Administrative Assistant

Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS). Eligibility:
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Interested staff members should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS, UNHCR/AI/2020/1/Rev.2). If you have questions regarding your eligibility, you may also contact the HR Unit.

In line with the RALS, the below category of candidates are eligible to apply for internally/externally
advertised vacancies.

Group 1 candidates: Group 1 comprises current GS staff members holding an indefinite or fixed-term
appointment who, at the date of the deadline for application, are serving in the country of the vacancy at the
grade of the position or one grade below or above.

Group 2 candidates: Group 2 comprises candidates from the below categories after completion of one
cumulative or continuous year of service in the country of the vacancy.

I. Currently employed locally recruited UNHCR staff members holding a Temporary Appointment;
II. Former locally recruited UNHCR staff members who held an indefinite or fixed-term appointment (within 2 years of separation for males and 5 years for females);
III. National United Nations Volunteers currently working for UNHCR;
IV. National UNOPS and individual contractors currently working for UNHCR;
V. Current GS staff members holding an indefinite or fixed-term appointment applying to a position in the same category two grades above the staff member's personal grade;
VI. Current UNHCR staff members in the International Professional category holding an indefinite or fixed-term appointment applying to a GS post;
VII. Current UNHCR staff members in the NPO category holding an indefinite or fixed-term appointment applying to a GS post;
VIII. Current locally recruited female staff members from other UN system Organizations holding the equivalent of an indefinite or fixed-term appointment.

External candidates: External candidates are candidates who are not in Group 1 or Group 2. They must meet the essential minimum requirements of the position and candidates not citizens of the country must comply with all eligibility requirements for employment in line with the prevailing legislative prerequisites in the country. Administrative Assistant

Organizational Setting and Work Relationships
The Administrative Assistant will provide administrative assistance to the immediate supervisor and/or Head of the Office, and/or to the Unit as a whole to ensure that routine services and activities within the administrative domain are properly implemented. As per specific instructions, the incumbent may require liaising with other internal or external entities, to ensure effective delivery of services and achievement of objectives. The assignments are mostly standard tasks including limited interpretation of subject matter and information exchange between staff in the office, at the duty station and external officials of other institutions to ensure mutual understanding. The incumbents workload and the assignments will remain under constant guidance and direction of the supervisor.
The Administrative Assistant is a position within an office/Division/Bureau that requires basic knowledge of administrative rules, procedures as well as operational standards of a UNHCR office. The nature of certain administrative/personnel functions require discretion and confidentiality.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR's core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties
Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: (These duties are generic and may not be carried out by all Administrative Assistant: please refer to the organizational context).
- Arrange appointments/meetings both internal and external, some involving high ranking officials.
- Receive visitors, place and screen telephone calls, respond to routine requests for information and take notes at meetings as and when required.
- Maintain hard and electronic office files and records; classify and code material relating to a variety of topics;
- Receive, review, sort and distribute all incoming and outgoing correspondence, office pouch and material, highlight priority items and attach necessary background information. Maintain a follow up system.
- May be required to maintain/update confidential files.
- Draft routine correspondence, memoranda and reports. Format more complex documents by using the appropriate technology.
- Facilitate implementation of Personnel administrative formalities and processing of documents in relation to official travels, leaves and movements of staff. Support staff members with processing personnel-related documentation.
- Maintain office inventory and stocks of office supplies. Monitor the asset management track to ensure all admin procurements and disposal of UNHCR property are done and recorded accurately.
- Assist the supervisor to monitor and record expenditure/disbursement of funds.
- Following instructions from the supervisor make logistic and administrative arrangements for seminars, workshops, and briefings that may be required by the Office/Division.
- May regulate and monitor routine provision of services and/or shifts from providers, as and when applicable;
- Monitor office/compound facilities and equipment and in consultation with the supervisor take appropriate action to ensure proper functioning at all time.
- Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications
Education & Professional Work Experience
Years of Experience / Degree Level
G4 - 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education
N / A
(Field(s) of Education marked with an asterisk* are essential)

Certificates and/or Licenses
Business Administration, Finance,          Office Management,   Human Resources
or other related field
(Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential)

Relevant Job Experience
Essential
Not specified

Desirable
Not specified

Functional Skills
*IT-Computer Literacy
UN-UN/UNHCR Administrative Rules, Regulations and Procedures
UN-UN/UNHCR Financial Rules and Regulations and Procedures
IT-PeopleSoft Applications
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements
For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.
For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates. Competencies as defined in Job Profile:

Core Competencies:
Accountability
Communication
Organizational Awareness
Teamwork & Collaboration
Commitment to Continuous Learning
Client & Result Orientation

Managerial Competencies:
Not applicable.

