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Asistente de Adquisiciones - SC5

Bolivia (United States of America)

  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: Bolivia (United States of America)
  • Grade: SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement - Consultancy
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Procurement
  • Closing Date: 2021-05-10

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El PMA busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.

La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.

SOBRE EL PMA

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la agencia humanitaria más grande del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión del PMA es ayudar al mundo a lograr el Hambre Cero en el mundo. Todos los días, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con hambre y que los más pobres y vulnerables, en particular las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

  • Nacionalidad boliviana o extranjero/a con residencia legal en Bolivia (permiso para trabajar vigente al momento de postulación).

 

Formación:

  • Estudios universitarios en Administración y/o ténicos relacionados con el puesto.

 

Experiencia:

  • 5 años de experiencia mínima en funciones de apoyo, cargos administrativos.
  • 5 años de experiencia en cargos en los que haya realizado trabajo en procedimientos de adquisiciones.
  • Experiencia de trabajo con proveedores.
  • Experiencia de trabajo en Organismos internacionales y/o Naciones Unidas será valorado.

 

Conocimientos:

  • Conocimiento del idioma inglés.
  • Conocimiento de paquetes de computación (MS Office).
  • Conocimiento de sistema SAP será valorado.

PROPOSITO DEL TRABAJO

Realizar y aplicar procesos, procedimientos y políticas adecuadas que apoyen los servicios de adquisiciones eficientes y efectivos.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

  1. Realizar procesos de adquisión de manera oportuna y eficiente, para apoyar al personal en la adquisición de bienes y servicios para todas las operaciones.
  2. Recopilar datos, preparar y distribuir documentos, para respaldar procesos de adquisiciones y actividades operativas (emitir ofertas, evaluar y negociar ofertas/adjudicar contratos). Asegurando que se sigan los procesos estandár y las normas PMA.
  3. Revisar, registrar y priorizar las solicitudes de compra, asegurándose de que toda la documentación de respaldo sea recibida, y el financiamiento esté disponible, para permitir la adquisición de bienes y servicios.
  4. Coordinar y monitorear la entrega de solicitudes de compra, verficando el recibo e inspección de los entregables, realizar acciones de seguimiento para asegurar que los suministros lleguen a la oficina y oficinas de campo.
  5. Investigar, rcopilar y presentar información en formatos estándar, para permitir la toma de decisiones y la consistencia de la información presentada a los interesados.
  6. Actualizar, administrar y mantener bases de datos y registros relevantes, para asegurar que la información sea exacta, orgnizada y esté disponible para que otros puedan acceder  y sea compatible con los requisitos de informes.
  7. Establecer enlace con las contrapartes internas para apoyar la alineación de las actividades de adquisiciones.
  8. Proporcionar soporte técnico con el fin de ayudar a completar las tareas según normas y plazos acordados.
  9. Seguir las prácticas estándar de preparación para emergencias para apoyar a responder rápidamente y desplegar recursos donde sea necesario al inicio de la crisis.
  10. Realizar las transacciones correspondientes en el sistem (SAP).
  11. Preparar reportes mensuales de monitoreo de los procesos de compras, detallando status y acciones pendientes en sistema.
  12. Colaborar con el área de programas y finanzas para asegurar el involucramiento en el diseño, planificación y presupuesto de las intervenciones de la oficina.
  13. Dar soporte en las actividades de transferencia de efectivo desarrollando todas las acciones pertinentes al área.
  14. Desempeñar otras funciones relacionadas que le sean encomendadas,

CAPACIDADES

Proposito

  • Ser una fuerza para el cambio positivo: sugiere posibles mejoras en los procesos de trabajo del equipo al supervisor.

People

  • Crear un espíritu de "lo haré" / "lo haremos": realiza un seguimiento del progreso hacia las metas y comparte esta información de forma regular con el supervisor.
  •  Crear una cultura inclusiva: busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes orígenes..

Desempeño

  • Fomentar la innovación y las soluciones creativas: explora formas de ser consistentemente más eficientes y precisos en sus propias áreas de trabajo y comparte nuevos métodos de trabajo con sus colegas.
  •  Hacer compromisos y cumplir con los compromisos: asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica al supervisor lo antes posible sobre posibles retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos.

Asociación

  • Conéctese y comparta entre las unidades del PMA: Sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al supervisor.
  •  Sea claro sobre el valor que el PMA aporta a las asociaciones: alinea sus propias actividades con las prioridades del supervisor para satisfacer las necesidades de los socios internos y externos.

CAPACIDADES FUNCIONALES

Capacidades Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia
Licitación y contratación Despliega un conocimiento básico de los procesos para respaldar la implementación de contratos y licitaciones en el PMA mediante la recopilación de la información necesaria.
Gestión de proveedores

Aprovecha la comprensión básica de las necesidades operativas para definir los requisitos y los criterios de selección de los proveedores.

   Sistemas y          Reportes Utiliza un conocimiento básico de fuentes de datos, sistemas de adquisición, Corporativo. Sistema operativo y procesos para ejecutar tareas diarias.
Ética y cumplimiento Mantiene registros precisos de las actividades en línea con los estándares de cumplimiento para aumentar la facilidad de respuesta a las consultas de auditoría básica..
   

FECHA LÍMITE PARA POSTULACIÓN

Las aplicaciones serán recibidas hasta el 09 de mayo del año en curso.

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El PMA se ha comprometido a disponer de un entorno de trabajo inclusivo en el que se valore la diversidad, y tiene tolerancia cero ante cualquier tipo de discriminación

El PMA no discrimina por motivos de VIH / SIDA.

 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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