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Asist Adm de Proyecto

Panama (United States of America)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Panama (United States of America)
  • Grade: Level not specified
  • Occupational Groups:
    • Democratic Governance
    • Legal - Broad
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: 2021-07-28

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Background

El PNUD está comprometido con lograr la diversidad de su personal en términos de género, nacionalidad y cultura. Se alienta por igual a las personas que pertenecen a grupos minoritarios o que tienen alguna discapacidad a presentar su candidatura. Todas las solicitudes se tratarán con la mayor confidencialidad.

El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, inluido el acoso sexual, ni la discriminación.  Por lo tanto, todos los candidatos/as seleccionados/as serán sometidos/as a una rigurosa verificación de referencias y antecedentes.

Información general:

Nombre del Cargo: Asistente Administrativo/a de Proyecto

Proyecto:  00126388 “Apoyo para las actividades de conservación, restauración y sostenibilidad social del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá”

Nivel del Puesto NPSA4/Banda-2

Lugar de trabajo: Oficina del Casco Antiguo

Tipo de NPSA: Regular

Oficina o a Domicilio: Oficina

Duración del Contrato: hasta el 30 de junio de 2022, renovable según desempeño y duración del Proyecto

Supervisor/a: Oficial de Administración de Proyecto

 
Descripción del Proyecto:

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), apoya el proceso de la creación, fortalecimiento y consolidación del proyecto “Apoyo para las actividades de conservación, restauración y sostenibilidad social del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá”.

El proyecto está orientado a (i) Oficina del Casco Antiguo fortalecida para llevar a cabo sus funciones y las intervenciones requeridas para la puesta en valor del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá; (ii) Participación inclusiva y conocimiento de los ciudadanos/as sobre el Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo incrementado. 

Reconociendo su carácter histórico y de patrimonio mundial, el presente proyecto tiene como objetivo fortalecer la Oficina del Casco Antiguo (OCA) para llevar a cabo sus funciones y las intervenciones que resulten en el aumento del conocimiento y valor del Centro Histórico (CH) como un bien público y colectivo, además de reactivar la economía y el turismo en el CH como parte importante para la economía en nuestro país.

En atención a esto, el proyecto "Apoyo para las actividades de conservación, restauración y sostenibilidad social del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá" se enfoca en actividades relativas a la conservación de la infraestructura, la gestión del turismo con enfoque de Desarrollo Humano y la participación de los actores locales y la actividad turística y cultural del Casco Antiguo.

De igual manera, la puesta en valor se relaciona con la difusión de la importancia de preservar y conservar el patrimonio, nos obliga a tener un sistema de señalética dentro del Casco Antiguo que cumpla con las funciones de orientar e informar, señalando sitios y ubicaciones relevantes y señalizando espacios geográficos patrimoniales para facilitar el desplazamiento de los visitantes, en un marco de normas que apuntan a la conservación.

 

 

Duties and Responsibilities

a)Asistir a el/la Oficial de Administración de Proyecto, en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del Proyecto, incluidas las funciones de apoyo administrativo y financiero.
b)Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades del proyecto, tales como: reuniones, foros y otros, incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.
c)Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto
d)Apoyar administrativamente la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido.
e)Generar y mantener actualizado el directorio de contactos relevantes para el desarrollo del proyecto, a través de la herramienta de contactos de Microsoft Outlook.
f)Recibir la correspondencia dirigida a el/la Oficial de Administración de Proyecto, revisar que la misma tenga la información que se requiere para su debido trámite,
g)Mantener actualizado el registro de inventario del proyecto y asegurar el adecuado traspaso al socio implementador o a quien se acuerde en Junta de Proyecto.
h)Confeccionar notas y memos que se requieran por parte de el/la Oficial de Administración de Proyecto.
i)Preparar todas las solicitudes de pago y que cada una cuente con la documentación soporte
j)Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras que el proyecto pueda requerir
k)Orientar a el/la Oficial de Administración de Proyecto en normas y procedimientos del PNUD para asegurar su correcto cumplimiento y el normal desenvolvimiento de los procesos administrativos y financieros 
l)Orientar a actores clave relacionados con el proyecto en aspectos relacionados con el manejo de recursos financieros en seguimiento a normativas del PNUD.
m)Verificar montos acumulados de los proveedores y consultores, antes de ser contratados por el proyecto.
Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas.  Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso de que sea requerido.
o)Monitorear las órdenes de compra y los vouchers que no hayan sido pagados.
p)Apoyar en la preparación de Informes financieros y administrativos.
q)Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.
 
