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Assistant Supply Chain

Menaka (Mali)

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Menaka (Mali)
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Logistics
    • Supply Chain
    • Administrative support
  • Closing Date:

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L’assistant (e) logistique devra veiller à ce que tout approvisionnement soit fait en respectant les normes internationales et nationales correspondant aux standards d’IRC et ses bailleurs de fonds.

Toutes les transactions en rapport avec les approvisionnements devront être clairement documentées sur la base des critères préalablement définis et transparents.

Il/elle est responsable aussi d'assurer la gestion des stocks (articles du stock ordinaire et pharmacie), les assets et équipements, à savoir le traitement des demandes de sortie, les chargements et déchargements des véhicules, et suivi des équipements et Assets en veillant au respect des règles et procédures d’IRC.

RESPONSABILITES

Sous la supervision de l’officer supply chain, l’assistant (e) supply chain sera chargé de :

ACHATS

  • S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures de IRC et code de conduite en la matière ;
  • S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetés et livrés sont conformes aux demandes des programmes et aux bons de commandes ;
  • S’assurer de la bonne qualité des matériels, équipements et autres fournitures livrés ainsi que leur conformité aux demandes et autres documents d’achat (PR, BID, PO. ...) avant de les soumettre au magasinier pour être réceptionnés ;
  • Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ;
  • S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou site demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons ;
  • Etablir hebdomadairement les rapports des achats et les soumettre à son superviseur chaque vendredi avant la fin de l’heure ;
  • Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les sites, les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ;
  • Rechercher la facture pro forma ;
  • Etablir la liste de prix des matériels ;
  • Traiter les PR en ligne sur BvA ;
  • Préparer les paiements des fournisseurs par chèques ou en cash, avec toute la documentation requise et les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ;
  • S’assurer que tout approvisionnement est fait en respectant les normes nationales et internationales correspondant aux standards des bailleurs de fonds et d’IRC ;
  • Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt de IRC, mettre en application des pénalités en cas de retard ;
  • En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs ;
  • Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ;
  • Suivre les instructions et respecter les priorités de son superviseur ;
  • Accomplir toute autres tâches en rapport avec son travail.

ASSET ET STOCK

La Gestion des Stocks (Articles stock ordinaire et Pharmacie) 

  • Réceptionner les matériels et autres produits achetés par IRC avec les fournisseurs ou don reçu d’autres partenaires ;
  • Classer les articles selon la nature /Programme/Projet dans le magasin conformément à la politique d’IRC ;
  • Comprendre, mettre en œuvre et maintenir les politiques et procédures standards de l’IRC en matière de gestion des stocks-pharmacie ;
  • Gérer et documenter la réception, la manipulation, le stockage, la sortie et la rédaction de rapports sur les produits passant par l’entrepôt-pharmacie ;
  • Informer son superviseur de toute rupture de stock potentielle ;
  • Superviser les travailleurs temporaires au sein de l’entrepôt ;
  • Assurer la propreté, la maintenance de locaux, des installations et des équipements de l’entrepôt-pharmacie et les autres stocks ;
  • Mettre en œuvre des procédures de chargement/déchargement, un gerbage approprié et des procédures de rotation First In First Out (FIFO) et First Expired, First Out (FEFO) claires et veiller à ce qu’elles soient appliquées ;
  • Informer son superviseur des problèmes ou des améliorations en matière d’entreposage ;
  • Assurer la mise à jour des Fiches et Registres des stocks pour toute activité relative aux sorties et réceptions de marchandises ou produits stockés ;
  • Sortir les articles pour les programmes ;
  • Mettre à jours les fiches de stock et classer tous les documents relatifs aux stocks ;
  • Remplir les dossiers de gestion des stocks (le rapport de livraison, le bordereau de sortie, le récépissé ;
  • Enregistrer les mouvements de stock dans le Registre, l’EXCEL et le PROLOG ;

Gestion des assets

  • Assurer la codification (assets tags) de tous les assets sur le site ;
  • Tenir à jour et rapporter d’une manière mensuelle d’une manière correcte la base des données des assets
  • Faciliter la mise en place de plan de gestion des assets à travers la tenue correcte et l’archivage des fiches des actifs ;
  • Suivre les mouvements des assets et de l’archivage correct des fiches des actifs avec un focus spécifique sur l’archivage des formulaires de séparation ;
  • S’assurer de la gestion rationnelle des assets (ordinateur, moto, pinasse) et du renforcement du système de sécurité y afférents lorsqu’ils sont état d’immobilisation ;
  • Assurer toute autres tâches qui sera demandé par le Field Manager ainsi qu’apporter un support aux autres services si nécessaire.
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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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