Supply Assistant

Interested applicants should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS). Eligibility:
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Interested staff members should consult the Administrative Instruction on Recruitment and Assignment of Locally Recruited Staff (RALS, UNHCR/AI/2020/1/Rev.2). If you have questions regarding your eligibility, you may also contact the HR Unit.

In line with the RALS, the below category of candidates are eligible to apply for internally/externally
advertised vacancies.

Group 1 candidates: Group 1 comprises current GS staff members holding an indefinite or fixed-term
appointment who, at the date of the deadline for application, are serving in the country of the vacancy at the
grade of the position or one grade below or above.

Group 2 candidates: Group 2 comprises candidates from the below categories after completion of one
cumulative or continuous year of service in the country of the vacancy.

I. Currently employed locally recruited UNHCR staff members holding a Temporary Appointment;
II. Former locally recruited UNHCR staff members who held an indefinite or fixed-term appointment (within 2 years of separation for males and 5 years for females);
III. National United Nations Volunteers currently working for UNHCR;
IV. National UNOPS and individual contractors currently working for UNHCR;
V. Current GS staff members holding an indefinite or fixed-term appointment applying to a position in the same category two grades above the staff member's personal grade;
VI. Current UNHCR staff members in the International Professional category holding an indefinite or fixed-term appointment applying to a GS post;
VII. Current UNHCR staff members in the NPO category holding an indefinite or fixed-term appointment applying to a GS post;
VIII. Current locally recruited female staff members from other UN system Organizations holding the equivalent of an indefinite or fixed-term appointment.

External candidates: External candidates are candidates who are not in Group 1 or Group 2. They must meet the essential minimum requirements of the position and candidates not citizens of the country must comply with all eligibility requirements for employment in line with the prevailing legislative prerequisites in the country. Supply Assistant

Organizational Setting and Work Relationships
The Supply Assistant provides support to all activities pertaining to the supply chain function including planning, sourcing & procurement, transport, shipping, customs clearance, warehousing, assets & fleet management and monitoring within the area of responsibility (AoR).

The incumbent is supervised by a higher level supply position and receives regular guidance and instructions from the supervisor on successive steps. S/he works independently on routine tasks while follows instructions of the supervisor on more complex issues. The incumbent may have contacts on a working level on specific issues with other UNHCR offices, UN agencies, NGOs, government partners and commercial contractors in the area to facilitate performing the supply function. The duty of the incumbent is to support the management of material resources within the geographical area covered while exercising efficiency in the use of those resources.

All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity.

Duties
- In compliance with supply chain rules and procedures, support the related supply activities to facilitate UNHCR end to end processes resulting in a timely and quality delivery of goods and services to persons of concern.
- Support warehouse management, assist the process of the custom clearance of consignments, draft exemption requests, assist with goods & services deliveries and provide information on the status of requests and the availability of items in the supply chain.
- Assist in maintaining accurate and comprehensive records on supply activities and provide reports and updates periodically, and on request.
- Assist in the preparation of purchase requests.
- Prepare quotation requests and tenders, produce bid-tabulations from tenders, and prepare purchase orders for approval as per instructions of senior Supply staff or other line managers.
- Dispatch approved Purchase Orders, and follow-up with the delivery of ordered commodities and services.
- Produce standard asset management reports and other asset information, periodically and when requested.
- Identify and assess vendors based on their capability for delivering commodities and services. Maintain vendor and item master databases.
- Maintain accurate data in all relevant business systems. Compile statistical information on supply chain related matters that will assist in decision making.

In the Regional Bureaux:
- Track global Supply KPIs for the region and assist in preparation of regional ones, as required.
- Monitor all periodic Supply exercises such as monthly reconciliations, quarterly physical inventory exercises, and year-end accounts closure procedures and provide relevant reports to senior managers.
- Assist Country Operations in MSRP management.

In the Country Operations:
- Ensure local liaison to effectively support the supply activities.
- Assist in the management of the storage of goods according to "best practices" and UNHCR rules and regulations;
- Assist in managing Property, Plant and Equipment (PPE) effectively according to UNHCR rules and regulation including registration and marking of new PPE, physical verification of PPE, preparation of agreements and  disposal forms (including submissions to LAMB/AMB), and assistance with disposal of PPE.