 

 

Competencies

Competencias Corporativas:
  • Muestra compromiso con la misión, visión y valores del Sistema de Naciones Unidas.
  • Muestra sensibilidad y adaptación a los temas culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.
 
Competencias Básicas:
 
Liderazgo: Capacidad de persuadir a otros para que le sigan.
Nivel 2: Identifica proactivamente nuevas oportunidades y desafíos.
  • Recomienda opciones para abordar los desafíos laborales.
  • Asume la responsabilidad de las decisiones y el resultado del trabajo de uno.
  • Se relaciona con otros para abordar oportunidades y desafíos laborales.
 
Comunicación & Manejo de Relaciones: Capacidad de escuchar, adaptar, persuadir y transformar. 
Nivel 2: Comprende, explica y comparte información sobre las tareas asignadas con precisión y claridad. 
  • Demuestra una frecuencia de comunicación regular y constante con el supervisor y los colegas.
  • Comparte información de manera proactiva dentro y entre equipos de trabajo.
Innovación: Capacidad para poner en marcha ideas nuevas y útiles.
Nivel 2: Analiza materiales técnicos complejos (incluidos datos) y hace recomendaciones concisas y relevantes. 
  • Contribuye a la producción confiable de servicios y transacciones de conocimiento.
  • Adopta nuevos métodos.
Gestión de personas: Capacidad para mejorar el desempeño y la satisfacción
Nivel 2: Se apropia de las responsabilidades.
  • Reconoce los posibles obstáculos para completar las tareas y busca la orientación de los supervisores para abordar los problemas. 
  • Basado en la retroalimentación formal e informal recibida, toma acción para abordar áreas de crecimiento y mejora.
 
Entrega: Capacidad para hacer las cosas con buen criterio.
Nivel 2: Cumple con las metas y los plazos para la entrega de productos o servicios. 
  • Acepta responsabilidades ampliadas y se desafía a sí mismo para sobresalir. 
  • Acepta la responsabilidad por los resultados de su propio trabajo.
  • Busca profundizar el conocimiento de las políticas y procedimientos organizacionales y cómo interpretar las directivas y solicitudes, en consulta con los supervisores y colegas.
 
Competencias funcionales:
  • Excelente comunicación verbal y escrita en español.
  • Capacidad para investigar y volcar la información en conocimientos de utilidad relevantes al contexto.
  • Buscar soluciones a los problemas.
  • Organizar, priorizar y tener control de los recursos. 
 
Competencias técnicas:
  • Manejo de programas computarizados (Word, Excel, Power Point, etc.). 
Aptitudes: 
  • Adaptabilidad
  • Capacidad de resolver problemas 
  • Trabajo en equipo
  • Resiliencia
  • Iniciativa
 
Competencias adicionales deseadas: 
  • Responsabilidad en el trabajo
  • Organización
  • Capacidad de análisis de datos y reportes
  • Aprendizaje continuo
  • Comunicación efectiva 

 

Required Skills and Experience

Educación:

  • Secundaria completada (Finalizada) o Ingenierías, Licenciaturas en Administración, Finanzas, Humanidades, Derecho u otras áreas relacionadas. 

Experiencia:

  • Cuatro (4) años (con secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o financieras.
  • Experiencia en manejo de procedimientos administrativos. 
  • Experiencia en instrumentos de planificación presupuestaria, reportes financieros y monitoreo del presupuesto.
  • Experiencia en organizaciones de cooperación internacional, será valorado.

Idiomas:

  • Español

Viajes:

La sede de trabajo será en Ciudad de Panamá, Oficina del Casco Antiguo, con posibles desplazamientos eventuales dentro del país de ser necesario.
El/La Asistente Administrativo/a de Proyecto deberá laborar en un horario regular de lunes a viernes.
Los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del proyecto serán cubiertos por el proyecto.
 

Disclaimer

Important applicant information

From June 15, 2021, the contract modality is National Personnel Services Agreement (NPSA)

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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