Procurement Manager

L’IRC (International Rescue Committee) dont le bureau principal se trouve à Goma  avec différents bureaux de terrain dans les provinces du Tanganyika, les deux Kivu (Nord et Sud), le Haut-Katanga, le Lualaba, l’Ituri et le Haut-Lomami est compté parmi les grands acteurs humanitaires en RDC. Par la mise en œuvre de son programme intégré en santé primaire  et eau et assainissement l’IRC s’est engagé à réduire la mortalité au sein de la  population affectée par les conflits, et par la mise en œuvre d’autres programmes tels que l’assistance, l’appui et le renforcement des ONGs locales pour améliorer leur capacité à répondre aux urgences et aux questions de violences sexuelles,  la réponse rapide aux urgences en situation  des conflit armés et déplacement des populations à l’Est de la RDC.

Sous la supervision du Supply Chain Coordinator, le Procurement Manager Médical et Non Médical est responsable de la coordination efficace et de la bonne gestion de toutes les fonctions liées à l'approvisionnement au sein du bureau de l'IRC en RD Congo pour tous les achats médicaux (médicaments, fournitures médicales et équipements médicaux) et non médicaux (Biens et Services). La chaîne d'approvisionnement doit être capable d'approvisionner rapidement les Programmes en fournitures médicales et non médicales, tout en conservant des pratiques d'excellence et en maintenant des registres conformes aux audits.

Objectifs du poste

Le Procurement Manager est responsable de :

• encadrer, suivre et optimiser les processus achats pour l’ensemble des biens médicaux et non médicaux et des services nécessaires aux activités du programme pays IRC dans le strict respect des procédures IRC et des exigences des Bailleurs de Fond. Il (elle) sera basé à Goma, rapportant directement au Supply Chain Coordinateur du programme pays, et supervisera tous les Procurement Officers sur toutes les bases ;
• Sensibiliser aux risques et à la valeur ajoutée des achats et développer les compétences de toutes les équipes du programme pays en fonction de leur rôle dans le processus.

DESCRIPTION DES TACHES

1.PROCESSUS PROCUREMENT

a.Analyse des besoinset du marché : Il (elle) coordonne et supervise la collecte et l`analyse de données recueillies dans le cadre des activités d’analyse des besoins et d`étude de marchés et autres exigences requiseslors d`une activité de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) s`assure que la gestion et l`analyse des données se fassent.

b.Définition de l’approche achats et planification : il/elle coordonne et supporte la mise en place des plan d’achats et la planification globale des activités d’achats avec les parties prenantes du programme pays ; définit les approche achats appropriées et/ou support les prorcurement officers à le faire pour leur base

c.Développement et diffusion des demandes de propositions (RFP) : il (elle) supervise la collecte d`information auprès des répondants techniques des programmes dans le développement des appels d`offres complexes afin de recueillir les différentes spécifications requises avant la diffusion à travers les voies appropriées.

d.Gestion du processus d'appel d'offres : il (elle) implémente le processus d`appel d`offre selon les SOPs de GSC en place et ce, en terme des exigences techniques, de délai de soumission des offres et de la gestion d`ouverture des appels d`offre.

e.Les négociations avec les fournisseurs : il (elle) supervise, avec les différents membres de comité d`achat mis en place, les activités de négociations des prix, de la qualité de services et des délais de livraisons, suivant les termes et conditions du contrat. Il (elle) s`assure que toutes négociations avec les fournisseurs soient faites avec le comité des MPA/MSA et soient documentés au moyen d`un procès-verbal signé par tous.

f.Suivi, préparation des contrats pour renouvellement et signature : supervise les suivis des contracts MPA/MSA en voie d`expiration pour renouvellement ou annulation, suivant les performances du fournisseur concerné. Il (elle) implémentera un mécanisme d`alerte de revue de chaque contrat, 4 mois avant leurs expirations. Il (elle) implémentera la procédure des achats dans le cadre des MPA/MSA et assurera la conformité aux procéduresavant toute soumission à la revue et à la signature aux organes appropriés.

g.Documentation d'un processus d'achat : garantit que, durant tout processus soumission achat, une vérification des différentes étapes de diligence raisonnable obligatoire est faite à travers un checklist mis en place pour cette fin et documente suivant le formalisme défini ; Il/elle suit le progrès et qualité des données des transactions liées au processus achats dans le système Supply Chain IRC.

h.Gestion des relations avec les fournisseurs :

• Il (elle) s`assure que la performance des fournisseurs auxquels un marché est octroyé est effectivement suivie et documentée pendant la période  d’engagement depuis les indicateurs de performance établis, avec des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestation et que les conditions des contrats en place sont bien respectes ;
• Il (elle) s`assure que les règles et règlements des donateurs  sont bien appliquées.
  
  

i.Analyse des dépenses achats :

•  Sur base de l’outil de Supply Chain IRC, il (elle) analyse les dépenses de chaque Grant comparativement au procurement plan développé ;
• Il (elle) approche les différents budgets holders des programmes concernés et discute de soucis liés aux potentiels sous ou sur dépenses suivant l`analyse des plan d`approvisionnements approuvés ;
• Il (elle) fait une analyse détaillée du portefeuille de dépenses achats a minima une fois par an et les présente sous forme organisée, structurée, chiffrée et transparente à sa hiérarchie ;
• Il (elle) présente un plan d’actions visant à optimiser et atténuer les risques et saisir les opportunités potentielles liées au portefeuille.
  

j.Garantie du respect des standards et procédures IRC, et des exigences des bailleurs de fond :

•  À travers les différents mécanismes d`achats des biens et de services, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation au risques des  fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, a son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l`organisation pour la gestion de ces cas ;
• Il (elle) déclenche les analyses des marchés, avec le comité d`évaluation des appels d’offres, suivant les exigences de contextes afin de s’assurer de la conformité des prix.

2.APPRENTISSAGE ET DEVELOPPEMENT DES STAFFS GSC :

Le Procurement Manager est en charge de :

• Identifier les besoins de sensibilisation et /ou renforcement de compétences techniques des staffs GSC ;
• Développerprofessionnellement les capacitésdes autres en fonction de besoin identifié. A travers du coaching et de la formation ;
• Gérer l'orientation de nouveaux staffs et la constitution et formation des Comités d’achats