Cross-Functional Competencies:
Analytical Thinking
Planning and Organizing Please also note that French is essential for this Job Opening. English is desirable. Remuneration:
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, please visit the portal of the International Civil Service Commission at: http://icsc.un.org

Submission of Applications:
* All efforts have been made to accurately translate the standard UNHCR job description of this position from English into French. The English online version is to be regarded as the most comprehensive and the official vacancy announcement.

* Interested Group 1 and Group 2 candidates need to apply through MSRP - Self-Service - Recruiting Activities - Careers (please search by JO number or by Location). Please update your personal profiles with all required information in order to be able to apply. Please consult the attached documents for further guidance on how to update the personal profile.

* Interested external applicants also need to apply online and complete the mandatory motivation letter. For help with logging in to the MSRP External Portal, or with online applications, please contact the HR Unit well before the deadline to allow sufficient time for any technical problem to be resolved. External vacancies are posted on the external UNHCR website and applicants who do not have internal status must apply through the external UNHCR website. https://www.unhcr.org/careers.html - Careers - Career opportunities - Other Opportunities - Vacancies - sort by Location or search by Job Opening#.

* Applications will be accepted only via the online portals. Please do not send application via email.

* Not signed, incomplete and late applications will not be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted. Shortlisted candidates may be required to sit for a written test and/or oral interview. UNHCR does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing or any other fees).

* The evaluation of applicants will be conducted based on the information submitted during the application. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

* UNHCR strongly encourages qualified female applicants to apply. UNHCR seeks to ensure that male and female employees are given equal career opportunities. UNHCR is committed to achieving workforce diversity in terms gender, disability, marital or civil partnership status, race, colour or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation. All applications will be treated with the strictest confidentiality.

* UNHCR has a zero-tolerance policy against Sexual Exploitation and Abuse (SEA). SEA is unacceptable behaviour and prohibited conduct for UNHCR personnel. It constitutes acts of serious misconduct and is therefore grounds for disciplinary measures, including dismissal. Any concerns or suspicions about a possible case of SEA should be reported immediately to the Inspector General's Office (IGO) at inspector@unhcr.org or through the online complain form at https://www.unhcr.org/php/complaints.php or by confidential fax: +41 22 739 73 80.

* For any technical problems encountered during the online application, please send an email to the below email address titled - Online VA Query-your name and surname -. Human Resources Brazzaville cobbrhr@unhcr.org
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See below for this postion's Operational Context
======================================================================================================== Contexte opérationnel :
Suite à des troubles inter-ethniques en décembre 2018 dans la province de Mai-Ndombé en République Démocratique du Congo, des personnes d¿origine Nunu ont été forcées de se déplacer en République du Congo dans les départements des Plateaux et de la Cuvette dans les districts de Gamboma, Bouemba, Makotinpoko, Mpouya et Mossaka. Par la suite en mai 2019, le HCR a établi un bureau de terrain à Gamboma où il travaille avec ses partenaires opérationnels TSF et AARREC. Le nombre de demandeurs d'asile actuels totalise plus de 8.800 personnes. Le HCR à Gamboma s¿occupe de la protection et de l'assistance de ces demandeurs d¿asile en collaboration avec son partenaire gouvernemental le CNAR.

Pour accomplir ses missions, le HCR à Gamboma désire recruter du personnel dont un(e) Assistant(e) à l'administration pour un contrat à durée déterminée d¿un an. 

Le candidat devra faire preuve de:

(i) d'excellentes compétences fonctionnelles en rapport avec l'Opération;
(ii) d'une orientation vers les résultats;
(iii) d'expérience dans le domaine du poste;
(iv) bonnes capacités de communication (écrite et orale);
(v) une personne intègre, discrète, disponible/flexible en matière d¿heures de travail;
(vi) la proactivité et de l'innovation dans la recherche de nouvelles solutions;
(vii) être capable de travailler dans une équipe multiculturelle, sous pression et avec un minimum de supervision ; avoir un esprit d'analyse, d'autonomie, de planification, d'organisation et d'initiative

Devoirs:
-  Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l'assistant administratif sera chargé des tâches suivantes : (Ces tâches sont génériques et peuvent ne pas être exécutées par tous les assistants administratifs : veuillez-vous référer au contexte organisationnel).
- Organiser des rendez-vous/réunions internes et externes, dont certains impliquant des fonctionnaires de haut rang.
- Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d'information courantes et prendre des notes lors des réunions, selon les besoins.
- Tenir à jour des dossiers et des registres de bureau sur support papier et électronique ; classer et coder des documents relatifs à divers sujets ;
- Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette de bureau et le matériel, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les informations de base nécessaires. Maintenir un système de suivi.
- Peut être amené à maintenir/mettre à jour des dossiers confidentiels.
- Rédiger la correspondance de routine, les mémorandums et les rapports. Mettre en forme des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée.
- Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux déplacements du personnel. Aider les membres du personnel à traiter les documents relatifs au personnel.
- Maintenir l'inventaire du bureau et les stocks de fournitures de bureau. Contrôler le suivi de la gestion des actifs pour s'assurer que tous les achats administratifs et la cession des biens du HCR sont effectués et enregistrés avec précision.
- Aider le superviseur à contrôler et à enregistrer les dépenses/décaissements de fonds.
- Suivant les instructions du superviseur, prendre des dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et réunions d'information dont le Bureau/Division peut avoir besoin.
- Réglementer et surveiller, le cas échéant, la prestation régulière de services et/ou de vacations par des prestataires ;
- Surveiller les installations et les équipements du bureau/de l'enceinte et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement en tout temps.
- Effectuer d'autres tâches connexes au besoin.

