Assistant To Head Of Office

Nouakchott

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Nouakchott
Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Managerial positions
- ASSITANT AU RESREP
Closing Date: Closed

Background

Sous la direction et la supervision directe du Représentant Résident, l’Associé assure le fonctionnement efficace et efficient du secrétariat en garantissant toute confidentialité dans tous les aspects de l’exercice de ses fonctions, la tenue des procédures protocolaires, la gestion de la circulation de l’information et le suivi des échéances et des engagements pris.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du PNUD, des agences du SNU et des autorités nationales en vue d’assurer une meilleure circulation de l’information, la réalisation des instruments et actions inscrites sur les agendas.

Duties and Responsibilities

Assurer le fonctionnement efficace et efficient du bureau du Représentant Résident en mettant l'emphase sur l'atteinte des résultats suivants :

-Arranger la planification les rendez-vous et mettre à jour le calendrier de travail du superviseur recevoir les visiteurs, prendre en charge les communications téléphoniques et fournir les renseignements demandés avec tact et discrétion ;

-Vérifier que les correspondances préparées par les collaborateurs ont été dûment visées par les supérieurs hiérarchiques de ceux-ci avant de les soumettre à la signature du Représentant ;

-Se charger du protocole : arrangement des réunions avec les hauts fonctionnaires de haut rang, et en assurer le secrétariat,

-Arranger les réunions internes et externes auxquelles peuvent participer des fonctionnaires de haut rang, et en d’assurer le secrétariat ;

-Prendre note en sténographie sur divers sujets en assurer la rédaction conformément aux normes techniques du secrétariat spécifiques aux Nations unies ;

-Assurer la rédaction des correspondances, documents et rapports (dont certains sont de caractère confidentiel ;

-Préparer la rédaction des correspondances de moindre importance et en assurer le suivi ;

-Assurer les traductions des documents en cas de nécessité ;

-Tenir à jour la liste des noms, adresses, numéros de téléphone des Ministres, des hautes personnalités gouvernementales et des membres du corps diplomatiques ;

-Arranger les formalités de voyage du superviseur et maintenir une liaison constante avec les autres sections du bureau pour assurer une continuation normale des activités du bureau pendant son absence ;

-Exercer d'autres fonctions selon les besoins ;

Assurer la disponibilité des supports de communication efficace pour le bureau en mettant l'emphase l'atteinte des résultants suivants :

-Maintenir un système automatisé de classification des documents confidentiels, en assurant la sécurité des supports et matériels ;

-Coordonner le transfert des informations et assurer le suivi des circulaires mises à disposition au sein du bureau ;

-Faciliter le partage des informations entre les différents départements et le bureau de la coordination ;

-Faire le suivi des délais, des engagements et des actions prises et assurer la circulation des rapports collectés et soumis au Représentant Résident ;

-Assurer la gestion des appels entrants et des correspondances ;

-Maintenir une liaison permanente avec toutes les sections du bureau : recherche, sélection et diffusion d'information pouvant servir dans le cadre du travail

-Tenir les chefs de section informés sur les rendez-vous du Représentant Résident qui intéresseraient leur domaine ;

Assurer le développement des connaissances en mettant l'emphase sur l'atteinte des résultats suivants :

-Participer au réseau d'échanges des connaissances et bonnes pratiques ;

-Développer le pratique de l'utilisation de I'ERP corporate 'Atlas' pour les besoins du poste et au-delà si nécessaire ;

Impact des Résultats

Les résultats clefs ont un impact sur l'efficacité globale du CO, aussi bien dans la gestion des ressources financières due dans le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. La bonne saisie des données, la bonne analyse et présentation des informations financières contribuent à la création d'un bon système de gestion des Finances dans le bureau.

Competencies

Morales :

•Démonstration/sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité

•Démontrer son attachement aux missions, idéaux et valeurs du PNUD

•Respecter les différences personnelles et culturelles (genre, religion, race, nationalité, âge).

Compétences liées au poste :

•Gestion et acquisition de connaissances

•Partage les connaissances et les expériences

•S’emploie activement à son apprentissage et son développement personnel dans un ou plusieurs des domaines de pratiques, réalise son plan de formation et se familiarise avec les connaissances nouvellement acquises.

Développement et efficacité opérationnelle:

-Aptitude à exécuter une multitude de tâche en vue de permettre un fonctionnement efficace et effectif du bureau du Représentant Résident, intégrant la gestion des données/délais, la maintenance du protocole, le flux des informations ;

-Confidentialité

-Aptitude à contribuer aux processus techniques de négociations, à l’élaboration et la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion de données.

Conduite et Comportements :

-Pratique une éthique de services orientés vers le client et réagit de manière positive aux réponses obtenues ;

-Aborde le travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;

-Demeure calme, pondéré et d'humeur égale même sous pression ;

-Prise de décision avertie et transparente ;

Required Skills and Experience

Education :

-Diplôme d’un niveau Bac + 2 ans en Secrétariat, Administration, ou en Sciences Juridiques, Economiques et Sociales.

-Formation universitaire ou diplôme équivalent souhaité, mais pas exigé

Expérience :

Au moins Sept (7) années d'expériences professionnelles au niveau national ou international dans le domaine du secrétariat, de l'administration et des programmes dans le domaine du secrétariat de haut niveau ;

-Fréquents contacts internes et externes, notamment avec des personnalités de haut rang, des diplomates, des Chefs d'agences, le Secrétariat des Nations Unies et le Siège. Maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) ;

Langues :

-Maitrise de la langue française et bonne connaissance de l’Anglais et éventuellement de l’Arabe.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

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