Oficial de Administración de Proyecto

Panama

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Panama
Grade: Level not specified - Level not specified
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Legal - Broad
- Democratic Governance
- Governance and Peacebuilding
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background

El PNUD está comprometido con lograr la diversidad de su personal en términos de género, nacionalidad y cultura. Se alienta por igual a las personas que pertenecen a grupos minoritarios o que tienen alguna discapacidad a presentar su candidatura. Todas las solicitudes se tratarán con la mayor confidencialidad.

El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, inluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos los candidatos/as seleccionados/as serán sometidos/as a una rigurosa verificación de referencias y antecedentes.

Información del cargo:

Nombre del Cargo: Oficial de Administración de Proyecto

No. de Proyecto: 00126388 “Apoyo para las actividades de conservación, restauración y sostenibilidad social del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá”

Nivel del Puesto: NPSA7/Banda-3

Lugar de trabajo: Oficina del Casco Antiguo

Tipo de NPSA: Regular

Oficina o a Domicilio: Oficina

Duración del Contrato: hasta el 30 de junio de 2022, renovable según desempeño y duración del Proyecto

Supervisor: Oficial de Programa

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), apoya el proceso de la creación, fortalecimiento y consolidación del proyecto “Apoyo para las actividades de conservación, restauración y sostenibilidad social del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá”.

El proyecto está orientado a (i) Oficina del Casco Antiguo fortalecida para llevar a cabo sus funciones y las intervenciones requeridas para la puesta en valor del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá; (ii) Participación inclusiva y conocimiento de los ciudadanos/as sobre el Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo incrementado.

Reconociendo su carácter histórico y de patrimonio mundial, el presente proyecto tiene como objetivo fortalecer la Oficina del Casco Antiguo (OCA), para llevar a cabo sus funciones y las intervenciones que resulten en el aumento del conocimiento y valor del Centro Histórico (CH) como un bien público y colectivo, además de reactivar la economía y el turismo del CH, como parte importante de la economía en nuestro país.

En atención a esto, el proyecto Apoyo para las actividades de conservación, restauración y sostenibilidad social del Conjunto Monumental Histórico Casco Antiguo de la Ciudad de Panamá se enfoca en actividades relativas a la conservación de la infraestructura, la gestión del turismo con enfoque de Desarrollo Humano y la participación de los actores locales actividad turística y cultural del Casco Antiguo.

De igual manera, la puesta en valor se relaciona con la difusión de la importancia de preservar y conservar el patrimonio, lo que nos obliga a tener un sistema de señalética dentro del Casco Antiguo, que cumpla con las funciones de orientar e informar, señalando sitios y ubicaciones relevantes y señalizando espacios geográficos patrimoniales para facilitar el desplazamiento de los visitantes, en un marco de normas que apuntan a la conservación.

Duties and Responsibilities

1.Realizar la coordinación general para el logro de los resultados y metas esperadas en el Proyecto:

a)Realizar la coordinación general de las actividades descritas en el marco de resultados del proyecto, en estrecha articulación con el PNUD y el equipo designado por OCA, para esta iniciativa.

b)Realizar las gestiones operativas de los planes de trabajo según las normas y procedimientos del PNUD para proyectos de implementación directa.

c)Proveer apoyo logístico para la ejecución de las actividades de campo, talleres, foros y otros incluyendo la obtención de cotizaciones, preparación de materiales, coordinación de aspectos logísticos, entre otros.

d)Participar en actividades que contribuyan a la implementación del proyecto.

e)Con base en el plan de trabajo del proyecto, proponer los pasos e instrumentos para el desarrollo de las actividades.

f)Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos de la Unidad de Coordinación del Proyecto.

g)Confeccionar notas y memos que se requieran por parte de la Unidad de Coordinación del proyecto.

h)Preparación de las solicitudes de pago, mantenimiento de los registros financieros de los proyectos y preparación de los reportes requeridos sobre la ejecución financiera del proyecto.

i)Tramitar solicitudes de compra, pago de viáticos, contratos, enmiendas, apoyo logístico y otras actividades que el proyecto pueda requerir.