Qualifications minimales:

Années d'expérience / niveau de diplôme:
Pour le G4 - 1 an d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ; ou un baccalauréat ou l'équivalent ou plus.

Domaine (s) d'études:
Non applicable.

Certificats et / ou licences:
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines
ou autre domaine connexe.

(Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont indispensables)


Expérience de travail pertinente :

Indispensable
Non spécifiée.

Souhaitable
Non spécifié.

Compétences fonctionnelles
*IT-Compétence informatique
Règles, règlements et procédures administratives de l'ONU et du HCR
Règles, règlements et procédures financières de l'ONU et du HCR
IT - Applications PeopleSoft

(Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques
Pour cet emploi des services généraux : le français, étant la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation, est essentiel et la connaissance de l'anglais est désirable.

Tous les emplois au HCR nécessitent six compétences de base et peuvent également exiger des compétences de gestion et / ou des compétences transversales. Les six compétences de clés sont énumérées ci-dessous.

Exigences de compétence :

Les compétences clés :
Responsabilité
Communication
Conscience organisationnelle
Travail d'équipe et collaboration
Engagement envers la formation continue
Orientation client et résultats

Compétences managériales :
Pas applicable

Compétences transversales :
Pensée analytique
Planifier et organiser

Eligibilité:
Cette annonce de vacance est un recrutement rapide.

Les candidats doivent être des ressortissants de la République du Congo ou les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.

Candidats internes: Les membres du personnel intéressés sont invités à consulter la Politique et Procédures du HCR sur le Recrutement et l¿Affectation du Personnel recruté Localement (RALS, UNHCR/AI/2020/1/Rev.2 daté du 15 mars 2020). Si vous avez des questions concernant votre eligibilité, vous pouvez également contacter le service des ressources humaines.

Conformément au RALS, les catégories de candidats ci-dessous sont éligible pour postuler à des postes vacants annoncés en interne / externe.

Candidats de groupe 1: groupe 1 comprend les fonctionnaires des services généraux actuellement titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée qui, à la date limite du dépôt de candidature, sont en poste dans le pays de l¿avis de vacance de poste à la classe du poste ou à une classe supérieure ou inférieure.

Candidats de groupe 2: groupe 2 comprend les candidats des catégories énumérées ci-après qui ont achevé une année de service cumulé ou continu dans le pays du poste vacant.

Le statut de groupe 2 sera confirmé par la Division des RH ou l¿équipe des RH/service administratif du pays concerné. Le groupe 2 comprend :

I. Les fonctionnaires du HCR actuellement en service recruté sur le plan local titulaires d¿un
contrat temporaire;

II. Anciens fonctionnaires du HCR recrutés sur le plan local qui étaient titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée (pendant les deux ans qui suivent la fin de leur service pour les hommes et 5 ans pour les femmes);

III. Les volontaires des Nations Unies qui travaillent actuellement pour le HCR ;

IV. Les fonctionnaires de l¿UNOPS recrutés sur le plan national et prestataires individuels
       qui travaillent actuellement pour le HCR;

V. Les fonctionnaires des services généraux actuellement en service titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée postulant à un poste de la même catégorie deux classes au-dessus de leur classe personnelle.

VI. Les fonctionnaires du HCR actuellement en service de la catégorie des administrateurs internationaux titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat durée déterminée.

VII. Fonctionnaires du HCR actuellement en service de la catégorie des administrateurs recrutés sur le plan national titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée.

VIII. Femmes fonctionnaires de la catégorie des administrateurs recrutés sur le plan national actuellement en service dans une autre institution du système des Nations Unies et titulaires de l¿équivalent d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de dure déterminée.

Candidats externes : Les candidats externes sont des candidats qui ne font pas partie du groupe 1 ou du groupe 2. Ils doivent satisfaire aux exigences minimales essentielles du poste et les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.

Rémunération:

Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts. Pour obtenir des informations sur les traitements, indemnités et avantages des Nations Unies, veuillez consulter le portail de la Commission de la fonction publique internationale à l'adresse suivante: http://icsc.un.org.