- Perform other related duties as required.

Minimum Qualifications
Education & Professional Work Experience
Years of Experience / Degree Level
G4 - 1 year relevant experience with High School Diploma; or Bachelor or equivalent or higher

Field(s) of Education
Not applicable

Certificates and/or Licenses
Not specified

Relevant Job Experience
Essential:
Not specified

Desirable:
Not specified

Functional Skills
IT-Computer literacy
SC-Supply Planning
SC-Customs clearance
SC-Logistics
SC-Warehouse Management
SC-Asset Management
SC-Fleet Management
(Functional Skills marked with an asterisk* are essential)

Language Requirements
For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English.
For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language.
For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English.

This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates. Competencies as defined in Job Profile:

Core Competencies:
Accountability
Communication
Organizational Awareness
Teamwork & Collaboration
Commitment to Continuous Learning
Client & Result Orientation

Managerial Competencies:
Not applicable

Cross-Functional Competencies:
Analytical Thinking
Planning and Organizing
Technological Awareness Please also note that French is essential for this Job Opening. English is desirable. Remuneration:
A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, please visit the portal of the International Civil Service Commission at: http://icsc.un.org

Submission of Applications:
* All efforts have been made to accurately translate the standard UNHCR job description of this position from English into French. The English online version is to be regarded as the most comprehensive and the official vacancy announcement.

* Interested Group 1 and Group 2 candidates need to apply through MSRP - Self-Service - Recruiting Activities - Careers (please search by JO number or by Location). Please update your personal profiles with all required information in order to be able to apply. Please consult the attached documents for further guidance on how to update the personal profile.

* Interested external applicants also need to apply online and complete the mandatory motivation letter. For help with logging in to the MSRP External Portal, or with online applications, please contact the HR Unit well before the deadline to allow sufficient time for any technical problem to be resolved. External vacancies are posted on the external UNHCR website and applicants who do not have internal status must apply through the external UNHCR website. https://www.unhcr.org/careers.html - Careers - Career opportunities - Other Opportunities - Vacancies - sort by Location or search by Job Opening#.

* Applications will be accepted only via the online portals. Please do not send application via email.

* Not signed, incomplete and late applications will not be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted. Shortlisted candidates may be required to sit for a written test and/or oral interview. UNHCR does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing or any other fees).

* The evaluation of applicants will be conducted based on the information submitted during the application. Applicants must provide complete and accurate information pertaining to their personal profile and qualifications. No amendment, addition, deletion, revision or modification shall be made to applications that have been submitted. Candidates under serious consideration for selection will be subject to reference checks to verify the information provided in the application.

* UNHCR strongly encourages qualified female applicants to apply. UNHCR seeks to ensure that male and female employees are given equal career opportunities. UNHCR is committed to achieving workforce diversity in terms gender, disability, marital or civil partnership status, race, colour or ethnic and national origins, religion or belief, or sexual orientation. All applications will be treated with the strictest confidentiality.

* UNHCR has a zero-tolerance policy against Sexual Exploitation and Abuse (SEA). SEA is unacceptable behaviour and prohibited conduct for UNHCR personnel. It constitutes acts of serious misconduct and is therefore grounds for disciplinary measures, including dismissal. Any concerns or suspicions about a possible case of SEA should be reported immediately to the Inspector General's Office (IGO) at inspector@unhcr.org or through the online complain form at https://www.unhcr.org/php/complaints.php or by confidential fax: +41 22 739 73 80.

* For any technical problems encountered during the online application, please send an email to the below email address titled - Online VA Query-your name and surname -. Human Resources Brazzaville cobbrhr@unhcr.org
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See below for this postion's Operational Context
======================================================================================================== Contexte opérationnel:
Suite à des troubles inter-ethniques en décembre 2018 dans la province de Mai-Ndombé en République Démocratique du Congo, des personnes d¿origine Nunu ont été forcées de se déplacer en République du Congo dans les départements des Plateaux et de la Cuvette dans les districts de Gamboma, Bouemba, Makotinpoko, Mpouya et Mossaka. Par la suite en mai 2019, le HCR a établi un bureau de terrain à Gamboma où il travaille avec ses partenaires opérationnels TSF et AARREC. Le nombre de demandeurs d¿asile actuels totalise plus de 8.800 personnes. Le HCR à Gamboma s¿occupe de la protection et de l¿assistance de ces demandeurs d¿asile en collaboration avec son partenaire gouvernemental le CNAR.

