Chef(fe) de l'unité des acquisitions

Introduction

Le poste est à pourvoir au Bureau des achats et contrats (PROCUREMENT), qui relève du Trésorier et contrôleur des finances. Le BIT mène chaque année plus de 14 000 opérations d’acquisition, pour un montant total d’environ 150 millions de dollars des États-Unis.

PROCUREMENT met au point, administre et diffuse les politiques, les règles et les procédures régissant les achats et les contrats, conformément au Règlement financier et aux Règles de gestion financière de l’OIT. Il joue un rôle de conseil, de planification, de coordination et de résolution des difficultés à l’égard des questions d’acquisition qui mettent en jeu des montants importants et revêtent un caractère stratégique et complexe. Il mène à bien les procédures d’acquisition voulues pour répondre aux besoins en équipements, biens, travaux et services du siège de l’OIT, des bureaux extérieurs et des programmes et projets financés par des ressources extrabudgétaires, en assurant les services nécessaires en matière de contrats. Il fournit également des informations et dispense des formations sur les questions d’acquisition et de passation de marchés.

Le/la titulaire est le/la Chef(fe) de l’unité des acquisitions et le conseiller principal auprès de la haute direction, des responsables et du personnel du siège de l’OIT, des bureaux extérieurs et des programmes et projets financés par des ressources extrabudgétaires, pour ce qui concerne les questions d’acquisition et les mesures y afférentes.

Il/Elle relève du chef de PROCUREMENT.

Tâches spécifiques

1. Donner des avis autorisés sur des questions techniques ou de politique touchant tous les aspects des achats; mettre au point et faire connaître les meilleures pratiques et appliquer dans la gestion des acquisitions les enseignements tirés des évaluations comparatives.
2. Diriger et orienter l’équipe chargée des achats; planifier et attribuer le travail; encadrer, accompagner et évaluer le personnel; participer au recrutement et à la sélection de nouveaux membres du personnel; faire en sorte que le personnel de PROCUREMENT ait accès à des programmes de formation et de développement.
3. Aider le chef de PROCUREMENT à planifier, diriger et coordonner le programme de travail du Bureau, à fixer les priorités et les délais de travail, à évaluer et à résoudre les problèmes liés aux ressources (humaines ou financières) et à rendre compte des activités d’acquisition menées.
4. Analyser des propositions d’acquisition particulièrement complexes et/ou importantes ayant de lourdes conséquences financières ou opérationnelles; déterminer la stratégie ou l’approche appropriée pour servir au mieux les intérêts de l’Organisation et en assurer la mise en œuvre, notamment en autorisant des dérogations aux règles, pratiques et procédures établies, en tant que de besoin. 
5. Faire réaliser des études de marché sur les marchandises et services; se tenir au courant des nouvelles technologies et des nouveaux produits ou services, et évaluer et recommander des sources possibles d’approvisionnement; entreprendre des analyses stratégiques concernant les opérations et dépenses d’acquisition et en intégrer les conclusions dans les programmes et stratégies mis au point en la matière. 
6. Diriger, gérer et conduire la planification, la sollicitation, l’évaluation, la négociation et, si nécessaire, l’achèvement des activités d’acquisitions et de passations des marchés; mettre en œuvre une stratégie appropriée en matière de contrats, après avoir analysé les risques encourus et proposé une stratégie pour les atténuer; obtenir une décision interne sur les adjudications de contrats envisagées et veiller à ce que les contrats proposés répondent à l’intérêt supérieur de l’Organisation; surveiller le respect des contrats, recommander leur modification ou prolongation, et conseiller les parties concernées sur leurs droits et obligations contractuels; régler les problèmes survenant lors de l’exécution des contrats.
7. Autoriser jusqu’à la limite approuvée, ou recommander l’autorisation, des contrats d’achat ou commandes; conformément aux pouvoirs financiers délégués, vérifier et confirmer que les activités menées au siège de l’OIT, dans les bureaux extérieurs ou dans le cadre des programmes et projets financés par des ressources extrabudgétaires soient conformes aux règles et procédures du BIT régissant les achats; en cas de problème, recommander les mesures nécessaires pour y remédier et en assurer la mise en œuvre, notamment en élaborant et en dispensant des formations appropriées à l’intention des cadres dirigeants et du personnel.

section facultative (si nécessaire)

8. Pratiquer le développement professionnel continu afin de suivre l’évolution des bonnes pratiques. Proposer des améliorations des processus et méthodes de travail pour les mettre en conformité avec les meilleures pratiques, compte tenu des possibilités offertes par le développement des fonctionnalités informatiques, y compris par le progiciel de gestion intégré IRIS (Système intégré d'information sur les ressources); représenter PROCUREMENT pour toute question concernant IRIS.

9. Analyser les réformes de l’ONU en matière d’achats, déterminer leur applicabilité aux opérations d’acquisition du BIT; élaborer des propositions en vue de la révision des politiques et procédures internes régissant les achats; élaborer et recommander des stratégies pour une mise en œuvre efficiente des politiques et réformes en la matière et établir en conséquence des instructions, directives et autres documents de gouvernance ou communications à l’intention des responsables et du personnel. 

