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Assistant(e) Administratif(ve) & Financier(e) (GIZC-SB2)

Rabat (Morocco)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Rabat (Morocco)
  • Grade: SB-2 (SC3/SC4), Service Contract, Local Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Environment
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-05-12

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Background

L’objectif du projet « Gestion intégrée des zones côtières de la Région Rabat-Salé-Kenitra » est de gérer et réduire les risques posés par le changement climatique dans les systèmes productifs du littoral de la Région RKS à travers l’introduction d’approches innovantes d’adaptation et le renforcement des capacités locales, selon une approche territoriale.

Le projet « Gestion intégrée des zones côtières de la Région Rabat-Salé-Kenitra » adopte une approche intégrée et multisectorielle axée sur les dimensions régionales et locales, que ce soit en matière de renforcement des capacités institutionnelles ou en matière de démonstration des options d’adaptation. Cette approche est entreprise afin de renforcer la mise en œuvre des plans stratégiques de la région RKS, particulièrement, le Schéma Régional de l’Aménagement de Territoire, le Schéma Régional du Littoral et la Plan de Développement Régional.

De plus, le projet entend capitaliser sur les acquis des autres projets et programmes dans la région et qui fournissent un ensemble de conditions favorables à l’établissement de nouvelles pratiques adaptées.

Ce projet sera géré par une unité de gestion dédiée, composée des femmes et hommes ressources du Département de l’Environnement et du PNUD.

Ce poste en concurrence, concerne l’unité de gestion du projet, pour disposer d’une gestion administrative et financière conformément aux critères de qualité exigés par les donneurs d’ordre.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Coordonnateur national du Projet, le/la titulaire de ce poste assurera les tâches suivantes :

  • Assurer la gestion administrative et financière du Projet.
  • Assurer le circuit des échanges et des courriers entre l’UGP, l’Unité d’exécution nationale et le (la) chargé (e) du Programme au PNUD. Et tenant des registres à cet effet.
  • Participer à l’élaboration du journal d’achat et coordonner sa réalisation. ,
  • Préparer et suivre l’exécution  des achats et préparer les marchés, les bons de commande, les contrats et les conventions.
  • Assurer la préparation des commissions d’achats et le maintiens des pièces et des documents réalisés selon les procédures PNUD et la réglementation nationale régissant la commande publique.
  • Préparer les documents comptables, les demandes de payement, et les rapports financiers.
  • Assurer l’élaboration des états comptables (selon les procédures et les livrables de la comptabilité générale et budgétaire)
  • Assurer la gestion des contacts avec les prestataires du projet
  • Assurer l’élaboration des tableaux de bord de l’unité de gestion,
  • Assurer la gestion et le classement de la documentation du projet.
  • Assurer le  suivi de la programmation, de la budgétisation, du calendrier d’exécution et de l’identification des blocages.
  • Organiser et participer aux réunions de suivi du projet et rédiger des comptes-rendus.
  • Assurer l’organisation des ateliers et des séminaires et la préparation des rapports.
  • Assurer la préparation et la facilitation des missions de terrain de l’équipe du projet et des consultants et   suivre la liquidation des honoraires y afférents.
  • Appuyer les actions de communication interne et interinstitutionnelle de l’équipe de projet (correspondances formelles, maintenance du système d’information interne, mails, courriers, …).
  • Assurer la préparation des dossiers de recrutement et la gestion des dossiers du personnels du projet.
  • Participer à l’élaboration de supports de communication : articles, brochures etc…
  • Appuyer l’élaboration des documents nécessaires à la planification, à la mise en œuvre et au suivi des activités.
  • Gérer les contacts avec les partenaires
  • Il/Elle assure et exécute toutes les tâches demandées par le Coordonnateur National.

Competencies

1.    Functional Competencies:

Job Knowledge/Technical Expertise

Level 1.1: Fundamental knowledge of processes, methods and procedures

  • Understands the main processes and methods of work regarding to the position
  • Possesses basic knowledge of organizational policies and procedures relating to the position and applies them consistently in work tasks
  • Demonstrates good knowledge of information technology and applies it in work assignments

Design and Implementation of Management Systems

Level 1.1: Data gathering and implementation of management systems

  • Uses information/databases/other management systems

Client Orientation

Level 1.1:  Maintains effective client relationships

  • Reports to internal and external clients in a timely and appropriate fashion
  • Organizes and prioritizes work schedule to meet client needs and deadlines
  • Responds to client needs promptly

2.    Core Competencies:

  • Demonstrating/safeguarding ethics and integrity 
  • Demonstrate corporate knowledge and sound judgment
  • Acting as a team player and facilitating team work

Required Skills and Experience

  • Diplôme d’études universitaire et/ ou professionnel d’au moins Bac +3 (Licence fondamentale, professionnelle ou universitaire) dans le domaine de la gestion financière, la comptabilité, la gestion des organisations et/ou la gestion des entreprises ou dans un domaine connecte.
  • Le/la candidat(e) doit justifier d’au moins de 4 ans d’expérience dans le domaine de la gestion financière et administrative des organisations, projets ou programmes. 
  • L’expérience dans les organisations internationales est un atout.
  • L’expérience dans la gestion des projets de développement est un atout
  • Cette Expérience doit être justifiée des attestations délivrées par les employés.
  • Maîtrise des langues Arabe et Française, (l’anglais est un atout).
  • L’expérience dans la gestion des commandes publiques
  • L’expérience en matière de l’organisation des événements et de réunions est un atout.
  • Une connaissance en matière de partenaires institutionnelles aux niveaux national et local.
  • La maîtrise de l’outil informatique tout particulièrement les logiciels Word, Excel et PowerPoint et de l’internet.
  • Une réelle capacité à travailler en groupe.
  • Bonnes capacités d’organisation et de communication.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the SC categories are subject to local recruitment.

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

Female apllicants are highly encouraged

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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