Jefe/a de la unidad de PROCUREMENT

Introducción

El puesto está adscrito a la Oficina de Compras y Contratos (PROCUREMENT), que depende de la Oficina del Tesorero y Contralor de Finanzas. La OIT realiza anualmente más de 14 000 operaciones de compra, por un valor total de unos 150 millones de dólares de los Estados Unidos.

PROCUREMENT formula, administra y divulga políticas, normas y procedimientos en materia de compras y contratos, de conformidad con el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada de la Organización. La Oficina de Compras y Contratos proporciona asesoramiento, planifica, coordina e idea respuestas para resolver las dificultades relacionadas con las adquisiciones, que presentan un alto valor, tienen carácter estratégico y son de naturaleza compleja. Ejecuta procedimientos de contratación para la adquisición de equipos, bienes, obras y servicios para la sede de la Organización, las oficinas exteriores y los programas y proyectos financiados con recursos extrapresupuestarios, y presta servicios de contratación complementarios. Asimismo, la Oficina de Compras y Contratos proporciona información y capacitación sobre cuestiones relacionadas con las adquisiciones y la contratación.

El/la titular del puesto actuará como Jefe/a de la unidad de PROCUREMENT y como asesor/a principal de los altos funcionarios, los funcionarios con responsabilidades de gestión y otros miembros del personal de la sede, las oficinas exteriores y los programas y proyectos financiados con recursos extrapresupuestarios sobre cuestiones relativas a adquisiciones y actividades conexas.

El/la titular del puesto dependerá del Jefe de PROCUREMENT.

Funciones específicas

1. Prestar asesoramiento especializado, tanto de carácter técnico como en materia de políticas, sobre todos los aspectos relativos a las adquisiciones; formular y divulgar las mejores prácticas y aplicar sistemas de evaluación comparativa al ámbito de las adquisiciones.
2. Dirigir y orientar un equipo de trabajo de adquisiciones; planificar y asignar tareas; orientar, aconsejar, y evaluar al personal; participar en la contratación y selección de nuevos miembros del personal; impartir formación y programas de desarrollo al personal de PROCUREMENT.
3. Brindar apoyo al Jefe de PROCUREMENT en la planificación, dirección y coordinación del programa de trabajo de la Oficina de Compras y Contratos, definiendo prioridades y programas, valorando y resolviendo cuestiones relacionadas con la disponibilidad de recursos (personal y recursos financieros) y elaborando informes sobre las actividades de adquisición.
4. Analizar propuestas de adquisición especialmente complejas y/o cruciales con una incidencia operativa o financiera significativa; determinar la estrategia o el enfoque más adecuados para servir de la mejor manera posible al interés institucional, y velar por la correcta ejecución, en particular mediante la autorización de excepciones a las normas, las prácticas y los procedimientos establecidos, según sea necesario. 
5. Conducir estudios de mercado sobre bienes y servicios; identificar nuevas tecnologías, productos o servicios y evaluar y proponer eventuales fuentes de suministro; realizar análisis estratégicos de las actividades de compra y los gastos, e incorporar los hallazgos a las estrategias y la planificación de las adquisiciones. 
6. Dirigir, gestionar y llevar a cabo la planificación, la licitación, la evaluación, la negociación y, en caso necesario, la revocación de operaciones de adquisición y contratación; aplicar una estrategia de contratación adecuada, una vez evaluados los riesgos ligados a las adquisiciones y formulada una estrategia de mitigación del riesgo; promover decisiones internas respecto a las decisiones de adjudicación de contratos y velar por que los contratos propuestos satisfagan el interés superior de la Organización; supervisar el cumplimiento de los contratos, proponer modificaciones y prórrogas de contratos y asesorar a las partes implicadas en materia de derechos y obligaciones contractuales; resolver los problemas que surjan durante el periodo de ejecución de los contratos.
7. Autorizar los contratos de adquisiciones u órdenes de compra hasta el límite aprobado o proponer su autorización; de conformidad con la autoridad financiera delegada, supervisar y validar el cumplimiento de las normas y procedimientos de la OIT en materia de compras y contratación en la sede, en las oficinas exteriores y en los programas y proyectos financiados con fondos extrapresupuestarios de la OIT; cuando proceda, proponer y aplicar las medidas correctivas apropiadas, en particular elaborando e impartiendo actividades de capacitación dirigidas a los directivos y demás miembros del personal. 

sección opcional (solo si necesario)

8. Realizar actividades de desarrollo profesional continuo en materia de buenas prácticas. Proponer la introducción de mejoras en los métodos y procesos de trabajo, de conformidad con las buenas prácticas y teniendo en cuenta las oportunidades que ofrece la mejora de las funcionalidades informáticas, en particular el sistema de planificación de los recursos institucionales (Sistema Integrado de Información sobre los Recursos [IRIS]); actuar en calidad de punto focal de IRIS en PROCUREMENT.

9. Analizar las reformas de las Naciones Unidas en materia de adquisiciones y contratación pública, y determinar su pertinencia para las prácticas de adquisición y contratación de la OIT; elaborar propuestas para la revisión de las políticas y los procedimientos internos de adquisición y contratación; elaborar y proponer estrategias para la aplicación eficaz de las políticas y reformas en materia de adquisición y contratación; preparar las correspondientes instrucciones, directrices y otros documentos y comunicaciones sobre gobernanza para el personal directivo y demás funcionarios.

10. Aportar contribuciones de fondo para la preparación de documentos de posición e informes destinados a su presentación al Consejo de Administración.