10. Apporter une contribution de fond lors de l’établissement de notes de synthèse et de rapports destinés au Conseil d’administration.

11. Représenter l’Organisation lors des grandes réunions avec de hauts responsables (sur les plans interne et externe) et représentants gouvernementaux, ainsi que lors des négociations avec les hauts responsables de diverses organisations commerciales, aux fins de la conclusion de contrats majeurs. Représenter l’Organisation lors des réunions propres aux acquisitions pouvant être organisées au sein du système des Nations Unies, notamment dans le cadre du Groupe des activités communes d’achat à Genève et du Réseau achats du Comité de haut niveau sur la gestion. Être le représentant principal du Bureau à l’égard du Portail mondial pour les fournisseurs des organismes des Nations Unies. 

12. Effectuer d'autres tâches pertinentes selon les besoins.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Planifier, diriger et coordonner le programme de travail.
2. Veiller à ce que l’acquisition d’articles et d’équipements se fasse dans des conditions optimales et conformes à des normes acceptables.
3. Diriger la planification, la sollicitation, la négociation, l’administration et l’achèvement nécessaires des activités d’acquisitions et de passations des marchés.
4. Mettre au point des procédures améliorées en matière d’acquisition et de passation des marchés destinées à accroître l’efficacité des opérations d’acquisition et de passation des marchés.
5. Établir et entretenir des relations entre le siège, les bureaux extérieurs et régionaux et organiser des consultations relatives aux politiques et autres questions opérationnelles portant sur les activités d’acquisitions et de passations des marchés du BIT.
6. Fixer les priorités et les délais de travail, revoir et évaluer les travaux de la section des acquisitions portant sur des aspects tels que les descriptions et spécifications des acquisitions, les termes des contrats et autres données y relatives.
7. Revoir les politiques, objectifs, directives et instructions, informer le personnel des conséquences et de l’application des lignes directrices.
8. Analyser les propositions d’acquisition relevant de programmes d’acquisitions particulièrement complexes et recommander des solutions aux problèmes difficiles rencontrés lors de l’exécution de l’acquisition.
9. Conseiller les départements, bureaux extérieurs et projets sur des questions d’acquisition et de passation des marchés.
10. Informer la direction des conséquences des acquisitions et des passations des marchés sur le programme et le budget et effectuer des analyses critiques continues des méthodes de travail de la section, identifier les éléments problématiques et apporter des solutions de redressement.
11. Déterminer les besoins en formation et diriger des programmes de formation portant sur les principes, politiques et procédures d’acquisition et de passation des marchés.
12. Représenter le Bureau à l’occasion de réunions, conférences et séminaires.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur dans le domaine de la gestion des entreprises ou des administrations publiques, des achats, du droit ou dans toute autre discipline apparentée. Une certification professionnelle dans le domaine des achats constituerait un atout.

Expérience

Au moins 10 années d’expérience dans la négociation et la gestion des achats et des contrats, dont au moins cinq années à de hautes responsabilités de direction et de coordination. Une expérience au niveau international est exigée, de préférence acquise dans une organisation du système des Nations Unies ou une grande entité similaire du secteur public. Une expérience de travail avec un progiciel avancé de gestion intégré, de préférence Oracle, serait un atout, de même qu’une expérience sur le terrain.

Langues

Excellente maîtrise de l’anglais ou du français et connaissance pratique de l’autre langue. La connaissance de l’espagnol constituerait un atout.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques

In-depth knowledge and understanding of all facets of international procurement, including purchasing and contracting principles, techniques, practices and regulations.  Good knowledge of broader economic and market perspectives as well as understanding of issues relating to procurement for developing countries. Ability to develop clear goals that are consistent with agreed strategies and identify priority work activities and assignments.  Ability to use analytical tools and qualitative and quantitative techniques. Ability to conceptualise, plan, coordinate and conduct straightforward research work and apply laws, regulations and policies. Knowledge of office financial rules and regulations. Knowledge of negotiated procurement procedures and the pertinent laws and regulations. Computer and data management skills. Knowledge and skills sufficient to evaluate bids and to recommend competitive ranges. Knowledge of programme requirements or technical needs to aid in procurement planning. Demonstrated technical expertise in formulating guidelines, training materials, alternative courses of action and programme proposals. Ability to provide advisory services to management to include creative and cost effective solutions. Knowledge of programme requirements or technical needs to aid in procurement planning. Demonstrated technical expertise in devising new methods, concepts, approaches and techniques, leading to development of ILO procurement standards and guidelines. Demonstrated leadership and managerial skills to guide, coordinate, engage and motivate staff and promote harmonious relationships and teamwork.  Proven decision-making and problem-solving skills.  Demonstrated integrity and transparency.  Demonstrated negotiation skills.  Ability to adapt quickly to changing conditions.  Demonstrated capacity to instil a strong service ethos.  Effective oral and written communication skills.   Strong interpersonal skills, tact and diplomacy.  Proven ability to establish and develop networks and partnerships.  Ability to represent the Organization and advocate its values in external bodies.  

Compétences comportementales

Ability to work in a multicultural environment and to demonstrate gender-sensitive and non-discriminatory behaviour and attitudes.