By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Appui à la gestion de projet – chargé·e principal·e

Bissau (Guinea-Bissau)

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Bissau (Guinea-Bissau)
  • Grade: IICA-1, International Individual Contractors Agreement - Junior level
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Operations and Administrations
    • Legal - Broad
    • Legal - International Law
  • Closing Date: 2021-06-13

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Background Information - Job-specific

Le/la chargé.e d’appui au projet rend compte au chef de projet, qui le/la supervise et lui fournit des directives.

Le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet soutient le chef de projet dans les activités quotidiennes, la coordination et la mise en œuvre de la mission. Cette personne surveille étroitement les opérations et la performance financière, détecte les problèmes potentiels, soutient l’analyse des problèmes et l’élaboration de solutions, coordonne la résolution des problèmes selon les mesures adoptées, rédige les correspondances aux parties prenantes concernées et prépare les rapports de mission.

Le/la chargé.e d’appui au projet peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes et difficiles avec des ressources limitées. Cette personne sera principalement basée à Bissau avec déplacements possibles dans la zone du projet.

Functional Responsibilities

Sous la supervision du Chef de Projet, le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet aura les attributions et responsabilités suivantes : 


1. La mise en œuvre du projet

  • Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes

  • Gérer le flux d’information, le contrôle des changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents

  • Mettre à jour le système de gestion de projet au sein de l'UNOPS

  • Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux

  • Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux

  • Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires

  • Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet

  • Superviser les autres membres de l’équipe de support

  • Superviser et suivre les activités des bureaux de Bissau et de Buba.


2. La gestion des finances et des achats

  • Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen

  • Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS

  • Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail

  • Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet

  • Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS

  • Elaborer le terme de référence des achats et approvisionnements

  • Elaborer le plan de passation du marché

  • Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier

  • Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives

  • Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires

  • Être à l’aguet des solutions innovantes afin de bien gérer les dépenses et maintenir le budget équilibré

  • Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs

  • Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à prioriser et à les gérer efficacement

  • Capacité à négocier, établir et administrer des contrats

  • Prendre des décisions professionnelles dans un environnement au rythme rapide

  • Élaborer et suivre des plans d'achat d'équipement, de services et de fournitures

  • Participer à l’évaluation des offres dans le cadre des activités d’implémentation du projet.


3. Le suivi et l’élaboration de rapports 

  • Participer activement à la préparation de rapports et documents de projet en assistant le chef de projet

  • Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien, les documents physiques aussi bien que ceux virtuels

  • Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet

  • Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12

  • Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission

  • Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.


4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

  • Soutenir la coordination et la gestion des communications

  • Communiquer et bâtir des relations solides avec d'autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses

  • Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.


5. La gestion des connaissances et l’innovation 

  • Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi

  • Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet

  • Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et des leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances

  • Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils financiers et de cueillettes d’information.


Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Functional competencies

Compétences principales :

  • Incarner et promouvoir l’intégrité, les valeurs des Nations Unies et les normes éthiques.

  • Faire preuve d’ouverture et de respect à l’égard de tous, indépendamment de leur appartenance culturelle, ethnique ou religieuse, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur âge.

  • Traiter toutes les personnes de manière équitable.


Compétences liées au poste:

  • Capacité à travailler sous une forte pression, parfois dans des environnements très stressants (p. ex. troubles civils, phénomènes naturels dangereux et crises humanitaires).

  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à établir et entretenir des partenariats et des relations de travail favorables dans un milieu multiculturel.

  • Capacité à gérer, organiser, planifier et exécuter diverses tâches.

  • Capacité à établir des priorités et à travailler sous pression, souvent afin de respecter des délais serrés et non négociables.

  • Être à la recherche de la solution dans toutes les tâches à accomplir.

  • Excellentes aptitudes pour l’analyse et la résolution de problèmes et pour gérer divers aspects liés à la gestion et à la coordination.

Education/Experience/Language requirements

Education

  • Avoir un Master (Bac +5) dans une discipline pertinente : administration des affaires, économie, gestion financière, finance et comptabilité.
  • Un diplôme universitaire de premier cycle (Bac + 3) en administration des affaires, économie, gestion financière, finance, comptabilité combiné à 2 années d’expérience professionnelle supplémentaires pertinentes peut être accepté en lieu et place d’un Master.

Expérience

  • Le/la candidat-e doit posséder au moins 2 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressives, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités. 

  • Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance: des mécanismes de coordination humanitaire; des donateurs; des mesures de sécurité et de gestion des activités dans ce domaine sont souhaitables. 

  • Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout. 

  • Une expérience de travail au sein de l’UNOPS en tant que chargé.e d’appui au projet dans le procurement ou dans la finance  est un avantage.  

Languages

  • Une excellente connaissance du français est essentielle. 

  • Une maîtrise de l’anglais est un avantage. 

Contract type, level and duration

Contract type:     International Individual Contract Agreement (LICA) Contract level:        IICA 1
Contract duration:  Six mois



For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Considérations supplémentaires

  • Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
  • Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
  • Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
  • Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
  • Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
  • Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
  • Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter , avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
  • Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

 

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

 

 

 

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.