Stagiaire au Programme, Multiple positions

Dakar

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Dakar
Grade: Internship - Internship
Occupational Groups:
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background Information - Job-specific

Le bureau de l'UNOPS basé au Sénégal cherche à pouvoir deux postes de stage pour l'unité Programmes, pour une durée de 6 mois. Ces postes seront basés à Dakar.

Functional Responsibilities

I. Soutien à la mise en œuvre du programme (40%)

Contribuer quotidiennement à la mise en œuvre du programme et des projets et assurer la bonne conformité par rapport aux résultats attendus, objectifs et plans de travail
Assister les différents PMO dans le développement et/ou modification des formulaires et autres outils de gestion, règles du programme
Conseiller les Bénéficiaires potentiels sur le développement des activités de projet, comme requis
Assurer un soutien quotidien aux Bénéficiaires et aux nouveaux projets, ainsi qu’à ceux déjà approuvés, tel que nécessaire
Assister le Program Management Office dans la mise en œuvre et le suivi des projets, visites de terrain incluses
Maintenir les relations professionnelles avec les partenaires, les institutions gouvernementales, les donneurs
Assister le Program Management Office dans la préparation des différents rapports
Rédiger des articles, publications, discours, lettres, mémos ou tout autre document pour le programme et répondre aux demandes relatives au programme
Créer et maintenir une base des données des projets et une base de données des parties prenantes au programme
Soutenir et assister le Program Management Office à chaque fois que cela sera nécessaire

II. Gestion Budgétaire (30%)

Passer en revue et traiter les demandes de paiement émanant des Bénéficiaires et des fournisseurs (entreprises, consultants, contractuels, etc.) en obtenant les autorisations nécessaires et en s’assurant de la mise en place rapide de ces paiements
Maintenir l’intégrité financière du programme au sein du bureau local et à l’extérieur, appliquer et faire le suivi du budget opérationnel du programme au travers du maintien d’un tableau de bord budgétaire et d’une base de données
Faire la revue des rapports financiers soumis par les Bénéficiaires et conseiller le Programme Management Office si nécessaire
Produire tout autre rapport financier lorsque requis

III. Fonctions Administratives (30%)

Gérer et organiser le travail quotidien au bureau
Etablir un système d’archivage et maintenir en bon ordre les documents et les dossiers
Rédiger les éléments de correspondance et de communication quotidiens
Préparer les informations et documentations contextuelles, mettre à jour les données relatives au programme et compiler les éléments pour le Programme Manager
Assurer la distribution des supports de communication et autre document aux parties concernées
Maintenir les documents relatifs au personnel, aux évaluations de performance, aux congés, et tout autre document relatif à la gestion des ressources humaines
Assurer que tout rapport ou document demandé par le Siège soit soumis à temps

VI. Autres informations complémentaires
Composants de formation et des éléments d'apprentissage

Connaître le contexte dans lequel opère UNOPS en tant qu’entité régionale
Développer la capacité à communiquer de manière spécifique en employant le langage UN
Devenir familier avec certaines procédures de base des Nations Unies
Développer le sens de la coordination et de la gestion des priorités, planification, etc.
Se familiariser avec les différentes étapes d’un projet
Comprendre le monitoring d’un portefeuille de projets.

Participation à des missions ou des stages de formation

Acquérir la certification Prince 2

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education

La procédure de sélection est ouverte aux candidat(e)s qui, à la date limite fixée pour le dépôt des candidatures, remplissent les conditions suivantes :

Etre inscrit (e) en dernière année de Maitrise ou Bachelors, Masters ou PhD, en génie civil, et ou gestion de projet, et ou gestion des entreprises (Business Administration) ou toutes autre domaine pertinent,

Ou

Etre déjà en possession du Bachelors ou, du Master ou, du PhD diplômes en génie civil, et ou gestion de projet, et ou gestion des entreprises (Business Administration) ou toutes autre domaine pertinent, obtenu
depuis moins de 3 ans à compter de la date de la soumission de la candidature.

Experience

Une expérience professionnelle dans les domaines suivants serait souhaitable : management de projet ou programme.

Une connaissance MS Office Suite exigée.

Languages

Avoir une maîtrise parfaite du Français (lu, parlé et écrit) est exigée

La connaissance de l'Anglais sera un atout considérable

Contract type, level and duration

Contract type: Stagiaire
Contract level: N/A
Contract duration: 6 mois

Ce stage n'est pas conçu pour déboucher sur un poste de fonctionnaire à l'UNOPS. Par conséquent, il ne devrait y avoir aucune attente d'emploi à la fin du stage.

Les stagiaires peuvent être éligibles à une allocation mensuelle de l'UNOPS à condition de ne pas recevoir de fonds d'autres institutions. En outre, l’UNOPS peut fournir une somme forfaitaire de 500 USD. Cependant, ils doivent prendre leurs propres dispositions pour l'hébergement, les voyages et les conditions de visas nécessaires.

Pour plus d'information sur les contrats de stage à l'UNOPS, merci de suivre le lien qui suit:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Internships-and-volunteering.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter, avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Senegal

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

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