Logistics Assistant Colombia- National position
Bogotá
- Organization: NRC - Norwegian Refugee Council
- Location: Bogotá
- Grade: Junior level - Junior
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Logistics
- Supply Chain
- Closing Date: Closed
Responsabilidades Generales:
- Asegurar la adherencia a las políticas, herramientas, manuales, directrices de NRC
- Apoyar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
- Proporcionar administración logística y soporte básico.
- Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia
- Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte
- Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.
- Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.
- Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
- Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea
Responsabilidades Específicas:
Compras
- Consultar y apoyar en estudios de mercado y proporcionar precios estimados.
- Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo a los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
- Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
- Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
- Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
- Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.
- Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia.
- Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso
- Realizar compras de menor cuantía de acuerdo a las necesidades del programa
- Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.
- Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de Proveedores
Bodegas / Activos
- Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, así como el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes con el fin de mantener todas las existencias en buenas condiciones.
- Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales
- Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.
- Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.
- Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
- Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
- Mantener registros de existencias y controles precisos
- Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.
- Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.
- Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.
- Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
- Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.
- Preparar documentos para el pago de contratos.
Competencias
Competencias profesionales:
Competencias profesionales generales:
- Experiencia de trabajo en funciones de logística en contextos de ayuda humanitaria.
- Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
- Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
- Algún conocimiento en el idioma inglés.
Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:
- Bachiller con estudios técnicos en Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares.
- Alguna experiencia en gestión de apoyo preferible en contextos humanitarios.
- Conocimientos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
- Conocimiento en el manejo de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
Competencias comportamentales:
El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:
- Manejar entornos inseguros.
- Planear y lograr resultados.
- Empoderar y construir confianza.
- Comunicar con impacto y respeto.
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