j)Colaborar con OCA y el Gerente de Proyecto en temas y tareas varios asignados para el desarrollo de los componentes.

k)Apoyar en capturar, codificar, sintetizar lecciones y estimular la absorción de las mejores prácticas y los conocimientos derivados del proyecto y estudios.

l)Preparar los términos de referencia para los consultores externos contratados por el Proyecto, supervisar y coordinar el trabajo de estos, revisar y aprobar sus productos.

m)Coordinar convocatorias para la realización reuniones, presentaciones y Juntas de Proyecto.

n)Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de impactos previstos del Proyecto y la definición y aplicación de las correspondientes estrategias de mitigación.

o)Organizar y apoyar la evaluación del Proyecto.

p)Servir como enlace del equipo para consultores que participan en los diferentes componentes y actividades del proyecto y asegurar la presentación de sus productos dentro de los plazos acordados asegurando el control de calidad.

q)Velar por la adecuada ejecución del plan de trabajo y asegurar la coordinación del trabajo de todos los consultores, así como supervisar la calidad técnica de los entregables.

r)Identificar a los socios de ejecución para la realización de las diversas actividades y desarrollar un plan global de ejecución.

s)Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.

t)Identificar donantes/ lograr aporte de fondos para el proyecto.

u)Tener conocimiento pleno de la gestión estatal en lo que respecta a la actividad administrativa que permita dar seguimiento de los trámites que se realicen entre OCA y PNUD dentro del marco de la legislación vigente.

2.Realizar la planificación programática y presupuestaria anual basada en resultados:

a)Junto el equipo designado por OCA para esta iniciativa, preparar los planes de trabajo y presupuestos anuales para su aprobación.

b)Preparar informes y reportes solicitados por el PNUD.

3.Realizar el seguimiento a la medición del progreso de actividades y resultados del proyecto:

a)Mantener registros que permitan conocer el progreso del proyecto con respecto a las metas anuales contenidas en los planes de trabajo.

b)Dar seguimiento al presupuesto y a las finanzas del proyecto.

c)Realizar un monitoreo continuo y periódico de los impactos del Proyecto, con respecto a los logros previstos en planes de trabajo y presupuestos anuales y los impactos previstos en el marco de resultados del proyecto.

d)Preparar la documentación necesaria para las auditorias del proyecto de acuerdo con la normativa del PNUD y asegurar la disponibilidad de recursos financieros para este ejercicio.

4.Construir y mantener relaciones estratégicas con personal técnico de entidades gubernamentales, académicas, sector privado y agencias de las Naciones Unidas en Panamá relevantes para el logro de las metas del proyecto:

a)Coordinar reuniones de trabajo con personal técnico de las entidades de los sectores públicos y privados, nacionales e internacionales relevantes para el logro de los resultados del proyecto.

El/la Oficial de Administración de Proyecto estará bajo la supervisión de el/la Oficial de Programa

Competencies

Competencias Corporativas:

Muestra compromiso con la misión, visión y valores del Sistema de Naciones Unidas.
Muestra sensibilidad y adaptación a los temas culturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.

Competencias básicas:

Liderazgo: Capacidad de persuadir a otros para que le sigan

Nivel 3: Busca y reconoce proactivamente las contribuciones de los demás

Involucra activamente a los equipos y fomenta el diálogo dentro y entre ellos.
Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones adecuadas.

Innovación: Capacidad para hacer funcionar ideas nuevas y útiles.

Nivel 3: Adapta los resultados a las necesidades del cliente

Interpreta las políticas y orientaciones en su contexto y las aplica con criterio.
Anticipa los obstáculos y aplica soluciones prácticas.
Busca continuamente la mejora y la agilidad en la prestación de servicios.
Colabora para mejorar los métodos y la prestación de servicios.

Gestión de Personas: Capacidad para mejorar el rendimiento y la satisfacción.

Nivel 3: Involucra adecuadamente al equipo en las distintas fases del trabajo y en la toma de decisiones

Busca y valora las iniciativas y la experiencia de los demás.
Supervisa a los equipos con una dirección coherente e impulsa el compromiso del equipo.

