Finance Assistant

POSTE : Assistant(e) financier(ère)
SECTEUR D’EMPLOI : Finance, comptabilité et Gestion
SOUS LA RESPONSABILITE DU : Senior Finance Officer
COLLABORATEUR DIRECT : les équipes support et programme
DEPARTEMENT : Finance
LOCALISATION : Bujumbura, avec visites régulières sur le terrain

INTRODUCTION DE L’ORGANISATION :
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) a été fondé au Danemark en 1956 et s'est depuis lors développé pour devenir une organisation humanitaire internationale avec plus de 8 000 employés. La vision de DRC est une vie digne pour toutes les personnes déplacées. Tous les efforts de l’organisation sont basés sur notre boussole de valeurs : l'humanité, le respect, l'indépendance et la neutralité, la participation, l'honnêteté et la transparence. Nous travaillons à une intégration réussie et à des solutions durables.

Depuis le début de la crise au Burundi en 2015, DRC met en œuvre des projets d'intervention d'urgence en Tanzanie dans trois camps de réfugiés de la région de Kigoma, à la frontière avec le Burundi. Depuis 2018, le bureau du Burundi, a pour objectif de renforcer la réponse transfrontalière et d'améliorer l'impact des interventions en faveur des rapatriés Burundais. En 2020, DRC a mis en œuvre quatre projets au Burundi : un programme financé par ECHO sur les interventions transfrontalières fournissant une assistance aux réfugiés/rapatriés des deux côtés de la frontière, deux projets de réponse de protection COVID financés par USAID et la Fondation Novo Nordisk Foundation (NNF), ainsi qu’un projet de moyens de subsistance se concentrant sur la permaculture qui contribue à soutenir la réintégration des rapatriés et à améliorer les besoins de sécurité alimentaire des PDI, des rapatriés et des communautés d'accueil. Ces projets intégrés sont implémentés dans les deux provinces du Burundi de Rutana et de Muyinga. Dans le cadre d'un financement du UNHCR, DRC vise également à fournir une aide à la protection aux réfugiés Burundais revenant des pays voisins dans 4 centres de transit au Burundi (Makamba, Bujumbura, Ruyingi et Muyinga). Ce projet aura pour objectifs de réduire les risques de violence basée sur le genre et de renforcer la protection de l’enfant et le bien être psycho-social
.
FONCTION PRINCIPALE DE LA POSITION :
Sous la supervision du Senior Finance Officer, l’assistant(e) financier(ère) fournit un soutien financier et administratif au DRC et aux partenaires conformément aux règlements et procédures de DRC et des donateurs au sein des opérations nationales au Burundi. L’assistant(e) financier(ère) contribue à l'élaboration et à la mise en œuvre des stratégies nationales, qui sont traduites en plans d'action et en tâches quotidiennes. L’assistant(e) financier(ère) fournit un soutien et/ou une orientation technique aux opérations du pays tout en supervisant les activités du pays.

Responsabilités :
 Finances et comptabilité
•    Comptabilité quotidienne (tenue de livres) selon le manuel des opérations du RDC
•    Traiter les bons de caisse et de paiement bancaire nécessaires aux transactions financières quotidiennes.
•    S'assurer que toutes les pièces justificatives des paiements sont complètes et conformes aux procédures et règlements financiers de DRC.
•    Gérer la petite caisse et compenser les avances de fonds sur demande.
•    S'assurer de la mise à jour quotidienne des livres de caisse afin de refléter l'état réel de l'encaisse et du solde bancaire dans toutes les devises.
•    Délivrer des reçus de caisse pour tous les fonds collectés.
•    S'assurer que tous les relevés de comptes bancaires sont réconciliés.
•    Préparer les comptes de caisse hebdomadaires et assurer la réconciliation dans DRC Dynamics.
•     Maintenir un classement approprié de tous les documents financiers (pièces justificatives, contrats, documents d'appel d'offres, etc.) et suivre tous les paiements effectués lorsque cela est nécessaire.
•    Créer des factures de fournisseurs dans Dynamics pour les achats de grande valeur.
•    Traiter les paiements aux fournisseurs par le biais de chèques bancaires et d'Internet banking. 
•    Traiter les impôts et tous les autres paiements statutaires chaque mois avant la date limite.
•    Traiter le paiement des travailleurs incités sur une base mensuelle.
•     Apposer un tampon " PAID " sur toutes les pièces justificatives immédiatement après le paiement.
•    Créer et comptabiliser les journaux de dépenses des projets pour les achats de faible valeur.
•    Rapprocher les comptes créditeurs et les comptes débiteurs dans DRC Dynamics.
•    Tenue et archivage de routine des dossiers
•    Utiliser correctement les fonctionnalités de DRC Dynamics dans le domaine concerné.
•     Préparer et participer aux vérifications des donateurs et aux audits annuels.
•    Informer le responsable financier du solde de trésorerie quotidien avant la COB.
•     Assurer le suivi avec le personnel pour garantir que toutes les avances du personnel sont réglées dans le même mois.
•    Assister le Senior Finance Officer dans d'autres domaines, selon les besoins.

 Reporting
•    Aider à collecter, examiner, corriger et classer tous les rapports d'activité financière.
•    Contribuer à la préparation des rapports financiers destinés aux donateurs.
•    Soumettre des rapports d'avancement et de situation

Expérience et compétences techniques : 
•    Minimum 1 an d'expérience professionnelle pertinente
•    Expérience dans l'exécution de tâches administratives
•    Bonnes compétences en communication
•    Maîtrise avancée d'Excel
•    Maîtrise de base de PowerPoint et Word
•    Compétences organisationnelles et de planification bien développées afin de respecter les délais.
•    Expérience des ONG
•    Maîtrise avancée de l'anglais 
•    Maîtrise du Français 
•    Très bonne capacité à travailler en équipe et en autonomie dans un environnement multiculturel et multisectoriel
•    Très bon sens de la diplomatie, respect de la confidentialité et discrétion au travail
•    Bonne capacité à vivre et travailler dans un contexte sécuritaire volatile ; volonté de se déplacer sur le terrain en accompagnement des équipes d’interventions à des fréquences très régulières et dans des contextes très volatiles
•    Bonne facilité à gérer les frustrations et à communiquer
•    Compréhension et sensibilité aux valeurs humanitaires et au mandat de DRC essentielles
Pour postulez sur cette position vous devez déposer votre candidature au Bureau de DRC sise au quartier Rohero II, Avenue kunkiko, Numéro 20, du lundi au vendredi, de 8h à 17h.
Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation adressée à l’Area Support Services Manager et un CV mis à jour (d’un maximum de trois pages).