Oficial de Administracion

CONTEXTO:

El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas cuyas vidas y medios de vida se ven afectados por conflictos y desastres para sobrevivir, recuperarse y obtener el control de su futuro. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC trabaja con personas obligadas a huir de la guerra, los conflictos y los desastres y las comunidades anfitrionas que los apoyan, así como con aquellos que permanecen dentro de sus hogares y comunidades. En el trabajo de hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., Restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza a millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño al hogar.

El IRC trabajó en El Salvador entre 1984 y 1992 durante la guerra civil, y se fue con la firma de los acuerdos de paz. En respuesta a la violencia y los peligros en curso en El Salvador, el IRC regresó en 2017 para ayudar a satisfacer las necesidades agudas de comunidades vulnerables como mujeres, niñas, adolescentes, la comunidad LGTBI, las personas desplazadas por la violencia y las personas que regresan al país después deportación. Este programa utiliza enfoques innovadores para ofrecer programación humanitaria, principalmente a través de un enfoque de asociación con organizaciones locales de la sociedad civil, así como con el Gobierno de El Salvador.

ALCANCE DEL TRABAJO

Bajo la supervisión del Gerente de Operaciones, el Oficial de Administración es responsable de respaldar la prestación de apoyo administrativo eficiente y eficaz a la Oficina de País del IRC NCA

RESPONSABILIDADES:

Responsabilidades de la administración general:

• Organizar adecuadamente la oficina para satisfacer las necesidades del departamento;
• Administrar los canales de comunicación utilizados por IRC NCA
• En colaboración con los departamentos de Recursos Humanos y Seguridad, y en contacto con las autoridades locales, preparar los documentos necesarios para el personal internacional y las visas de visitantes, permisos de trabajo y otros requisitos gubernamentales relacionados con la administración;
• Ayudar a todos los departamentos a implementar sistemas administrativos diseñados en coordinación con el gerente de operaciones.
• Administrar el fondo de caja chica institucional de IRC NCA

Logística,Transporte y Viajes:

• Trabajar con el/la Oficial de la Cadena de Suministro para asegurar una función de transporte equipada y con el personal adecuado para apoyar las operaciones y políticas de vehículos del IRC;
• Servir de punto focal para todas las solicitudes de viajes aéreos (nacionales e internacionales);
• Gestionar y procesar todas las solicitudes de viajes aéreos.
• Elaborar reporte de recolección de datos de viaje. ( Travel Data Collection )
• Elaborar reporte de consumo eléctrico (CO2 Report)

Gestión de instalaciones y suministros

• Supervisar el proceso de recepción, registro y seguimiento de las solicitudes de espacio, alojamiento y suministros;
• Apoyar en la identificación de nuevas instalaciones, según sea necesario;
• Identificar y supervisar las solicitudes de reparaciones y / o suministros necesarios en las casas de huéspedes y las residencias permanentes del personal y remitir al departamento de SC para tomar medidas, cuando sea necesario;
• Administrar los registros de inventario para suministros de oficina (papelería, suministros de limpieza y cocina, toners, etc.) y avisar de inmediato al departamento de SC sobre las necesidades de reabastecimiento;
• Punto focal para las solicitudes y para mantener registros de inventario de todo el mobiliario de oficina y avisar de inmediato al departamento de SC sobre necesidades adicionales;
• Asegúrese de que todo el equipo de oficina cuente con los suministros necesarios (tóner, papel, etc.).
• Revisar y verificar las facturas recibidas por las instalaciones (oficinas, casas de huéspedes, residencias permanentes del personal), incluidos los servicios públicos, el mantenimiento, la provisión de suministros estándar, muebles o equipos nuevos y preparar las solicitudes de pago; realizar revisión de facturas para que estén completas conforme a los datos de facturacion
• Asegurarse que las oficinas y los locales de alojamiento estén bien administrados y mantenidos.

Adquisiciones:

• Lidera las interacciones con ciertos contratistas, bajo la guía y supervisión del Oficial de Cadena de Suministro.
• Asegurar el mantenimiento del sistema de archivo de adquisiciones (copia impresa y electrónica) y ayuda a actualizar los archivos cuando sea necesario, referente o compras o adquisiciones administrativas.
• Lidera el establecimiento de varios contratos de servicios para el programa y la oficina asegurando el pleno cumplimiento de las políticas de suministro de IRC.

Visitantes:

• Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables;
• Supervisar todas las llegadas y salidas, recogidas y devoluciones desde y hacia el aeropuerto y presentar las solicitudes de transporte oportunas al asistente de operaciones y logistica
• Comunicarse con los visitantes para confirmar llegadas, alojamiento y cualquier requisito de transporte;
• Asegurar que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes;
• Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago relacionadas;

Gestión de personal:

• Supervisar y apoyar al personal de apoyo de limpieza y recepción.
• Proporcionar comentarios a través de evaluaciones periódicas de desempeño.
• Asegurar que cualquier disciplina del personal siga una metodología progresiva, que proporcione una mejora clara y estructurada.
• Desarrollar un plan a largo plazo para un liderazgo de calidad continuo proporcionando planes de sucesión y desarrollo del personal