Pour accomplir ses missions, le HCR à Gamboma désire recruter du personnel dont un(e) Assistant(e) aux approvisionnements pour un contrat à durée déterminée d¿un an. 

Le candidat devra faire preuve de:

(i) d'excellentes compétences fonctionnelles en rapport avec l'Opération;
(ii) d'une orientation vers les résultats; 
(iii) au moins trois (3) ans d¿expérience dans le domaine du poste;
(iv) bonnes capacités de communication (écrite et orale);
(v) une personne intègre, discrète, disponible/flexible en matière d¿heures de travail;
(vi) la proactivité et de l'innovation dans la recherche de nouvelles solutions;
(vii) être capable de travailler dans une équipe multiculturelle, sous pression et avec un minimum de supervision; avoir un esprit d¿analyse, d¿autonomie, de planification, d¿organisation et d¿initiative.

Devoirs:
- Conformément aux règles et procédures de la chaîne d'approvisionnement, soutenir les activités d'approvisionnement connexes afin de faciliter les processus de bout en bout du HCR, ce qui se traduit par une livraison de biens et de services de qualité et en temps voulu aux personnes relevant de sa compétence.
- Soutenir la gestion des entrepôts, aider au processus de dédouanement des envois, rédiger les demandes d'exemption, aider à la livraison des biens et services et fournir des informations sur le statut des demandes et la disponibilité des articles dans la chaîne d'approvisionnement.
- Aider à maintenir des dossiers précis et complets sur les activités d'approvisionnement et fournir des rapports et des mises à jour périodiquement, et sur demande.
- Aider à la préparation des demandes d'achat.
- Préparer les demandes de devis et les appels d'offres, produire des tableaux d'offres à partir des appels d'offres, et préparer les bons de commande pour approbation selon les instructions du personnel supérieur de l'approvisionnement ou d'autres responsables hiérarchiques.
- Expédier les bons de commande approuvés et assurer le suivi de la livraison des produits et services commandés.
- Produire des rapports standard de gestion des actifs et d'autres informations sur les actifs, périodiquement et sur demande.
- Identifier et évaluer les fournisseurs en fonction de leur capacité à fournir des produits et des services. Tenir à jour les bases de données principales des fournisseurs et des articles.
- Maintenir des données exactes dans tous les systèmes d'affaires pertinents. Compiler des informations statistiques sur les questions liées à la chaîne d'approvisionnement qui aideront à la prise de décision.
- Assurer la liaison locale pour soutenir efficacement les activités d'approvisionnement.
- Aider à la gestion du stockage des marchandises conformément aux " meilleures pratiques " et aux règles et règlements du HCR ;
- Aider à gérer efficacement les biens, installations et équipements (PPE) conformément aux règles et règlements du HCR, y compris l'enregistrement et le marquage des nouveaux PPE, la vérification physique des PPE, la préparation des accords et des formulaires de cession (y compris les soumissions à LAMB/AMB), et l'assistance à la cession des PPE.
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales:

Années d'expérience / niveau de diplôme:
Pour le G4 - 1 an d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ; ou un baccalauréat ou l'équivalent ou plus.

Domaine (s) d'études:
Non applicable.

Certificats et / ou licences:

Non spécifié.

(Les certificats et licences marqués d'un astérisque * sont indispensables)

Expérience de travail pertinente:

Indispensable
Non spécifié.

Souhaitable
Non spécifié.

Compétences fonctionnelles

IT-Connaissances en informatique;
SC-Planification des approvisionnements;
SC-Dédouanement;
SC-Logistique;
SC-Gestion d'entrepôt;
SC-Gestion des actifs;
SC-Gestion de la flotte;

(Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque * sont essentielles)

Exigences linguistiques
Pour cet emploi des services généraux : le français, étant la langue de travail de l'ONU du lieu d'affectation, est essentiel et la connaissance de l'anglais est désirable.

Tous les emplois au HCR nécessitent six compétences de base et peuvent également exiger des compétences de gestion et / ou des compétences transversales. Les six compétences de clés sont énumérées ci-dessous.

