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Asistente de Logística

ecuador

  • Organization: UN WFP - World Food Programme
  • Location: ecuador
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Logistics
  • Closing Date: 2021-06-21

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TÉRMINOS DE REFERENCIA

Posición:

Asistente en Logística

Tipo de contrato:

Contrato de Servicios

Nivel

L4

Unidad

Servicios

Localidad:

Quito, Ecuador

Duración:

6 meses

Fecha inicio:

ASAP

 

La posición vacante está abierta a ciudadanas y ciudadanos ecuatorianos, y personas extranjeras con permiso de trabajo en Ecuador, quienes pueden aplicar a través de https://es.wfp.org/careers/job-openings hasta el 20 de junio de 2021 a las 23h59 (hora de Ecuador.

El Programa Mundial de Alimentos está comprometido con la igualdad de oportunidades y en lograr la diversidad de su fuerza de trabajo en términos de género, nacionalidad y cultura. Valoramos la inclusión y se invita a participar a mujeres, personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos de origen indígena, afrodescendientes y personas con discapacidad.

Todas las solicitudes serán tratadas con la más estricta confidencialidad.  Contactaremos únicamente a las personas que sean preseleccionadas luego del análisis y ponderación de hojas de vida.

 

ANTECEDENTES

El Plan Estratégico del País del Programa Mundial de Alimentos en Ecuador (WFP, por sus siglas en inglés) busca la sinergia con las acciones del Gobierno del Ecuador y transferencia de conocimientos enfocados en cinco objetivos estratégicos:

  • Objetivo Estratégico 1: Los refugiados, personas desplazadas y personas vulnerables en Ecuador puedan satisfacer sus necesidades básicas de alimentos y nutrición durante todo el año;
  • Objetivo Estratégico 2: Los pequeños agricultores, especialmente las mujeres, en las zonas seleccionadas, aumentarán sus ingresos de forma duradera y mejorarán su productividad para el 2021;
  • Objetivo Estratégico 3: Las comunidades e individuos con inseguridad alimentaria en áreas con alta vulnerabilidad al cambio climático, así como las instituciones gubernamentales, fortalecerán su capacidad de adaptación al cambio climático para el 2021; y
  • Objetivo Estratégico 4: Las instituciones y programas nacionales en Ecuador, incluidos los programas de protección social, recibirán apoyo para reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición para el 2021.
  • Objetivo Estratégico 5: Los socios humanitarios y las entidades de Gobierno en Ecuador tienen acceso a servicios Logísticos fiables durante toda la crisis de la pandemia.

La capacidad del WFP de alcanzar sus Objetivos Estratégicos depende de que sus actividades atiendan a las diferentes necesidades y prioridades de las mujeres, los hombres, las niñas y los niños a quienes están destinadas.  Un mundo sin hambre solo puede lograrse si todos tienen igualdad de oportunidades, igualdad de acceso a los recursos y las mismas posibilidades de hacer oír su voz en las decisiones que repercuten en sus hogares, comunidades y sociedades.

Además, el WFP, como agencia de las Naciones Unidas (UN), está comprometido en promover e incentivar el respecto de los derechos humanos, que es un objetivo central de UN.  WFP asegura la protección humanitaria, garantizando la seguridad, dignidad y derechos de las personas beneficiarias de sus programas.  A los requerimientos alimenticios y nutricionales, se suma otra gama de necesidades y derechos, incluyendo aspectos físicos, sociales, emocionales, culturales y espirituales, que el WFP debe tomar en cuenta.  A través de la consideración de estas variables WFP asegura que cada uno se beneficie de forma igualitaria de su asistencia y que no se perpetúe o exacerbe la discriminación. 

La pandemia de COVID-19 ha requerido la aplicación de diversas medidas de contención que, si bien son necesarias, están impactando en la economía y podrían contribuir al aparecimiento de una emergencia de seguridad alimentaria si no se toman medidas preventivas oportunas.

Como resultado de la emergencia sanitaria declarada en el país se procedió a la conformación de Equipo Humanitario País (EHP), y por consiguiente se ha impulsado el funcionamiento de los siguientes grupos sectoriales: Protección, Agua y Saneamiento, Salud, Educación, Seguridad Alimentaria, Recuperación Temprana, Coordinación y Gestión de Campamentos, Techo de Emergencia, Logística y Telecomunicaciones. 

Por su parte, ante la emergencia declarada, se prevé la conformación de un Grupo Sectorial de Logística que permita direccionar y optimizar las acciones de todas las oficinas del SNU involucradas en este proceso; y se espera que, por la naturaleza de su mandato, WFP tenga una participación importante en el mismo.

 

CONTEXTO Y PAPEL EN LA ORGANIZACIÓN

El/ la Asistente en Logística proveerá apoyo en la contratación y gestión de los servicios logísticos que puedan ser requeridos para hacer frente a la emergencia de COVID-19 u de otra naturaleza.  En caso de que se dé una activación de Clúster logístico, apoyar a la oficina de país en labores relacionadas a la organización y gestión de las reuniones de coordinación, así como apoyo en áreas de manejo de información y cualesquiera otras funciones que deban ser provistas a través del Clúster.

Bajo la supervisión general del Director en el País o la persona que él designe, el/la Asistente reportará directamente a la Asociada de Adquisiciones y Cadena de Abastecimiento, con el fin de ejecutar las responsabilidades que se detallan a continuación, siguiendo los procedimientos estándar y en línea con las políticas del WFP, realizando un trabajo bien organizado y preciso.

La duración del requerimiento podrá ajustarse o extenderse dependiendo de las necesidades derivadas de la emergencia.

