Asociado/a de Adquisiciones

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas. ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible. iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares. 

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera,promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe.Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.  

En este marco, desde junio de 2016, la Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de la Seguridad Social (IGSS) solicitó la asistencia técnica de UNOPS con el objeto de mejorar la calidad y la transparencia de los procesos de adquisición de medicamentos y material médico quirúrgico gestionados por el IGSS, a través del fortalecimiento de las capacidades de compra del Instituto con el propósito de mejorar los niveles de atención, de procesos y gerencia del IGSS, hasta alcanzar estándares de clase mundial.

a) Servicios de apoyo a la adquisición transaccional 

Administra una gama de actividades de apoyo a la adquisición transaccional, asegurando el cumplimiento  de las normas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS, que incluyen lo siguiente: 

•  Incorporación de los pasos necesarios para integrar la sostenibilidad en el proceso de adquisición. 

• Integridad de las presentaciones a los Comités de Contratos y Propiedad (CPC).

•  Integridad de la documentación para la preparación / procesamiento de órdenes de compra,  contratos, LTA o sus enmiendas. 

• Suministro de la investigación / datos solicitados sobre el suministro del mercado mediante la realización de estudios de mercado de rutina para determinar las fuentes de suministros, utilizando  el Mercado Global de las Naciones Unidas y otras fuentes externas;

• Configuración / mejora y mantenimiento de la base de datos de proveedores locales, lo que  garantiza la actualización periódica de los datos. 

•  Bases de datos de información, todos los archivos de adquisición y registros actualizados y  mantenidos. 

•  Informes de estado generados, según se requiera. 

• Disponibilidad de todos los documentos de respaldo para fines de auditoría y revisión; 

b) Planificación y abastecimiento 

Respalda administrativa y técnicamente los procesos de apoyo, planificación, solicitudes, compras y  abastecimiento de la oficina, centrándose en el logro de los siguientes resultados: 

•  Colaboración con el personal de proyectos y los gerentes en la preparación de su plan de  adquisiciones, adjudicación, administración y monitoreo de todos los asuntos relacionados con las  adquisiciones para el área geográfica / actividad del proyecto. 

•  Mantenimiento y actualización de los procesos de monitoreo de adquisiciones para proyectos y  provisión de comentarios sobre órdenes de compra a la oficina solicitante; 

•  Provisión de propuestas a la entidad solicitante sobre modos para proporcionar bienes, obras y  servicios, incluidos los plazos de adquisición para cada etapa; 

• Revisión de las solicitudes de integridad; 

•  Preparación de especificaciones adecuadas y completas para equipos y materiales, perfiles de  trabajo y declaración de trabajos para la preparación de RFP, RFQ e ITB, lo que garantiza la  aprobación / aprobación de las respectivas unidades de las solicitudes. 

• Enlace constante con los proveedores y el consignatario hasta que se logre la entrega segura de los  bienes. 

•  Redacción de cartas, memorandos, faxes, correo electrónico, etc.; supervisión del progreso y enlace  con los proveedores durante todo el ciclo de adquisiciones; investigación y resolución de problemas  posteriores al pedido y de informes de progreso en materia de adquisiciones; 

•  Respuestas orales / escritas a consultas de proyectos, clientes, empresas, etc. relacionadas con  asuntos relacionados con adquisiciones. 

• Preparación de informes mensuales sobre asuntos de adquisiciones; 

• Enlace con la unidad logística o los proyectos en la recepción de bienes, equipos y servicios con el  fin de obtener un informe de entrega adecuado, RIR (Informe de Recepción e Inspección), o  certificados pertinentes y que se realice el inventario adecuado; 

c) Licitaciones 

Realiza o supervisa el soporte técnico para los procesos de licitación, centrándose en el logro de los  siguientes resultados: 

• Preparación de listas cortas de contratistas / proveedores adecuados para compras de valor sobre  las cantidades designadas para aprobación del funcionario designado; 

•  Preparación y emisión de EOI, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación según sea  necesario, asegurando su conformidad con las plantillas aprobadas por UNOPS o buscando la  autorización legal en caso de los ajustes necesarios; 

•  Junto con los clientes del programa / operaciones solicitantes, respaldar la revisión y evaluación de  las ofertas o propuestas recibidas y la preparación del análisis para adjudicaciones de contratos, y para su presentación al Comité de Contratos u otro órgano estatutario, designado; 

•  Preparación de informes para el Comité de Contratos, u organismo designado, presentación junto con el componente de  programa / operaciones solicitante; 

• Organizar las reuniones del Comité de Contratos (o cuerpo estatutario) según sea necesario, y hacer circular por lo  menos 24 horas antes de los documentos para su revisión.

•  Mantenimiento de registros de Comité de Contratos u organismo estatutario designado. 

d) Administración de contratos 

Apoya la administración eficiente de contratos, enfocándose en el logro de los siguientes resultados: 

• Firma de seguimiento de contratos por parte de los proveedores;

• Obligación de fondos en el sistema empresarial y obtención de firmas apropiadas para su  aprobación; 

• Difusión de anuncios publicitarios y adjudicaciones; 

•  Mantenimiento de contratos y sistema de archivo. 

•  Mantenimiento de bases de datos / listas de los mejores proveedores, contratistas y proveedores de  servicios, actividades y estadísticas. 

• Culminados estudios secundarios.
• Deseable licenciatura en Administración de Empresas, Administración Pública, Ingeniería Civil o Industrial, Arquitectura, Finanzas, Economía, Leyes o Farmacia; lo que podrá reemplazar alguno de los años de experiencia requeridos.

• 6 años de experiencia profesional (o menos según el título académico que presente) en adquisiciones de infraestructura, bienes o servicios de preferencia para organizaciones internacionales, bancos internacionales y/o entidades multilaterales y bilaterales.
• Deseable experiencia con agencias de Sistema de Naciones Unidas

• Se requiere idioma español fluido.
• Sera altamente valorado conocimiento intermedio del inglés.

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Independiente (contrato regular mensual)

Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. Nivel de Contrato: LICA-6 (candidatos locales).
La oficina de UNOPS en Guatemala está en búsqueda de candidatos/tas locales (nacionales de Guatemala) o con residencia permanente y permiso de trabajo a postularse.

Duración de Contrato: Ongoing: contrato abierto, sujeto a requerimientos organizativos, disponibilidad de fondos y desempeño satisfactorio.

La UNOPS es un empleador incluyente invitamos a mujeres, hombres y grupos diversos a postular.

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Sólo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados/as para la fase de entrevistas serán notificados/as.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos STAFF, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El/La candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
• Guatemala es considerado un lugar de trabajo familiar según la categoría del ICSC.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.