Exigences de compétence :

Les compétences clés :
Responsabilité
Communication
Conscience organisationnelle
Travail d'équipe et collaboration
Engagement envers la formation continue
Orientation client et résultats

Compétences managériales :
Pas applicable

Compétences transversales :
Pensée analytique
Planification et organisation
Sensibilisation à la technologie

Eligibilité:
Cette annonce de vacance est un recrutement rapide.

Les candidats doivent être des ressortissants de la République du Congo ou les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.

Candidats internes: Les membres du personnel intéressés sont invités à consulter la Politique et Procédures du HCR sur le Recrutement et l¿Affectation du Personnel recruté Localement (RALS, UNHCR/AI/2020/1/Rev.2 daté du 15 mars 2021). Si vous avez des questions concernant votre eligibilité, vous pouvez également contacter le service des ressources humaines.

Conformément au RALS, les catégories de candidats ci-dessous sont éligible pour postuler à des postes vacants annoncés en interne / externe.

Candidats de groupe 1: groupe 1 comprend les fonctionnaires des services généraux actuellement titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée qui, à la date limite du dépôt de candidature, sont en poste dans le pays de l¿avis de vacance de poste à la classe du poste ou à une classe supérieure ou inférieure.

Candidats de groupe 2: groupe 2 comprend les candidats des catégories énumérées ci-après qui ont achevé une année de service cumulé ou continu dans le pays du poste vacant.

Le statut de groupe 2 sera confirmé par la Division des RH ou l¿équipe des RH/service administratif du pays concerné. Le groupe 2 comprend :

I. Les fonctionnaires du HCR actuellement en service recruté sur le plan local titulaires d¿un
contrat temporaire;

II. Anciens fonctionnaires du HCR recrutés sur le plan local qui étaient titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée (pendant les deux ans qui suivent la fin de leur service pour les hommes et 5 ans pour les femmes);

III. Les volontaires des Nations Unies qui travaillent actuellement pour le HCR ;

IV. Les fonctionnaires de l¿UNOPS recrutés sur le plan national et prestataires individuels
       qui travaillent actuellement pour le HCR;

V. Les fonctionnaires des services généraux actuellement en service titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée postulant à un poste de la même catégorie deux classes au-dessus de leur classe personnelle.

VI. Les fonctionnaires du HCR actuellement en service de la catégorie des administrateurs internationaux titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat durée déterminée.

VII. Fonctionnaires du HCR actuellement en service de la catégorie des administrateurs recrutés sur le plan national titulaires d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de durée déterminée.

VIII. Femmes fonctionnaires de la catégorie des administrateurs recrutés sur le plan national actuellement en service dans une autre institution du système des Nations Unies et titulaires de l¿équivalent d¿un engagement de durée indéfinie ou d¿un contrat de dure déterminée.

Candidats externes : Les candidats externes sont des candidats qui ne font pas partie du groupe 1 ou du groupe 2. Ils doivent satisfaire aux exigences minimales essentielles du poste et les candidats non citoyens du pays doivent se conformer à toutes les conditions d'éligibilité à l'emploi conformément aux conditions législatives en vigueur dans le pays.

Rémunération:

Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts. Pour obtenir des informations sur les traitements, indemnités et avantages des Nations Unies, veuillez consulter le portail de la Commission de la fonction publique internationale à l'adresse suivante: http://icsc.un.org.

Soumission des candidatures:
* Tous les efforts ont été faits pour traduire fidèlement de l'anglais au français la description de poste standard du HCR pour ce poste.
La version anglaise en ligne doit être considérée comme la plus complète et l'annonce officielle de la vacance de poste.

* Les candidats de groupe 1 et de groupe 2 intéressés doivent postuler via MSRP - Self-Service  - Recruiting Activities - Careers (veuillez rechercher par numéro JO ou par localité). Veuillez mettre à jour vos profils personnels avec toutes les informations requises afin de pouvoir postuler. Veuillez consulter les documents ci-joints pour plus d'informations sur la mise à jour du profil personnel.

