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Administrateur - P2

Genève (Switzerland)

  • Organization: ILO - International Labour Organization
  • Location: Genève (Switzerland)
  • Grade: P-2, International Professional - Internationally recruited position - Junior level
  • Occupational Groups:
  • Closing Date: 2021-08-09

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Grade: P2  

No. du poste: RAPS/2/2021/INTSERV/01
Date de publication: 09 juillet 2021 
Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 09 août 2021 

 

Job ID: 6441 
Département: INTSERV 
Unité: FACILITIES 
Lieu d'affectation: Genève   
Type de contrat: Durée déterminée 

 

Peuvent participer:

  • Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel du BIT.
  • Les candidats/tes externes.

 

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler.  .

 

Les candidatures des fonctionnaires qui ont atteint leur âge de retraite tel que défini dans l'article 11.3 du Statut du personnel au plus tard le 31 décembre 2017, ou qui ont déjà quitté le BIT suite à leur retraite ou leur retraite anticipée ne seront pas prises en considération.

 

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel et accueille favorablement les candidatures de femmes qualifiées. Nous encourageons aussi celles de personnes handicapées. Si vous ne pouvez pas remplir notre formulaire de candidature en ligne en raison d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

 

L'OIT accueille les candidats ayant une expérience de travail au sein des mandants de l'OIT (gouvernements, organisations d'employeurs et d'entreprises, et organisations de travailleurs).

 

Les candidatures émanant de personnes originaires d'Etats Membres non représentés ou sous-représentés ou d'Etats Membres amenés à le devenir prochainement retiendront particulièrement l'attention. On trouvera la liste des pays concernés ici:  https://jobs.ilo.org/content/non--and-under-represented-member-States-FR/?locale=fr_FR

 

Outre les entretiens et épreuves que tout candidat peut être tenu de passer, la réussite du Centre d'évaluation du BIT est requise pour tout candidat externe ou tout candidat interne postulant à une catégorie supérieure.

 

Nonobstant les considérations générales énoncées dans le statut du personnel de l'OIT, le présent avis de vacance de poste est le seul document faisant autorité en ce qui concerne les qualifications requises pour ce poste. Les qualifications minimales requises ont été déterminées en fonction des fonctions et responsabilités spécifiques de ce poste.

 

Les exigences linguistiques spécifiques pour ce poste sont détaillées ci-dessous. Toutefois, les candidats qui postulent à des postes vacants de la catégorie des services organiques, qui n'ont pas encore accompli avec succès leur période de stage au sein du BIT et dont la langue maternelle n'est pas l'une des langues de travail du Bureau (français, anglais et espagnol), doivent posséder une connaissance pleinement satisfaisante d'au moins une des langues de travail du BIT. S'ils sont nommés, ils peuvent être tenus d'acquérir la connaissance d'une deuxième langue de travail du Bureau au cours de leurs premières années de service.

Introduction

Le poste est situé dans l'Unité de la gestion des locaux (FACILITIES) au sein du Département de l'administration et des services internes (INTSERV). Le département est responsable de la gestion générale des installations, des biens et de l'inventaire, de la sûreté et de la sécurité, de l'impression, de la publication et de la distribution, des privilèges diplomatiques, des voyages et des transports, de l'utilisation des espaces ouverts au public et des services internes généraux. L’unité est chargée de superviser la construction, l'acquisition, l’affectation et l'entretien de tous les bâtiments et bureaux de l’OIT, ainsi que de la fourniture et de la gestion efficaces de tous les biens et services nécessaires en interne à cet effet.

Le/la titulaire est responsable pour la gestion des inventaires des biens mobiliers et de veiller au respect des règles et procédures en matière de gestion de biens et de propriétés. Le/la titulaire est également amené à contribuer à la mise en place du logiciel de gestion de l’espace de travail intégré (Integrated Workplace Management System - IWMS) ainsi qu’à son administration à l’échelle de l’Organisation. L’activité inclut de tâches comme la gestion de la base de données, l’analyse et la synthèse des besoins et des problèmes des utilisateurs, la maintenance évolutive du logiciel ainsi que l’évaluation de son fonctionnement.

Le/la titulaire relève du/de la responsable des biens mobiliers et immobiliers.

Tâches spécifiques

  1. Administrer le système de gestion de l’espace de travail intégré. Paramétrer le logiciel, paramétrer les documents et les rapports à générer depuis le logiciel, administrer les comptes utilisateurs, définir leurs droits d’utilisation, participer à la reprise des données et fournir du support aux utilisateurs au siège et sur le terrain. Identifier les incohérences du système et assurer le suivi de leur résolution.
  2. Agir en tant que point focal auprès du fournisseur du logiciel IWMS. Mettre en place des indicateurs de performance, proposer des améliorations et modifications au superviseur et assumer le suivi auprès du fournisseur. Préparer des rapports périodiques en fonction des demandes de sa supervision.
  3. Rédiger et mettre à jour le matériel de formation et la documentation destinée aux utilisateurs du système et former les utilisateurs en fonction des besoins. Vérifier que les utilisateurs travaillent en conformité avec les procédures standard et assurer le suivi nécessaire.
  4. Gérer l’application de gestion des inventaires physiques des biens et équipements du BIT au siège. Donner les instructions nécessaires au personnel concerné pour la réception et l’inventoriage des biens et équipements ainsi qu’au personnel chargé de l’évacuation physique du matériel hors d’usage. Informer les différents utilisateurs et mettre à jour l’application.
  5. Planifier et organiser l’inventaire physique de fin d’année du bâtiment du siège et assurer le suivi de cet exercice dans les bureaux extérieurs du BIT (bureaux officiels et de projets).
  6. Analyser et évaluer les rapports financiers d’inventaires physiques préparés périodiquement; détecter les anomalies manifestes ou les tendances inhabituelles et faire adopter les mesures rectificatives; expliquer les variations et rédiger des rapports et la correspondance nécessaire.
  7. Orienter le personnel à l’intérieur et à l’extérieur d’INTSERV ou du Bureau concernant l’interprétation et l’application correctes des règles, règlements et documents d’orientation établis pour la gestion d’inventaire.
  8. Tenir à jour les plans architecturels du bâtiment et y apporter les changements techniques et structurels qui font suite aux divers projets majeurs de réaménagements et de rénovation réalisés par FACILITIES. 
  9. Maintenir un inventaire des plans du bâtiment informatiques et papier. Effectuer, en collaboration avec le gestionnaire des espaces de FACILITIES, des modifications de plans, de surfaces et toute autre saisie nécessaire à la bonne gestion des espaces et de sa signalétique.
  10. Tenir à jour et enrichir ses connaissances en matière de logiciel de gestion de l’espace de travail intégré et des plans architecturaux du bâtiment. 
  11. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées. 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

  1. Obtenir, rassembler et mettre au point des bases de données contenant des informations administratives, notamment sur le personnel, le budget ou les finances.
  2. Participer à l’organisation de conférences, séminaires et réunions.
  3. Veiller au suivi des activités et des ressources et actualiser les informations.
  4. Tenir à jour les registres des engagements et des dépenses.
  5. Préparer des rapports périodiques sur des questions administratives.
  6. Participer au soutien administratif des projets et à l’élaboration des propositions de projets.
  7. Préparer des estimations de budget et les prévisions en matière de dépenses. Proposer des modifications d’allocations et les justifier.
  8. Préparer des rapports sur l’état d’avancement des projets ainsi que les plans d’activités de l’unité de travail.
  9. Superviser le travail du personnel d’appui administratif.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire de premier grade en gestion de locaux, immobilier et sa gestion, services généraux ou dans un domaine connexe.

Expérience

Au moins deux ans d’expérience dans le domaine de la gestion des locaux.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue officielle (français, anglais, espagnol) de l’Organisation.  Connaissance pratique d’une autre langue officielle de l’Organisation.  L’une des langues doit être le français.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

Maîtrise des logiciels de gestion des plans du bâtiment. Connaissance du règlement financier et des règles de gestion financières. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques de l’organisation. Compétence en gestion des inventaires, des espaces et des plans du bâtiment. Bonne aptitude rédactionnelle et sens aigu de la communication. Connaissance de base en technologie de l’information.  Aptitude à utiliser des logiciels Word, Tables de calcul, base de donnée et autres logiciels et systèmes d’aide dans la gestion de l’espace de travail intégré.  Faculté d’organisation. Connaissance des opérations, et des objectifs de l’unité de travail et du domaine technique y relatif. Bonne capacité d'analyse et souci du détail et de la précision.  Aptitude à soutenir de multiples projets et à faire face à des priorités changeantes dans un environnement où les délais sont stricts. Motivé pour atteindre les objectifs. Fait preuve d'initiative. Aptitude à effectuer les tâches assignées conformément aux instructions et aux directives. Souci de la qualité des services fournis aux clients. Aptitude à travailler en coopération avec différentes parties prenantes et à leur communiquer des informations techniques de manière claire. Aptitude à répondre aux questions des utilisateurs, à résoudre les problèmes techniques et assurer l’interface avec les fournisseurs. Aptitude à fournir un service d’appui aux utilisateurs et à rédiger des rapports et de la documentation.

Compétences comportementales
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.

 

 

Conditions d'emploi

  • Tout engagement et/ou prolongation de contrat est soumise au Statut du personnel et autres règles internes en vigueur. Toute offre d'emploi du BIT est subordonnée à la certification par le/la Conseiller/ère médical(e) du BIT selon laquelle l'intéressé est médicalement apte à remplir les exigences inhérentes et spécifiques du poste offert. Afin de confirmer une offre du BIT, le/a candidat(e) retenu(e) devra subir un examen médical.
  • Le contrat initial sera émis pour une période de vingt-quatre mois.
  • Le/la candidat(e) externe retenu(e) sera en période probation pour les deux premières années de son affectation.
  • Toute extension de contrat au-delà de la période probatoire est sujet à une conduite et performance satisfaisantes.

Pour plus d'informations sur les conditions d'emploi, veuillez consulter: https://jobs.ilo.org/content/International-FR/?locale=fr_FR.

 

Information importante

Les fonctionnaires de la catégorie des services généraux intéressés par ce poste sont informés que, s'ils sont sélectionnés, ils se verront offrir le traitement et les indemnités applicables au grade du poste auquel ils postulent, ce qui peut entraîner des modifications substantielles de leur rémunération nette. Conformément à l'article 3.4 du statut du personnel du BIT, le traitement d'un fonctionnaire, lors de sa promotion, ne peut en aucun cas être supérieur au traitement maximal du grade auquel il a été promu. Pour toute question ou précision, veuillez contacter votre partenaire RH à l'adresse suivante : hrpartner@ilo.org

 

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site e-Recruitment du BIT, ILO Jobs, à l'adresse suivante :  https://jobs.ilo.org/?locale=fr_FR. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

 

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 3 à 4 mois suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

 

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc. afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

 

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant des adresses email différentes de celles du BIT - ilo@.org - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant. 

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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