Officier administration, finances et Ressources Humaines

Sous la supervision du Point focal IRC à Gitega,le(la) Officier(e) des Finances, d’Administration et  des Ressources Humaines a pour responsabilités d’appuyer le point focal IRC de Gitega, les Départements des Finances, d’Administration et des Ressources Humaines basés à Bujumbura, ainsi que les autres partenaires locaux dans la gestion des tâches quotidiennes et périodiques relatives aux Finances, à l’Administration et à la gestion des Ressources Humaines comme détaillé ci-après :

1.Finances :

• Assurer le respect des procédures financières d’IRC pour tout paiement effectué sur le site ;
• Informer le Point focal du bureau de toutes irrégularités dans le respect des procédures financières d’IRC ;
• Assister le Point focal du bureau à la gestion de toutes les dépenses de la base, à contrôler le budget. ;
• Collecter et centraliser les prévisions budgétaires du Département de la Logistique, et des différents programmes ;
• Conseiller le Point focal du bureau sur les besoins futurs en Petty Cash et/ou de payements par chèque ; ceci afin de transmettre ces besoins en avance à IRC Bujumbura ;
• Rédiger les rapports financiers pour Bujumbura à la fin de chaque mois (Bank Summary Report, Monthly Bank Statement, et Field Cash Voucher) ;
• Sur base des demandes de paiement approuvées, préparer les chèques dans le strict respect de numérotation et s’assurer que toutes les factures du bureau IRCGitega sont payées dans les délais ;
• Participer dans l’orientation du personnel IRC dans les procédures financières, les procédures administratives et RH ;
• Coordonner avec IRC Bujumbura toutes les opérations financières relatives au bureau d’IRC Gitega (Transfert de fonds, avances sur salaire du personnel requérant, etc.).

2.Administration :

• Réceptionner et envoyer les correspondances pour le bureau de Gitega et pour les sites ;
• Réceptionner les factures (REGIDESO, ONATEL) et les transmettre à la Chargée d’Administration à Bujumbura pour paiement ;
• Gérer le stock de fournitures du bureau, en faire un inventaire trimestriel et en produire le rapport ;
• Identifier et négocier pour les meilleures qualités et prix des salles de conférences ou de formations.

3. Ressources Humaines:

• Assurer que les registres de présences sont régulièrement complétés par les employés, relever les données, les analyser et remettre les recommandations au Coordinateur de Terrain deGitega ;
• Développer et maintenir à jour le tableau du suivi des timesheets des employés basés àGitega ;
• Dresser un tableau d’orientation pour les nouveaux employés, assurer que cette activité a été menée convenablement et faire compléter les 2 fiches de suivi aux intéressés, puis assurer qu’elles sont acheminées au Département des RH ;
• Appuyer le point focal àGitega dans la collecte des informations relatives aux employés et la production du rapport mensuel sur les Ressources Humaines ;
• Participer dans l’orientation du personnel IRC dans le domaine relatif à l’administration, des Ressources Humaines et finances.

4. Autres :

• Respecter et faire respecter le Code de Déontologie Professionnelle (IRC WAY);
• Assister dans toute autre tâche tel que requis par son superviseur ;
• Exécuter toutes les autres tâches qui lui sont assignées ;
• Assurer et maintenir la confidentialité de toute l’information sensible des Ressources Humaines à tout moment.