GD Walungu Assistant de Bureau

À propos de GiveDirectly :

GiveDirectly (GD) vise à remodeler les dons internationaux - et des millions de vies - en fournissant des subventions en espèces directement aux plus pauvres du monde. La Brookings Institution estime que 70 milliards de dollars de transferts en espèces seraient nécessaires pour éliminer l'écart de pauvreté ; le secteur de l'aide dépense actuellement 135 milliards de dollars chaque année, dont une grande partie sur des interventions sans preuves. GiveDirectly veut changer cela, en faisant des transferts en espèces une référence pour l'aide étrangère - comme le fonds indexé est une référence pour l'industrie financière - et, par la même occasion, accélérer la fin de l'extrême pauvreté.

Nous sommes à la recherche de talents exceptionnels pour agrandir notre équipe. Notre culture est directe, analytique, non hiérarchique et rapide. Nous recrutons des candidats dans les meilleures organisations de tous les secteurs d'activité – notre équipe a reçu des éloges de cabinets de conseil, de banques d'investissement, de jeunes entreprises, d'organisations à but non lucratif et des administrations publiques, pour n'en citer que quelques-uns. Nous valorisons la capacité et le désir d'apprendre sur des années d'expérience. Nous offrons des salaires et des avantages compétitifs ainsi que des primes en fonction des performances.

Apercu du role

L'Assistant de Bureau travaillera avec la Chargée des Opérations de Bureaux et fournira un soutien dans la gestion du bureau a Walungu. L’Assistant de Bureau fournira aussi un levier administratif à l'équipe de finance. Le rôle récompensera des compétences organisationnelles exceptionnelles, une résolution rapide des de défis logistiques et un profond intérêt pour le développement de la culture de GiveDirectly.

Responsibilities: 

Approvisionnement

• Assister l'équipe de direction dans la mise en œuvre de la politique d'approvisionnement
• Coordonner avec les fournisseurs la livraison, la réparation et l'entretien des fournitures achetées (y compris l'équipement utilisé par nos agents de terrain et les téléphones portables utilisés par nos destinataires)
• En cas de besoin, coordonner l’achat de nouveaux véhicules à Walungu, y compris:
  • Évaluer diverses options (prix, qualité, modèle, réparations à effectuer, négociation d'un prix, documents nécessaires etc.)

Gestion de l'inventaire

• Tenir un registre de toutes les propriétés de GD et faire des recommandations de remplacement
• Appliquer les protocoles sur la gestion / le suivi des biens de GD par le personnel et le respect général des politiques de stockage en toute sécurité
• Étiqueter tous les équipements et s’assurer que la distribution aux agents est faite selon les protocoles
• Faire une vérification trimestrielle des actifs

Sécurité et maintenance des bureaux

• En cas de besoin, mise en place d'un bail de bureau y compris:
  • Recherche de l’emplacement d’un nouveau bureau
  • Vérification de la qualité de la maison
  • Interactions avec le propriétaire
• Superviser l'entretien des bureaux à l'état stable, y compris la liaison avec le propriétaire pour les réparations

Logistique diverse / support administratif et financier

• Gérer les comptes d'argent mobile / de petite caisse et suivre les dépenses de manière organisée, détaillée et vérifiable, suivant le protocole de GiveDirectly
• Remettre les paiements divers aux fournisseurs et au personnel si nécessaire
• Synchroniser avec le département de finance pour obtenir les preuves de paiement
• Participer aux tâches logistiques ad hoc pour assurer le bon déroulement des fonctions de bureau et des événements d'équipe (choisir les hôtels, options pour Internet, etc.)
• Superviser la coordination des visiteurs prioritaires
• Fournir à l'équipe de gestion un soutien personnel en matière de voyage (options pour les voitures, bateaux, avions)
• Gérer l'association des motos et s'assurer que tous les motards suivent les règles de GD et arrivent à l'heure
• Livrer les marchandises achetées sur le terrain

Qualifications:

• Compétences organisationnelles exceptionnelles et souci du détail
• De solides compétences en communication
• Maîtrise de MS Excel et Word
• Fort esprit de propriété et capacité à travailler de manière autonome
• Parler français couramment, l’anglais est un atout
• Avoir un grand respect des valeurs de GD (ci-dessous)

Valeurs de GiveDirectly

• Priorité aux bénéficiaires

 Nous privilégions les préférences des bénéficiaires, pas celles de nos donateurs ni même les nôtres.

• L’équipe avant l’individuel

 Nous œuvrons pour le succès de l’organisation, pas celui des individus.

• Être proactivement franc

 Nous parlons et communiquons les informations en toute franchise.

• Créer une énergie positive

 Nous nous efforçons d’apporter de l’énergie positive à nos collègues, et pas de la leur prendre.

• Réfléchir Rigoureusement, agir rapidement

 Priorité à la rigueur et à l’action, pas au débat interminable.

• Se connaître et se développer

 Nous sommes conscients de nos défauts, mais nous les exploitons.

• Accepter la réalité, Proposer des solutions

 Nous ne nous attardons pas sur les problèmes. Nous créons des solutions.

• Être ambitieux de manière productive

 Nous prenons des risques qui pourraient révolutionner le secteur.

** GD s'engage à respecter toutes les lois locales, nationales et internationales qui protègent les enfants, les adultes vulnérables et les droits humains fondamentaux de tous. GD est attaché à une politique de «tolérance zéro pour l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels (SEAH)» et attend de toute personne travaillant pour GD qu'elle respecte en priorité la protection et la sauvegarde de nos destinataires. **