Assistant Logistique (CBT & Invoicing/Facturation) Fixed Term G5 (02) Postes

Mali

Organization: WFP - World Food Programme
Location: Mali
Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
Occupational Groups:
- Administrative support
- Logistics
- Cash-Based Interventions
Closing Date: Closed

TITRE DE POSTE : Assistant Logistique (CBT & Invoicing/Facturation) (02) Postes

TYPE DE CONTRAT: Fixed term G-5

UNITE/DIVISION: Logistique

LIEU D'AFFECTATION: Bamako

DATE D'OUVERTURE: 23.02.2021

DATE DE CLOTURE: 09.03.2021

À PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

MANDAT ET INTERVENTIONS DU PAM AU MALI

Au Mali, le PAM soutient les efforts du gouvernement à travers une stratégie d’assistance visant à répondre à l’urgence humanitaire, renforcer la résilience des communautés et soutenir les efforts de développement durable. En collaboration avec les institutions de l’Etat, les Organisations non-gouvernementales (ONG) et les partenaires du système des Nations Unies, le PAM organisent des transferts monétaires ou en nature pour subvenir aux besoins alimentaires des familles affectées par les conflits ou les aléas climatiques, fournit des repas scolaires qui favorisent l’accès des filles et garçons à l’éducation, soutient la prévention et le traitement de la malnutrition, apporte l’appui technique et financier aux groupements de petits producteurs agricoles pour améliorer leur production et leur accès au marché.

Le PAM fournit également le service de transport aérien, assurant aux acteurs humanitaires et de développement, des transports sûrs, fiables et économiques à destination des régions de Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Kayes, ce qui permet d'accéder aux populations les plus vulnérables. La plus grande agence humanitaire au monde soutient aussi le gouvernement et ses partenaires, à travers des analyses de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, la fourniture des services logistiques et des technologies de l’information et de la communication.

QUALIFICATION ET EXPÉRIENCE REQUISES

Education: Minimum un diplôme d’études secondaires ou Baccalauréat en Logistique, Transport, Achat, Finance et/ou domaine connexe.

Experience: Au moins Quatre (04) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine de la logistique, du transport, l’achat, des finances, de l’administration etc.

Langue: Très bon niveau en français (C) et niveau intermédiare en anglais (B).

FINALITE DU POSTE

les titulaires de postes devraient assumer la responsabilité de l'achèvement d'un éventail de processus et d'activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard pour toutes les modalités d'assistance du PAM et des services communs de logistique. Les titulaires des postes doivent etre en mesure de recommander un plan d'action au personnel à divers niveaux et peuvent allouer des tâches à d'autres employés de soutien.

RESPONSABILITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES DU POSTE (non exhaustive)

1.Fournir un soutien aux opérations et activités logistiques, en suivant les processus standard et en facilitant, directement ou indirectement, la fourniture efficace de l'aide alimentaire aux bénéficiaires.
2. Soutenir la commande et la livraison en temps opportun des produits et fournitures aux partenaires et destinations autorisés.
3. Soutenir la gestion des activités contractuelles des fournisseurs de services logistiques, y compris le suivi et la mesure des performances.
4. Répondre à une variété de questions techniques / demandes de soutien, en suivant les processus standard et en obtenant des conseils au besoin, pour assurer une résolution rapide et précise de toutes les demandes avec un état d'esprit de service à la clientèle de haut niveau.
5. Création de TPOs / PRs pour l’unité
6. Traitement des factures logistiques et factures CBT
7. Aider à surveiller les processus de gestion des stocks pour suivre les tendances et rendre compte de l'état des stocks de la source au bénéficiaire.
8. Aider à la gestion de la qualité et de l'intégrité des données comptables sur les produits.

9. Traiter la documentation pour l'exécution des opérations logistiques (par exemple, dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels en remontant divers problèmes au superviseur.
10. Recueillir et compiler des données, produire et / ou contribuer à des rapports (par exemple CCTI, SPR, clôture financière, inventaire physique, performances de transport) et assurer l'exactitude des informations dans les systèmes de l'entreprise à l'appui d'une prise de décision éclairée.
11. Assurer la liaison avec un nombre limité d'intervenants externes internes pour soutenir une gestion efficace des opérations logistiques.
12. Fournir des conseils aux autres membres du personnel d’appui, afin de les aider à accomplir les tâches standard selon les normes et les délais convenus.
13. Vérifier la conformité des marchandises reçues par rapport aux documents
14. Suivre et coordonner, en étroite collaboration avec le sous bureau les activités journalières des magasiniers et des assistants magasiniers du PLA, en assurant leur encadrement et formation en matière de gestion de magasin et des stocks ;

CAPACITÉS ORGANISATIONNELLES DE BASE 4P

Mission

Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques.
Être une force pour un changement positif.
Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe.
Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes.

Equipe

Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens.
Créer une culture inclusive.
Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons».

Performance

Encourager l'innovation et les solutions créatives.
Se concentrer sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
Prendre la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
Être décisif.

Partenariat

Connecter et partager entre les unités du PAM.
Établir des partenariats externes solides.
Être politiquement agile et adaptable.
Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes