By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Assistant (e) Administratif (ve) et Financier (ère)

Conakry (Guinea)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Conakry (Guinea)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-05-06

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Background

  1. Contexte organisationnel :

L’UNCDF (UN Capital Development Fund) est une Agence des Nations Unies dont l’objectif est de faciliter l’accès aux capitaux publics et privés aux populations les plus démunies. Son expertise lui permet de développer des modèles de financement du « dernier kilomètre », dans les régions où l’offre d’infrastructures, équipements ou services de base, financiers et non-financiers tendent à faire défaut et ce afin de débloquer les ressources publiques et privées, notamment au niveau national. L’objectif étant de réduire la pauvreté et d’encourager le développement économique local. L’UNCDF s’appuie sur deux modèles de financement :

L’inclusion financière, une approche axée sur l’épargne et les nouvelles technologies, qui permet aux individus, aux ménages et aux petites entreprises de participer davantage à l’économie locale, en mettant à leur disposition les outils et services financiers dont ils ont besoin pour sortir de la pauvreté et gérer leur situation financière ;

Les investissements localisés – grâce à la décentralisation fiscale, au financement municipal novateur et au financement structuré de projets –, qui contribuent au financement public et privé sous-tendant la croissance économique locale et le développement durable.

En Guinée, l’UNCDF contribue activement à la mise en œuvre d’un certain nombre de projets, notamment :

Le projet AGREM (Appui à l’amélioration de la gouvernance des Redevances minières dans la zone de Boké et de Boffa), d’une durée de 5 ans (2017-2021). Le Gouvernement de la République de Guinée, le Fonds d’Equipements des Nations Unies (UNCDF), le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et Charente-Maritime Coopération ont formulé ce projet dans le souci de renforcer le processus de décentralisation.

L’objectif global du projet AGREM consiste à appuyer le gouvernement guinéen dans la recherche d’une plus grande équité et transparence dans la gestion des ressources financières générées localement par l’industrie extractive minière afin d’assurer de meilleures retombées socio-économiques pour les collectivités locales. Les produits attendus par le projet sont les suivants :

  1. La cohésion, la concertation, la coordination et la transparence sont renforcées par la mise en place de mécanismes d’échange et d’information basés sur un dialogue inclusif et participatif pour un développement local coordonné et concerté.
  2. Les collectivités locales (communes) gèrent et investissent les ressources provenant des redevances minières en vue d’accroitre la fourniture de services de base et le développement économique local selon les principes d’équité, de transparence et de redevabilité.
  1. Les connaissances dans la gestion des redevances minières par les collectivités locales pour un développement équitable et transparent sont accrues et partagées de sorte que le cadre légal et réglementaire soit renforcé et que les expériences soient répliquées dans d’autres zones du pays.
  • Le programme de réintégration des migrants de retour et l'insertion socio-professionnelle durable des jeunes guinéens (INTEGRA). Ce vaste programme a été mis sur pied par l’UE avec une enveloppe globale de 65 millions d’euros et pour une durée de 48 mois (avec 6 mois de cloture). Il est exécuté conjointement par la GIZ (10 MI EUR), le CCI (15 MI EUR) et Enabel (35 MI EUR). Une partie des activités de ENABEL est confiée à ses partenaires PNUD et UNCDF.

L’UNCDF s’appuie sur trois modèles de financement :

  • L’inclusion financière qui permet aux individus, aux ménages et aux petites entreprises de participer davantage à l’économie locale, en mettant à leur disposition les outils dont ils ont besoin pour sortir de la pauvreté et gérer leur situation financière ;
  • Les investissements localisés qui, grâce à la décentralisation fiscale, au financement municipal novateur et au financement structuré de projets, contribuent au financement public et privé sous-tendant la croissance économique locale et le développement durable.


 

Duties and Responsibilities

II. Description des tâches :

Avec l’appui technique et l’accompagnement méthodologique du Chargé de programme de l’UNCDF et sous la supervision de l’Expert en développement local et gestion communale, l’Assistant administratif et financier est chargé de la gestion des ressources financières, matérielles et humaines des différents projets gérés par UNCDF en Guinée.

Pour l’atteinte des objectifs du projet, l’Assistant administratif et financier accomplira les fonctions / principales tâches suivantes :

Résumé des fonctions clés :

  1. Mise en place de stratégies opérationnelles
  2. Administration des budgets
  3. Assistance comptable et administrative efficace
  4. Gestion de la trésorerie du programme
  5. Appui à la gestion des approvisionnements et des actifs

Appui au contrôle administratif et financier :

  1. Soutien aux services communs
  2. Coordination des fonctions de réceptionniste
  3. Appui au renforcement des connaissances et au partage des connaissances

        III. Résultats attendus :

Dans le cadre de son mandat, l’Assistant Administratif et financier sera évalué selon le degré d’atteintes des résultats suivants :

1. Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  1. Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD et UNCDF.
  2. Préparation des plans de travail de l'équipe administrative axés sur les résultats.