11. Representar a la Organización en reuniones importantes con altos funcionarios (tanto a nivel interno como externo) y funcionarios gubernamentales, así como en el marco de negociaciones con altos ejecutivos de diferentes organizaciones comerciales con objeto de suscribir contratos importantes. Representar a la Organización en reuniones especializadas sobre adquisiciones celebradas en el marco del sistema de las Naciones Unidas, en particular, en el Grupo Encargado de las Actividades de Adquisición Comunes de Ginebra y en la Red de Adquisiciones del Comité de Alto Nivel sobre Gestión. Ejercer en la Oficina de Compras y Contratos las funciones de principal punto focal del Mercado Global de las Naciones Unidas.

12. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Planificar, dirigir y coordinar el programa de trabajo.
2. Velar por que la adquisición de los artículos y equipos se realice en condiciones óptimas y se ciña a las normas aceptables.
3. Dirigir, según sea necesario, la planificación, licitación, negociación, administración y resolución de contratos y acuerdos de compra.
4. Establecer mejores procedimientos de adquisición y contratación para la ejecución eficaz de las operaciones de adquisición y contratación.
5. Entablar y mantener relaciones con la sede y con las oficinas regionales y en el terreno, y realizar consultas sobre políticas y otras cuestiones operativas conexas relativas a las actividades de adquisición y contratación de la Oficina.
6. Determinar las prioridades y los plazos de trabajo, examinar y evaluar la labor de la Unidad de Compras en cuestiones como descripciones, pliegos de condiciones y cláusulas contractuales y otros aspectos conexos.
7. Examinar la política, los objetivos, las directivas y las instrucciones e informar a la plantilla acerca de las implicaciones y la aplicación de las directrices.
8. Analizar las propuestas de adquisición para programas de compra especialmente complejos y recomendar soluciones a los problemas delicados que hayan surgido en la realización de la adquisición.
9. Asesorar a los departamentos, las oficinas en el terreno y los proyectos sobre cuestiones relativas a la adquisición y la contratación.
10. Asesorar a la dirección sobre las repercusiones que tienen las adquisiciones y la contratación sobre el programa y presupuesto, así como realizar un análisis crítico y continuo de los métodos de trabajo de la sección, identificar aspectos problemáticos e introducir medidas correctivas.
11. Identificar las necesidades en materia de formación y dirigir programas de capacitación sobre los principios, las políticas y los procedimientos en materia de adquisiciones y contratación.
12. Representar a la Oficina en reuniones, conferencias y seminarios.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior en Administración de empresas o Administración Pública, Adquisiciones y Contratación, Gestión, Derecho u otra disciplina afín. Se valorará toda certificación profesional en el ámbito de las adquisiciones y la contratación.

Experiencia

Al menos diez años de experiencia en la negociación y administración de compras y contratos, de los cuales como mínimo cinco en un cargo de dirección y coordinación de alto nivel. Se requiere experiencia a nivel internacional, obtenida preferiblemente en una organización del sistema de las Naciones Unidas o en otra gran entidad comparable del sector público. Se valorará poseer experiencia de trabajo con sistemas avanzados de planificación de los recursos institucionales (ERP), preferiblemente de Oracle. Se valorará la experiencia sobre el terreno.

Idiomas

Se requiere un excelente dominio del inglés o del francés y conocimiento práctico del otro idioma. Se valorará el conocimiento del español.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Conocimiento y comprensión profundos de todas las facetas de las adquisiciones internacionales, en particular de los principios, las técnicas, las prácticas y las normas de compra y contratación. Buenos conocimientos de las perspectivas económicas y del mercado en un sentido más amplio, y comprensión de las cuestiones relativas a los procesos de adquisición y contratación en los países en desarrollo. Capacidad para desarrollar objetivos claros que sean coherentes con las estrategias acordadas, y para identificar actividades y tareas prioritarias. Capacidad para utilizar herramientas analíticas y técnicas cualitativas y cuantitativas. Capacidad para conceptualizar, planificar, coordinar y realizar trabajos de investigación sencillos y de aplicar las normas, la reglamentación y las políticas. Conocimientos de las normas y los reglamentos financieros de la Oficina. Conocimientos de los procedimientos de adquisición negociada y de la legislación y reglamentación pertinentes. Conocimientos de informática y de gestión de datos. Conocimientos y capacidades suficientes para evaluar ofertas y recomendar opciones competitivas. Conocimientos de los requisitos programáticos o de las necesidades técnicas para ayudar en la planificación de las adquisiciones. Experiencia técnica probada en la formulación de directrices, material de formación, cauces de acción alternativos y propuestas programáticas. Capacidad para prestar servicios de asesoramiento a la dirección y aportar soluciones creativas y rentables. Conocimientos de los requisitos programáticos o de las necesidades técnicas para ayudar en la planificación de las adquisiciones. Pericia técnica probada para introducir nuevos métodos, conceptos, planteamientos y técnicas que permitan la elaboración de normas y directrices de la OIT en materia de adquisiciones. Aptitudes demostradas de dirección y gestión para guiar, coordinar, involucrar y motivar al personal, así como para fomentar el trabajo en equipo y unas relaciones de trabajo armoniosas. Aptitudes demostradas para la adopción de decisiones y la solución de problemas. Integridad y transparencia demostradas. Competencias demostradas para la negociación. Rápida capacidad de adaptación a condiciones variables. Capacidad demostrada para infundir una firme actitud de servicio. Aptitudes eficaces para la comunicación oral y escrita. Excelentes dotes para las relaciones interpersonales, tacto y diplomacia. Capacidad demostrada para establecer y desarrollar redes profesionales y alianzas. Capacidad para representar a la Organización y defender sus valores en organismos externos.

Competencias personales
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.