Comunicación & Manejo de Relaciones: Capacidad de escuchar, adaptar, persuadir y transformar

Nivel 3: Expresa la información y los puntos de vista con un razonamiento adaptativo y aprecia la complejidad y la variación

Expresa de forma proactiva sus ideas y/o preguntas para contribuir a la claridad, precisión y enfoque de su trabajo
Habla en nombre del equipo con profesionalidad e integridad, de acuerdo con los valores de la ONU.

Entrega: Capacidad para hacer las cosas con juicio crítico.

Nivel 3: Asume la responsabilidad de hacerle frente a las situaciones críticas y ofrecer el valor principal

Demuestra su compromiso con los clientes y la calidad.
Trabaja en función de los objetivos acordados, afrontando los retos de forma constructiva.
Es responsable de la ejecución del proyecto y/o de los resultados del equipo.
Capacidad para ejercer un buen criterio en la prestación de servicios y la supervisión de equipos.

Competencias Funcionales:

Excelentes habilidades de comunicación, articulación y coordinación.
Comprender diferentes intereses y buscar la conciliación y coordinación de actividades;
Cumplir objetivos y plazos con calidad y consistencia;
Trabajar en pro de conseguir los objetivos acordados, enfrentando los desafíos de manera constructiva;
Asumir responsabilidades y trabajar para lograr el objetivo, superar obstáculos, contratiempos e incertidumbres;
Excelente comunicación verbal y escrita en español;
Uso de recursos, metodologías, vinculación de actores e información de manera efectiva;
Tomar iniciativa y liderar procesos;
Analizar documentos técnicos complejos (datos) y transformar en concisos y relevantes
Introducir ideas conceptuales complejas en términos prácticos a otros.
Adaptar la comunicación al público específico;
Construir redes informales interna y externamente y visualizarlas como parte del proceso de creación de valor;
Buscar constantemente oportunidades para aprender y compartir;
Demuestra comportamientos como trabajo en equipo, intercambio de conocimientos y mantenimiento de relaciones;
Fomentar colaboración y mejora el rendimiento;
Aptitud hacia la lectura.

Competencias Técnicas:

Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point) y paquetes para la gestión de proyectos (Excel, Microsoft Project y / u otras herramientas) será altamente valorado.
Promover la producción de conocimiento en su ambiente profesional y de administración.

Aptitudes:

Adaptabilidad
Capacidad de resolver problemas
Trabajo en equipo
Resiliencia
Iniciativa

Competencias adicionales deseadas:

Responsabilidad en el trabajo
Organización
Capacidad de análisis de datos y reportes
Aprendizaje continuo
Comunicación efectiva

Required Skills and Experience

Educación:

Ingenierías, o Licenciaturas en Administración, Finanzas, Humanidades, Derecho y otras áreas relacionadas.
Se valorará positivamente estudios especializados, cursos, post grados o maestría en temas relacionados con innovación, cultura, desarrollo humano y gestión de proyectos o áreas relacionadas.

Experiencia:

Cuatro (4) años (con licenciatura completa) en experiencia en puestos de responsabilidades administrativas y /o financieras.
Experiencia en la gestión de programas o proyectos en el ámbito de la administración pública, cooperación internacional y/o áreas relacionadas.
Experiencia en manejo de proyectos, planificación estratégica, desarrollo y la metodología del marco lógico.
Experiencia en monitoreo y evaluación de proyectos, seguimientos de los indicadores y marco de resultados.
Experiencia en manejo de instrumentos de planificación financiera y reportes financieros de proyecto.
Se valora experiencia en organismos internacionales.

Idiomas:

Español

Viajes:

La sede de trabajo será en Ciudad de Panamá, Oficina del Casco Antiguo, con posibles desplazamientos eventuales dentro del país de ser necesario.
El/La Oficial de Administración de Proyecto deberá laborar en un horario regular de lunes a viernes.
Los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del proyecto, serán cubiertos por el proyecto.

Disclaimer

Important applicant information

From June 15, 2021, the contract modality is National Personnel Services Agreement (NPSA)

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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