Administrateur - P2

Introduction

Le poste est situé dans l'Unité de la gestion des locaux (FACILITIES) au sein du Département de l'administration et des services internes (INTSERV). Le département est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. L’unité est chargée de superviser la construction, l'acquisition, l’affectation et l'entretien de tous les bâtiments et bureaux de l’OIT, ainsi que de la fourniture et de la gestion efficaces de tous les biens et services nécessaires en interne à cet effet.

Le/la titulaire est responsable pour la gestion des inventaires des biens mobiliers et de veiller au respect des règles et procédures en matière de gestion de biens et de propriétés. Le/la titulaire est également amené à contribuer à la mise en place du logiciel de gestion de l’espace de travail intégré (Integrated Workplace Management System - IWMS) ainsi qu’à son administration à l’échelle de l’Organisation. L’activité inclut de tâches comme la gestion de la base de données, l’analyse et la synthèse des besoins et des problèmes des utilisateurs, la maintenance évolutive du logiciel ainsi que l’évaluation de son fonctionnement.

Le/la titulaire relève du/de la responsable des biens mobiliers et immobiliers.

Tâches spécifiques

1. Administrer le système de gestion de l’espace de travail intégré. Paramétrer le logiciel, paramétrer les documents et les rapports à générer depuis le logiciel, administrer les comptes utilisateurs, définir leurs droits d’utilisation, participer à la reprise des données et fournir du support aux utilisateurs au siège et sur le terrain. Identifier les incohérences du système et assurer le suivi de leur résolution.
2. Agir en tant que point focal auprès du fournisseur du logiciel IWMS. Mettre en place des indicateurs de performance, proposer des améliorations et modifications au superviseur et assumer le suivi auprès du fournisseur. Préparer des rapports périodiques en fonction des demandes de sa supervision.
3. Rédiger et mettre à jour le matériel de formation et la documentation destinée aux utilisateurs du système et former les utilisateurs en fonction des besoins. Vérifier que les utilisateurs travaillent en conformité avec les procédures standard et assurer le suivi nécessaire.
4. Gérer l’application de gestion des inventaires physiques des biens et équipements du BIT au siège. Donner les instructions nécessaires au personnel concerné pour la réception et l’inventoriage des biens et équipements ainsi qu’au personnel chargé de l’évacuation physique du matériel hors d’usage. Informer les différents utilisateurs et mettre à jour l’application.
5. Planifier et organiser l’inventaire physique de fin d’année du bâtiment du siège et assurer le suivi de cet exercice dans les bureaux extérieurs du BIT (bureaux officiels et de projets).
6. Analyser et évaluer les rapports financiers d’inventaires physiques préparés périodiquement; détecter les anomalies manifestes ou les tendances inhabituelles et faire adopter les mesures rectificatives; expliquer les variations et rédiger des rapports et la correspondance nécessaire.
7. Orienter le personnel à l’intérieur et à l’extérieur d’INTSERV ou du Bureau concernant l’interprétation et l’application correctes des règles, règlements et documents d’orientation établis pour la gestion d’inventaire.
8. Tenir à jour les plans architecturels du bâtiment et y apporter les changements techniques et structurels qui font suite aux divers projets majeurs de réaménagements et de rénovation réalisés par FACILITIES. 
9. Maintenir un inventaire des plans du bâtiment informatiques et papier. Effectuer, en collaboration avec le gestionnaire des espaces de FACILITIES, des modifications de plans, de surfaces et toute autre saisie nécessaire à la bonne gestion des espaces et de sa signalétique.
10. Tenir à jour et enrichir ses connaissances en matière de logiciel de gestion de l’espace de travail intégré et des plans architecturaux du bâtiment. 
11. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées. 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Obtenir, rassembler et mettre au point des bases de données contenant des informations administratives, notamment sur le personnel, le budget ou les finances.
2. Participer à l’organisation de conférences, séminaires et réunions.
3. Veiller au suivi des activités et des ressources et actualiser les informations.
4. Tenir à jour les registres des engagements et des dépenses.
5. Préparer des rapports périodiques sur des questions administratives.
6. Participer au soutien administratif des projets et à l’élaboration des propositions de projets.
7. Préparer des estimations de budget et les prévisions en matière de dépenses. Proposer des modifications d’allocations et les justifier.
8. Préparer des rapports sur l’état d’avancement des projets ainsi que les plans d’activités de l’unité de travail.
9. Superviser le travail du personnel d’appui administratif.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire de premier grade en gestion de locaux, immobilier et sa gestion, services généraux ou dans un domaine connexe.

Expérience

Au moins deux ans d’expérience dans le domaine de la gestion des locaux.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue officielle (français, anglais, espagnol) de l’Organisation.  Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation.  L’une des langues doit être le français.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Maîtrise des logiciels de gestion des plans du bâtiment. Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financières. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques de l’organisation. Compétence en gestion des inventaires, des espaces et des plans du bâtiment. Bonne aptitude rédactionnelle et sens aigu de la communication. Connaissance de base en technologie de l’information.  Aptitude à utiliser des logiciels Word, Tables de calcul, base de donnée et autres logiciels et systèmes d’aide dans la gestion de l’espace de travail intégré.  Faculté d’organisation. Connaissance des opérations, et des objectifs de l’unité de travail et du domaine technique y relatif. Bonne capacité d'analyse et souci du détail et de la précision.  Aptitude à soutenir de multiples projets et à faire face à des priorités changeantes dans un environnement où les délais sont stricts. Motivé pour atteindre les objectifs. Fait preuve d'initiative. Aptitude à effectuer les tâches assignées conformément aux instructions et aux directives. Souci de la qualité des services fournis aux clients. Aptitude à travailler en coopération avec différentes parties prenantes et à leur communiquer des informations techniques de manière claire. Aptitude à répondre aux questions des utilisateurs, à résoudre les problèmes techniques et assurer l’interface avec les fournisseurs. Aptitude à fournir un service d’appui aux utilisateurs et à rédiger des rapports et de la documentation.

Compétences comportementales
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.