2. Assure un soutien administratif efficace, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

  1. Organisation et coordination des expéditions et dédouanement ;
  2. Coordination des préparatifs de voyage. Jouer un rôle d'acheteur dans Atlas pour la préparation des bons de commande pour les voyages et autres dépenses administratives ;
  3. Organisation des processus d'achat, y compris la préparation des documents en coordination avec l'unité des achats du PNUD ;
  4. Organisation d'ateliers, conférences, retraites ;
  5. Coordination des DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives ;
  6. Appui aux questions de protocole, enregistrement du personnel, coordination avec les autorités locales sur l'espace et autres questions administratives ;
  7. Coordination des services de transport, entretien régulier des véhicules et assurance ;
  8. Vérification et certification du journal quotidien du véhicule et de la consommation d'essence, mise à jour et entretien du rapport d'historique du véhicule ;
  9. Rapports et enquêtes rapides sur les cas d'accidents de véhicules, de dommages, de pertes ou de vols d’articles ; mise à jour et entretien du rapport d'historique du véhicule ;

3. Fournit un soutien à la bonne gestion des approvisionnements et des actifs, en se concentrant sur l'atteinte du résultat suivant :

  1. Coordination de la gestion des actifs, préparation en temps voulu et soumission de rapports d'inventaire périodiques ;
  2. Approvisionnement en fournitures de bureau fiables et de qualité.

4. Fournit un appui pour un contrôle administratif et financier efficace au bureau, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

  1. Tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses ;
  2. Confirmation de la disponibilité des fonds avant l'examen par le superviseur ;
  3. Maintien de l'intégrité des données dans la base de données, programme de contrôle ; analyse des résultats et initiation des actions correctives si nécessaire ;
  4. Contrôle adéquat des pièces justificatives des fonds et des activités.

5. Assure des services appropriés axés sur la réalisation du résultat suivant : Maintenance des services communs / gestion des espaces de bureau pour assurer des activités intégrées sur les services communs et la mise en œuvre de la réforme des Nations Unies.

6. Coordonne la mise en œuvre des fonctions de greffe et de réceptionniste, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

  1. Fourniture de services généraux d'accueil et d'information efficaces ;
  2. Fourniture de services de registre fiables.
  1. Soutient le renforcement des connaissances et le partage des connaissances, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : Formation du personnel sur les procédures administratives et financières ;

Competencies

  1. Compétences requises et facteurs clés de réussite:

Compétences liées aux Nations Unies :

Démontrer le respect de l’Ethique et les Valeurs fondamentales des Nations Unies : l’Intégrité, le Professionnalisme et le respect de la diversité.

Intégrité :

  • Adhérer aux valeurs des NU dans le travail et le comportement quotidiens ;
  • Agir sans se soucier de son intérêt propre ;
  • Ne pas céder aux pressions de l’environnement ;
  • Ne pas commettre d’abus de pouvoir ou d’autorité ;
  • Se tenir aux décisions qui sont de l’intérêt de l’Organisation ;
  • Intervenir rapidement en cas de faute professionnelle ou d’improbité.

Professionnalisme :

  • Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ;
  • Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
  • Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
  • Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
  • Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
  • Garder son calme dans les situations difficiles.

Respect de la diversité :

  • Travailler en bonne intelligence avec ses collègues de toutes origines ;
  • Respecter la dignité de chacun ;
  • Accorder un traitement égal aux hommes et aux femmes ;
  • Respecter et comprendre les points de vue différents et le montrer dans le travail et la prise de décisions ;
  • S’interroger sur ses propres préjugés et comportements de manière à se garder des réactions stéréotypées ;
  • N’exercer contre personne de discrimination individuelle ou collective.

Compétences liées au poste :

  • Bonne aptitude Analytique ;
  • Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication ;
  • Aptitude à s’exprimer clairement et efficacement, tant oralement que par écrit
  • Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel ;
  • Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis ;
  • Maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’Anglais ainsi que des langues locales
  • Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion et de l’outil Internet ;

Une bonne maîtrise des ERP tels que ATLAS est exigée

Required Skills and Experience

V. Qualifications et aptitudes :

Pour l’accomplissement de ses fonctions, l’Assistant administratif et financier devra posséder les qualifications suivantes :

  • Avoir un diplôme d’études universitaires de niveau minimum Bac+3 en Administration, Gestion, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ;
  • Avoir une expérience pratique d’au moins 4 ans dans la gestion financière et administrative de projets de développement ;
  • Posséder une expertise dans les procédures d’appels d’offres et de passation de marchés ;
  • Avoir une certaine expérience dans le transfert de connaissance entre autres auprès d’un public non familier à la gestion comptable ;
  • Posséder une bonne capacité de communication ;
  • Maîtriser les outils informatiques et en particulier les tableurs et avoir une connaissance pratique des systèmes de gestion financière de type ERP.
  • Une connaissance du système financier et de gestion des Nations Unies serait un atout.


 

Disclaimer

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées.

Le PNUD a une tolérance zéro pour la corruption.

Les services de recrutement et des achats du PNUD sont gratuits et aucun paiement n’est exigé pour nos services.

En cas de violation de ces principes, veuillez nous contacter par le biais de l’adresse email suivante : jedenoncelacorruption.gn@undp.org

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.