Asistente de Apoyo Administrativo - SC3

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El PMA busca candidatos de la más alta integridad y profesionalismo que compartan nuestros principios humanitarios.
La selección de personal se realiza sobre una base competitiva y estamos comprometidos a promover la diversidad y el equilibrio de género.

SOBRE EL PMA

El Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas es la agencia humanitaria más grande del mundo que lucha contra el hambre en todo el mundo. La misión
del PMA es ayudar al mundo a lograr el Hambre Cero en el mundo. Todos los días, el PMA trabaja en todo el mundo para garantizar que ningún niño se acueste con
hambre y que los más pobres y vulnerables, en particular las mujeres y los niños, puedan acceder a los alimentos nutritivos que necesitan.

CUALIFICACIONES MÍNIMAS

• Nacionalidad boliviana o extranjero/a con residencia legal en Bolivia (permiso para trabajar vigente al momento de postulación).

Formación:

• Finalización del ciclo de educación secundaria, bachiller en humanidades.
• Estudios administrativos básicos serán considerados favorablemente.

Experiencia:

• 3 años como mínimo de experiencia desempeñando tareas administrativas de carácter general.
• 3 años de experiencia en control de activos, servicios recurrentes, de compras de insumos de oficina y/o compras menores.
• Experiencia de trabajo en Organismos internacionales, especialmente Naciones Unidas será valorado.

Conocimientos:

• Conocimiento del idioma inglés.
• Capacidad para utilizar equipo de oficina estándar, como fotocopiadoras, fax, escáner, etc.
• Conocimiento de paquetes de computación (MS Office).
• Conocimiento de sistema SAP será valorado.

PROPÓSITO DEL PUESTO

Realizar una variedad de tareas administrativas de soporte  para garantizar que la unidad cuente con el apoyo efectivo y eficiente.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

1. Recopilar, ordenar y distribuir correspondencia, informes y otros materiales para atender las necesidades del personal en los plazos establecidos.
2. Responder a las consultas ordinarias recibidas o remitirlas, cuando sea apropiado, a las instancias superiores, para prestar un servicio oportuno y esmerado a los clientes.
3. Corregir documentos escritos, como informes y correspondencia estándar, para contribuir a la exactitud de la información escrita elaborada por el personal.
4. Llevar a cabo, cuando se requiera, un conjunto de actividades ordinarias de apoyo operativo, para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales.
5. Hacer preparativos de viaje y ayudar a organizar eventos, entre otros menesteres, para ayudar al personal a trabajar con eficacia.
6. Ayudar en el mantenimiento de ficheros, documentos y registros de oficina, de conformidad con los sistemas y procedimientos establecidos, para que la información esté al día y el personal pueda acceder fácilmente a ella.
7. Realizar tareas estándar de introducción de datos de conformidad con los sistemas definidos, para velar por que la información esté organizada y el equipo operativo pueda acceder fácilmente a ella.
8. Desempeñar otras funciones relacionadas que le sean encomendadas.

CAPACIDADES

Proposito
Ser una fuerza para el cambio positivo: sugiere posibles mejoras en los procesos de trabajo del equipo al supervisor.

Personas
Crear un espíritu de "lo haré" / "lo haremos": realiza un seguimiento del progreso hacia las metas y comparte esta información de forma regular con el supervisor.
Crear una cultura inclusiva: busca oportunidades para trabajar con personas de diferentes orígenes..

Desempeño
Fomentar la innovación y las soluciones creativas: explora formas de ser consistentemente más eficientes y precisos en sus propias áreas de trabajo y comparte
nuevos métodos de trabajo con sus colegas.
Hacer compromisos y cumplir con los compromisos: asume la responsabilidad de sus propias tareas y notifica al supervisor lo antes posible sobre posibles
retrasos en el cumplimiento de los plazos o compromisos.

Asociación
Conéctese y comparta entre las unidades del PMA: Sugiere oportunidades para asociarse con otras unidades al supervisor.
Sea claro sobre el valor que el PMA aporta a las asociaciones: alinea sus propias actividades con las prioridades del supervisor para satisfacer las necesidades
de los socios internos y externos.

FECHA LÍMITE DE POSTULACIÓN

Las aplicaciones serán recibidas hasta el 9 de mayo del año en curso.

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“El PMA se ha comprometido a disponer de un entorno de trabajo inclusivo en el que se valore la diversidad, y tiene tolerancia cero ante cualquier tipo de discriminación”
El PMA no discrimina por motivos de VIH / SIDA.