • Cumple las metas y cronogramas de entrega de productos o servicios
  • Acoge el aumento de responsabilidades y se desafía a sí mismo para sobresalir
  • Asume la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo
  • Entrega resultados siempre que no haya obstáculos importantes; sigue reglas y procedimientos
  • Busca oportunidades para mejorar el desempeño en su área específica de experiencia o ámbito de control.
 
Competencias Funcionales
 
ORIENTACIÓN AL CLIENTE
  • Establecimiento de relaciones efectivas con clientes
  • Investiga las posibles soluciones a las necesidades y los informes de los clientes internos y externos y reporta de vuelta de forma concisa y adecuada
  • Organiza y prioriza el cronograma de trabajo para satisfacer las necesidades del cliente y los plazos definidos
  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de la unidad de trabajo y con los clientes internos y externos
 
CONSTRUCCIÓN DE ALIANZAS ESTRATÉGICAS
  • Mantenimiento de una red de contactos
  • Mantiene una red de contactos establecida para el intercambio de información general y para permanecer actualizado en asuntos relativos a esas alianzas
 

Required Skills and Experience

Educación:
  • Título de Tecnología en administración o secretariado o Título profesional en administración, economía, negocios internacionales, comercio exterior o carreras afines.
Experiencia:
  • Para tecnólogos mínimo 2 años de experiencia y para profesionales mínimo un año de experiencia en temas administrativos y logísticos
Conocimiento:
  • Conocimiento y buen manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
Idiomas:
  • Español
  • Inglés (deseable)
 
Para revisar el salario asignado a la escala de la convocatoria por favor, acceda al siguiente link: https://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/UNDP_Co_GEN_Escala%20Salarial%20SC%202020.pdf
 

Disclaimer

Important applicant information
All posts in the SC categories are subject to local recruitment.
 
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
 
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

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