Soumission des candidatures:
* Tous les efforts ont été faits pour traduire fidèlement de l'anglais au français la description de poste standard du HCR pour ce poste.
La version anglaise en ligne doit être considérée comme la plus complète et l'annonce officielle de la vacance de poste.

* Les candidats de groupe 1 et de groupe 2 intéressés doivent postuler via MSRP - Self-Service  - Recruiting Activities - Careers (veuillez rechercher par numéro JO ou par localité). Veuillez mettre à jour vos profils personnels avec toutes les informations requises afin de pouvoir postuler. Veuillez consulter les documents ci-joints pour plus d'informations sur la mise à jour du profil personnel.

* Les candidats externes intéressés doivent également postuler en ligne et remplir la lettre de motivation obligatoire. Pour obtenir de l'aide pour vous connecter au portail externe du MSRP ou pour les candidatures en ligne, veuillez contacter l'unité des ressources humaines bien avant la date limite afin de laisser suffisamment de temps pour résoudre tout problème technique. Les postes vacants externes sont affichés sur le site Web externe du HCR et les candidats qui n'ont pas de statut interne doivent postuler via le site Web externe du HCR. https://www.unhcr.org/careers.html - Careers - Career opportunities - Other Opportunities   - Vacancies - trier par localité (Location) ou rechercher par numéro de poste# (Job Opening#).

* Les candidatures ne seront acceptées que via les portails en ligne. Veuillez ne pas envoyer de candidature par e-mail.

* Les candidatures non signées, incomplètes et tardives ne seront pas acceptées. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les candidats présélectionnés devront se présenter à un test écrit et / ou à un entretien oral. Le HCR ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement (demande, entretien, traitement ou tout autre frais).

* L'évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations soumises lors de la candidature. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement envisagés pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature.

* Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour un test écrit et/ou un entretien. Le HCR travaille avec les meilleurs talents. Pour s'assurer que nous embauchons la bonne personne pour le bon poste, des entretiens basés sur les compétences seront menés. Ces entretiens sont basés sur le concept selon lequel le comportement et l'expérience passés sont le meilleur indicateur des performances futures. En d'autres termes, votre histoire raconte une histoire à votre sujet : vos talents, vos compétences, vos capacités, vos connaissances et votre expérience réelle dans la gestion de diverses situations.

* Le HCR encourage vivement les candidates qualifiées à postuler. Le HCR s'efforce de garantir que les employés, hommes et femmes, bénéficient de l'égalité des chances de carrière. Le HCR s'est engagé à réaliser la diversité de la main-d'œuvre en termes de sexe, de handicap, de statut matrimonial ou de partenariat civil, de race, de couleur ou d'origine ethnique et nationale, de religion ou de croyance ou d'orientation sexuelle. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

* Le HCR a une politique de tolérance zéro contre l'exploitation et les abus sexuels (EES). L'EES est un comportement inacceptable et une conduite interdite pour le personnel du HCR. Il constitue un acte de faute grave et constitue donc un motif de sanctions disciplinaires, y compris le licenciement. Toute préoccupation ou suspicion concernant un cas possible d'EES doit être immédiatement signalée au Bureau de l'inspecteur général (IGO) inspector@unhcr.org ou via le formulaire de plainte en ligne à https://www.unhcr.org/php/complaints.php ou par fax confidentiel: +41 22 739 73 80.

* Pour tout problème technique rencontré lors de la candidature en ligne, veuillez envoyer un e-mail à l'adresse e-mail ci-dessous intitulée «Requête VA en ligne - vos nom et prénom» à  l¿adresse email des ressources humaines Brazzaville cobbrhr@unhcr.org. Following inter-ethnic unrest in December 2018 in Mai-Ndombé province in the Democratic Republic of Congo, people of Nunu origin were forced to move to the Republic of Congo in the Plateaux and Cuvette departments in the districts of Gamboma, Bouemba, Makotinpoko, Mpouya and Mossaka. Subsequently in May 2019, UNHCR established a field office in Gamboma where it works with its implementing partners TSF and AARREC. The current number of asylum seekers totals over 8,800. UNHCR in Gamboma provides protection and assistance to these asylum seekers in collaboration with its governmental partner CNAR.

In order to accomplish its missions, UNHCR Gamboma wishes to recruit staff including an Administrative Assistant for a one year fixed term contract. 

The candidate should demonstrate:
(i) excellent functional skills related to the Operation
(ii) results orientation;
(iii) experience in the field of the position;
(iv) good communication skills (written and oral);
(v) being  a person of integrity, discretion, availability/flexibility in terms of working hours;
(vi) proactivity and innovation in finding new solutions;
(vii) ability to work in a multicultural team, under pressure and with minimum supervision; analytical, autonomous, planning, organisational and initiative skills The closing date for submission of applications is 15 April 2021 midnight Geneva time.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 15 avril 2021 à minuit, heure de Genève.