Asistente Ejecutivo(a) para Director de País (FT-GS6)

El Salvador

Organization: WFP - World Food Programme
Location: El Salvador
Grade: Administrative support - GS-6, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
Occupational Groups:
- Administrative support
- Managerial positions
Closing Date: Closed

TERMINOS DE REFERENCIA

TERMINOS Y CONDICIONES:

Título: Asistente Ejecutivo(a) para Director de País (FT-GS6)

Área: Representación de País

Tipo de contrato: Termino Fijo (Fixed Term)

Grado: Servicios Generales nivel 6.

Duración del contrato: 1 año como periodo de prueba.

Lugar de destino: El Salvador/San Salvador.

SOBRE EL PMA:

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas salva vidas en emergencias y cambia la vida de millones de personas alrededor del mundo. La misión del PMA es ayudar a alcanzar la meta del Hambre Cero para el año 2030. En El Salvador, se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.

CONTEXTO ORGANIZATIVO:

La posición tiene sede en la oficina de país de El Salvador, brindando asistencia directa a la Representación (el Director de País y al Director Adjunto).

En este nivel, los titulares deben dar muestras de responsabilidad y espíritu de iniciativa para responder autónomamente a consultas complejas disponiendo solo de orientaciones de orden general. Además, se ocupan de llevar a cabo tareas de apoyo operativo especializadas, como la organización y coordinación del trabajo. Se requiere que hagan uso de buen criterio frente a los problemas imprevistos que puedan surgir a diario. Los titulares deben administrar recursos y orientar y/o coordinar a un equipo de funcionarios de apoyo.

FINALIDAD DEL PUESTO:

Garantizar oportunamente, los requerimientos necesarios para el cumplimiento de las metas de la agenda de trabajo del Director de País y el Director Adjunto; por medio de la coordinación y control de los servicios de apoyo operativo.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES:

Proporcionar apoyo específico como asistente ejecutivo.
Preparar y/o consolidar informes exhaustivos, documentación, correspondencia, notas de información, etc., y realizar investigaciones en su esfera de actividad.
Coordinar las agendas con los/las asistentes de las jefes de las otras entidades incluyendo el sistema de las naciones unidas, gobierno, ONGs y sector privado
Mantener confidencialidad de la información y documentos que se encuentren en la oficina de la representación
Redactar proactivamente la correspondencia en inglés y español según lo requiera la representación.
Recabar activamente retroinformación y utilizarla para mejorar los procesos y procedimientos operativos.
Responder a consultas complejas en materia de apoyo operativo para dar solución oportuna y precisa a las consultas de los clientes.
Supervisar el mantenimiento de los registros y las bases de datos para garantizar que la información esté organizada, sea de fácil acceso para el personal y se ajuste a todas las normas y reglamentos del caso.
Revisar y examinar la correspondencia y la documentación, proporcionando retroinformación e introduciendo, cuando proceda, las modificaciones necesarias, para ayudar a que la producción de estos materiales se ajuste a las normas y plazos establecidos.
Ayudar al personal directivo en la planificación, seguimiento y conciliación de los presupuestos, para velar por que los recursos financieros previstos se utilicen eficazmente.
Estudiar y formular recomendaciones sobre mejoras en los procedimientos y prácticas, para contribuir a la prestación efectiva de servicios de apoyo operativo.
Prestar una gama completa de servicios de apoyo operativo complejos al personal para contribuir al funcionamiento eficaz de las operaciones institucionales.
Proporcionar asesoramiento, apoyo y/o capacitación al personal de apoyo subalterno en la prestación de servicios de apoyo operativo, con el fin de promover su aprendizaje en la materia.
Coordinar las tareas de los colegas subalternos para velar por que los servicios de apoyo se presten de forma coherente y se ajusten a las normas prescritas.

LAS CUATRO CAPACIDADES ORGANIZATIVAS FUNDAMENTALES:

TEMA	CAPACIDAD ESPECÍFICA	DESCRIPCIÓN DEL COMPORTAMIENTO ESPERADO PARA EL NIVEL DE COMPETENCIA
Finalidad	Comprender y comunicar los Objetivos Estratégicos	Enseña al equipo la manera más eficaz para dar a conocer los Objetivos Estratégicos a los equipos y los asociados del PMA sobre el terreno.
	Ser un motor de cambio positivo	Pone en práctica nuevos métodos o herramientas para mejorar los procesos de trabajo y la productividad del equipo.
	Hacer que el cometido del PMA sea fuente de inspiración para su equipo	Enlaza las actividades y tareas del equipo con buenos resultados concretos obtenidos en las comunidades beneficiarias para mostrar el impacto positivo de la labor realizada.
	Hacer que el cometido del PMA sea visible en la labor cotidiana	Explica a sus compañeros de equipo cómo contribuye cada dependencia al cometido general del PMA.
Personas	Buscar maneras de reforzar las competencias individuales	Busca oportunidades de perfeccionamiento de las competencias, como módulos de capacitación o experiencias en el trabajo, para sí mismo/misma, sus colegas y sus subordinados directos.
	Crear una cultura de inclusión	Promueve actividades de consolidación del espíritu de equipo para favorecer la interrelación dentro de la propia dependencia.
	Prestar orientación personalizada y facilitar retroinformación constructiva	Pone en contacto a sus colegas menos experimentados con instructores dentro del propio equipo.
	Crear y fomentar un espíritu voluntarioso	Prevé de forma proactiva los posibles retos y elabora planes de mitigación para asegurarse de que el equipo alcance los objetivos y metas establecidos.
Desempeño	Alentar la innovación y las soluciones creativas	Busca oportunidades de ser creativo/creativa en su propio trabajo y de ayudar a los otros miembros del equipo a ser más innovadores y esmerados en sus respectivas tareas y esferas de trabajo.
	Centrarse en la obtención de resultados	Hace un seguimiento de los resultados del equipo y facilita retroinformación para asegurarse de que los resultados previstos se alcancen de manera sistemática y precisa.
	Adoptar compromisos y respetarlos	Imparte orientaciones precisas al equipo sobre las responsabilidades y tareas esperadas, a la vez que mantiene el propio compromiso con el equipo.
	Ser resolutivo	Da ejemplo e imparte orientación a los miembros del equipo menos experimentados sobre cuándo remitir cuestiones a las instancias superiores al enfrentarse a problemas difíciles en el lugar de trabajo o sobre el terreno.
Asociaciones	Conectar y hacer trabajar juntas a las dependencias del PMA	Facilita la asociación con otras dependencias del PMA para realizar misiones sobre el terreno.
	Establecer asociaciones sólidas con actores externos	Da ejemplo y orienta al equipo sobre cómo fomentar las relaciones con asociados externos.
	Demostrar flexibilidad y capacidad de adaptación a nivel político	Explica con claridad a sus compañeros o subordinados directos la importancia de contribuir a otros equipos del PMA y a las asociaciones con otros organismos para alcanzar las metas y los objetivos del Programa.
	Explicar con claridad el valor que aporta el PMA a las asociaciones	Organiza, supervisa y prioriza sus propias actividades y las de su equipo para asegurarse de que se atiendan las necesidades de los asociados internos y externos.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación: Con certificación de estudios mínimos a nivel de tercer año de educación universitaria en las siguientes carreras: Relaciones Públicas, Comunicaciones, Administración o afines.

Experiencia: Seis años como mínimo – comprobables – de experiencia profesional con responsabilidades de asistencia ejecutiva bilingüe (inglés/español) a líderes de organizaciones públicas, privadas u organismos internacionales. Adicionalmente con experiencia paralela de apoyo operativo en áreas críticas de la organización para el desarrollo exitoso del logro de los objetivos de la institución.

Conocimientos y competencias:

Conocimientos especializados en la aplicación de procesos operativos, métodos prácticos de apoyo operativo y procedimientos y sistemas utilizados en la esfera de actividad correspondiente, adquiridos mediante capacitación técnica y experiencia laboral.
- Buenas dotes de comunicación para prestar servicios de apoyo operativo especializados a una amplia gama de personas.
- Capacidad para determinar proactivamente esferas de mejora en el diseño y la prestación de servicios especializados, y para formular recomendaciones al respecto.
- Aptitud para entablar relaciones con una gran variedad de personas que desempeñan diversas funciones.
- Experiencia en coordinar el trabajo de otras personas y en capacitar y prestar apoyo a terceros; apoyando con iniciativa el alcance oportuno de los objetivos bajo el cumplimiento de las normativas de la organización.
- Excelente redacción en idioma inglés y español.
- Capacidad para mantener la confidencialidad.

Idiomas

Dominio verbal, escucha, escritura y redacción de idioma español
Dominio verbal, escucha, escritura y redacción de idioma inglés (Certified Level C)

Le invitamos a visitar la página WFP: https://www.wfp.org/careers para información detallada

El Programa Mundial de Alimentos estimula la candidatura de mujeres para esta vacante.

El PMA tiene tolerancia cero con la discriminación y no discrimina por motivos de VIH / SIDA.

Ultima fecha de aplicación: 20 de mayo de 2021

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