 

RESPONSABILIDADES

  1. Reunir inteligencia de mercados a través de investigación y relación (networking) para mejorar la base de información de mercado del WFP
  2. Identificar proveedores de acuerdo a requerimientos de servicios logísticos, o de bienes y servicios.
  3. Contactar telefónicamente y hacer seguimiento a proveedores para diferentes gestiones como: registro en el sistema Intend; obtención de documentación de registro de proveedores; seguimiento a proveedores para su participación en concursos.
  4. Elaborar RFQ (Request for Quotation) logísticos (transporte, bodegas, operadores logísticos, entre otros servicios), basados en las regulaciones del Manual de Transporte del WFP, y considerando las especificaciones y detalles logísticos dentro del contexto del país, y estableciendo términos de referencia de ser el caso.  Esto incluye en uso de la plataforma Intend para la publicación de licitaciones y gestión de ofertas recibidas, así como la confección de cuadros comparativos de ofertas recibidas.
  5. Participar y, cuando sea necesario, liderar reuniones de Comité Local de Transporte (LTC), realizando las presentaciones y explicaciones sobre contratación de transporte ante los miembros del comité, y posteriormente elaborar minutas de reuniones y coordinar su firma.
  6. Realizar un manejo efectivo de contratos de transporte terrestre, almacenaje, manejo de carga y otros servicios relacionados, asegurando la oportuna identificación de las fuentes de fondos requerida para la contratación, así como monitorear las fechas de expiración de los contratos, alertando debidamente a los colegas para confirmar su finalización o solicitud de enmienda a fin de evitar alguna interrupción de los servicios.
  7. Proveer insumos y consolidar la información para los reportes del Committee on Supply Chain (CSC).
  8. Ingresar información en sistema de OCHA y orientar a los socios humanitarios sobre el sistema Marketplace para ingresos de requerimientos.
  9. Apoyar en la preparación de órdenes de compra (POs), SES/GRN, recopilación, elaboración y archivo de documentación, y otros apoyos a la operación logística.
  10. Ejecutar los procesos operacionales para la realización de cursos y eventos logísticos conjuntamente con los proveedores contratados (cartas y llamadas de seguimiento, correos, contratación de lugares de eventos, listados de asistencia, etc.)
  11. Monitorear a los proveedores de almacenamiento, transporte y otros servicios logísticos para asegurar la disponibilidad y calidad de la infraestructura, equipos y procesos necesarios para atender eficientemente los requerimientos de WFP.
  12. Brindar alertas oportunas a partir de los hallazgos encontrados en el monitoreo de las operaciones y hacer seguimiento a las acciones de mejora propuestas.
  13. Gestionar las aprobaciones o procesos que sean necesarias con personal de entidades gubernamentales tales como Ministerios y entidades gubernamentales que representen al Estado, así como servicios de Aduanas, entidades fitosanitarias, de control de calidad, y demás para la emisión de los permisos, licencias, certificaciones y demás documentación que sea requerida para el ingreso o exportación de carga ya sea alimentaria o no alimentaria que esté bajo la responsabilidad o el manejo del WFP en Ecuador.
  14. Gestionar la visita a puertos, aeropuertos, zonas francas, proveedores de servicio, otras bodegas y demás similares, según lo requieran las operaciones en cualquier parte del país, para mantener la correcta supervisión y agilidad de las acciones que se necesiten en apoyo a las operaciones del WFP en Ecuador, incluyendo áreas fronterizas.
  15. Proveer soporte general relativo a la operación logística del WFP en Ecuador, tanto para insumos alimentarios, como no alimentarios, para permitir una gestión fluida, eficiente y eficaz de los recursos que el WFP mantenga bajo la custodia o la responsabilidad del personal en Ecuador.
  16. Apoyar la preparación de cuadros comparativos, informes a los donantes, gobierno, agencias del Sistema de Naciones Unidas y otras partes interesadas; informes corporativos y reportes que sean requeridos, y presentaciones profesionales usando herramientas tales como PowerPoint y similares.
  17. Apoyar a su línea de supervisión en la elaboración de Procedimientos Operativos y gestión de los contratos para la provisión de servicios a demanda, o para servicios logísticos, que puedan ser solicitados al WFP Ecuador por parte de entidades gubernamentales u otros socios humanitarios en el país.
  18. Realizar cálculos y estimaciones de volúmenes y/o peso de cargas para efecto de una efectiva gestión de las capacidades de almacenamiento y transportes que sean requeridas o contratadas por el WFP Ecuador.
  19. Elaborar y/o actualizar el CONOPS (Concept of Operations) y otros documentos requeridos para clúster de logística.
  20. Contribuir en la organización y participar en reuniones interagenciales de Mesa Logística o Clúster Logístico, según sea requerido.
  21. Efectuar otras actividades que sean requeridas.

 

PERFIL REQUERIDO

Educación

  • Deseables estudios superiores en administración, comercio exterior, economía o ramas afines al proceso de cadena logística.

Experiencia

  • Al menos cuatro años de experiencia relevante y reciente en procesos de logística.
  • Se valorará positivamente la experiencia en WFP o en el Sistema de Naciones Unidas

Idiomas

  • Español como lengua materna
  • Al menos nivel intermedio de inglés oral y escrito.

Habilidades y conocimientos requeridos

  • Conocimiento de contratación de servicios y gestión de procesos de logística.
  • Conocimiento de cálculo de cargas, volúmenes y/o peso para almacenamiento y transportes.
  • Deseable tener conocimiento del mercado local en servicios logísticos.
  • Deseable tener conocimiento de las políticas y procedimientos de WFP
  • Saber trabajar bajo presión y entregar trabajos con eficacia y en tiempo solicitado.
  • Trabajo en equipo, buenas habilidades de comunicación e interpersonales
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