* Les candidats externes intéressés doivent également postuler en ligne et remplir la lettre de motivation obligatoire. Pour obtenir de l'aide pour vous connecter au portail externe du MSRP ou pour les candidatures en ligne, veuillez contacter l'unité des ressources humaines bien avant la date limite afin de laisser suffisamment de temps pour résoudre tout problème technique. Les postes vacants externes sont affichés sur le site Web externe du HCR et les candidats qui n'ont pas de statut interne doivent postuler via le site Web externe du HCR. https://www.unhcr.org/careers.html - Careers - Career opportunities - Other Opportunities   - Vacancies - trier par localité (Location) ou rechercher par numéro de poste# (Job Opening#).

* Les candidatures ne seront acceptées que via les portails en ligne. Veuillez ne pas envoyer de candidature par e-mail.

* Les candidatures non signées, incomplètes et tardives ne seront pas acceptées. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés. Les candidats présélectionnés devront se présenter à un test écrit et / ou à un entretien oral. Le HCR ne facture aucun frais à aucun stade du processus de recrutement (demande, entretien, traitement ou tout autre frais).

* L'évaluation des candidats sera effectuée sur la base des informations soumises lors de la candidature. Les candidats doivent fournir des informations complètes et exactes concernant leur profil personnel et leurs qualifications. Aucun amendement, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apporté aux demandes qui ont été soumises. Les candidats sérieusement envisagés pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature.

* Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour un test écrit et/ou un entretien. Le HCR travaille avec les meilleurs talents. Pour s'assurer que nous embauchons la bonne personne pour le bon poste, des entretiens basés sur les compétences seront menés. Ces entretiens sont basés sur le concept selon lequel le comportement et l'expérience passés sont le meilleur indicateur des performances futures. En d'autres termes, votre histoire raconte une histoire à votre sujet : vos talents, vos compétences, vos capacités, vos connaissances et votre expérience réelle dans la gestion de diverses situations.

* Le HCR encourage vivement les candidates qualifiées à postuler. Le HCR s'efforce de garantir que les employés, hommes et femmes, bénéficient de l'égalité des chances de carrière. Le HCR s'est engagé à réaliser la diversité de la main-d'œuvre en termes de sexe, de handicap, de statut matrimonial ou de partenariat civil, de race, de couleur ou d'origine ethnique et nationale, de religion ou de croyance ou d'orientation sexuelle. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.

* Le HCR a une politique de tolérance zéro contre l'exploitation et les abus sexuels (EES). L'EES est un comportement inacceptable et une conduite interdite pour le personnel du HCR. Il constitue un acte de faute grave et constitue donc un motif de sanctions disciplinaires, y compris le licenciement. Toute préoccupation ou suspicion concernant un cas possible d'EES doit être immédiatement signalée au Bureau de l'inspecteur général (IGO) inspector@unhcr.org ou via le formulaire de plainte en ligne à https://www.unhcr.org/php/complaints.php ou par fax confidentiel: +41 22 739 73 80.

* Pour tout problème technique rencontré lors de la candidature en ligne, veuillez envoyer un e-mail à l'adresse e-mail ci-dessous intitulée «Requête VA en ligne - vos nom et prénom» à  l'adresse email des ressources humaines Brazzaville cobbrhr@unhcr.org. Following inter-ethnic unrest in December 2018 in Mai-Ndombé province in the Democratic Republic of Congo, people of Nunu origin were forced to move to the Republic of Congo in the Plateaux and Cuvette departments in the districts of Gamboma, Bouemba, Makotinpoko, Mpouya and Mossaka. Subsequently in May 2019, UNHCR established a field office in Gamboma where it works with its implementing partners TSF and AARREC. The current number of asylum seekers totals over 8,800. UNHCR in Gamboma provides protection and assistance to these asylum seekers in collaboration with its governmental partner CNAR.

In order to accomplish its missions, UNHCR Gamboma wishes to recruit staff including a Supply Assistant for a one year fixed term contract. 

The candidate should demonstrate:

(i) excellent functional skills related to the Operation
(ii) results orientation;
(iii) experience in the field of the position;
(iv) good communication skills (written and oral);
(v) being a person of integrity, discretion, availability/flexibility in terms of working hours;
(vi) proactivity and innovation in finding new solutions;
(vii) ability to work in a multicultural team, under pressure and with minimum supervision; analytical skills, autonomy, planning, organisation and initiative. The closing date for submission of applications is 15 April 2021 midnight Geneva time.

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 15 avril 2021 à minuit, heure de Genève.