TÉRMINOS DE REFERENCIA

ANTECEDENTES

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (WFP en su sigla en inglés) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos enfocados en cinco objetivos estratégicos:

• Objetivo Estratégico 1: Los refugiados, personas desplazadas y personas vulnerables en Ecuador puedan satisfacer sus necesidades básicas de alimentos y nutrición durante todo el año;
• Objetivo Estratégico 2: Los pequeños agricultores, especialmente las mujeres, en las zonas seleccionadas, aumentarán sus ingresos de forma duradera y mejorarán su productividad para el 2021;
• Objetivo Estratégico 3: Las comunidades e individuos con inseguridad alimentaria en áreas con alta vulnerabilidad al cambio climático, así como las instituciones gubernamentales, fortalecerán su capacidad de adaptación al cambio climático para el 2021; y
• Objetivo Estratégico 4: Las instituciones y programas nacionales en Ecuador, incluidos los programas de protección social, recibirán apoyo para reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición para el 2021.
• Objetivo Estratégico 5: Los socios humanitarios y las entidades de Gobierno en Ecuador tienen acceso a servicios Logísticos fiables durante toda la crisis de la pandemia.

El plan estratégico consolida el papel del WFP como aliado estratégico del Gobierno del Ecuador, al tiempo que mantiene la capacidad de complementar, cuando fuere necesario, los programas gubernamentales de seguridad alimentaria y nutrición.

La capacidad del WFP de alcanzar sus Objetivos Estratégicos depende de que sus actividades atiendan a las diferentes necesidades y prioridades de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños a quienes están destinadas.  Un mundo sin hambre solo puede lograrse si todos tienen igualdad de oportunidades, igualdad de acceso a los recursos y las mismas posibilidades de hacer oír su voz en las decisiones que repercuten en sus hogares, comunidades y sociedades.

Además, el WFP, como agencia de las Naciones Unidas (NU), está comprometido en promover e incentivar el respecto de los derechos humanos, que es un objetivo central de NU.  El WFP asegura la protección humanitaria, garantizando la seguridad, dignidad y derechos de las personas beneficiarias de sus programas.  A los requerimientos alimenticios y nutricionales, se suma otra gama de necesidades y derechos, incluyendo aspectos físicos, sociales, emocionales, culturales y espirituales, que el WFP debe tomar en cuenta.  A través de la consideración de estas variables WFP asegura que cada uno se beneficie de forma igualitaria de su asistencia y que no se perpetúe o exacerbe la discriminación. 

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El/la Asistente de Soporte Operativo - Programa será responsable de llevar a término procesos de apoyo administrativo estándar para la Unidad de Programa, con el fin de facilitar la prestación eficaz de servicios y apoyar en la ejecución y seguimiento de sus planes.

Prestará sus servicios bajo la supervisión directa del/la Director(a) Adjunto(a) y la supervisión general del Director(a) de País.  Deberá ser capaz de desempeñar sus funciones con un mínimo de supervisión, realizando un trabajo organizado y preciso, encargándose de actividades específicas de apoyo operativo.

RESPONSABILIDADES

1. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas, de adquisiciones y financieras ordinarias en el área de Programa, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos, incluyendo los procesos vinculados con las MPO (Micro-Purchase Orders).
2. Apoyar en la organización de reuniones de trabajo y llevar las minutas de programa.
3. Llevar el control y apoyar en la logística y entrega de materiales de Programa ingresados en las bodegas.
4. Realizar la creación de perfiles, y listas de distribuciones en el sistema SCOPE.
5. Atender las llamadas telefónicas de las y los beneficiarios de los programas de asistencia del PMA; proporcionarles la información requerida y registrar los casos, si aplica, en la plataforma de manejo de retroalimentación del PMA.
6. Prestar servicios de elaboración, revisión y corrección de documentos.
7. Reunir información destinada a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
8. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes externos e internos.
9. Gestionar y mantener registros en papel y electrónicos dentro de su esfera de responsabilidad, de conformidad con los procedimientos establecidos, para garantizar que la información sea completa, precisa y esté fácilmente disponible cuando sea necesario.
10. Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a sus colegas a realizar su trabajo.
11. Prestar apoyo a las actividades de comunicación y coordinación con los asociados, los organismos, las ONG y las instituciones públicas a nivel local.
12. Trabajar e intercambiar información con el equipo de Programa y con sus homólogos internos, en particular con el área de Servicios, para respaldar la implementación y seguimiento eficaces de las actividades de los proyectos en curso y prestar un soporte efectivo al personal.
13. Llevar a cabo otras tareas que le asigne su supervisor(a) dentro de su área de responsabilidad.

PERFIL REQUERIDO

Educación

• Título de bachiller, deseable complementado con estudios superiores en Administración o afines. 

Experiencia

• Al menos cuatro años de experiencia profesional con responsabilidad progresiva en tareas administrativas, y/o de soporte a gestión de proyectos o programas.
• Se valorará positivamente a quienes acrediten experiencia en actividades relacionadas con programas sociales, proyectos de seguridad alimentaria y nutricional, programas de asistencia a personas en movilidad y/o cooperación internacional.
• Se valorará positivamente la experiencia en el sistema de Naciones Unidas.

Idiomas

• Fluidez en español (oral y escrito) o español como lengua materna
• Ser capaz de leer y comprender documentos escritos en inglés.  Se valorará positivamente a quienes tengan mayor manejo del idioma.

Habilidades y conocimientos requeridos

• Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes informáticos, como Microsoft Office 365, y habilidad para aprender nuevos sistemas.
• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
• Capacidad de organización y planificación
• Capacidad de redacción y comunicación efectiva
• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
• Tacto y cortesía para relacionarse con una gran variedad de personas incluyendo las personas beneficiarias de los proyectos.
• Actitud de servicio y trabajo en equipo