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Asistente de Administración , Multiple positions

Puerto Cabezas

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Puerto Cabezas
  • Grade: LICA-4, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-08-01

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Background Information - Job-specific

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:

i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte,educación y salud, entre otras áreas. 

ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente,transparente y sostenible. 

iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares. 

El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.

UNOPS viene brindando asistencia técnica en la implementación de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno de Nicaragua y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo, La asistencia comprenderá entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementación de programas y proyectos de inversión, desarrollo y/o revisión de estudios de inversión, diseños y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitación y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervisión de obras. 

Dado el contexto anterior se espera que el/la Asistente de Administración deberá apoyar al Gerente de Proyecto Adjunto y el equipo en las operaciones del área de infraestructuras y adquisiciones de bienes en los aspectos de organización de documentos, apoyo administrativo, arreglos de viaje, investigación y recopilación de información y colaboración con las áreas de operaciones (finanzas, recursos humanos y adquisiciones). Se espera que él / ella contribuya a alcanzar y superar el desempeño de la organización y sus objetivos de servicio.


Functional Responsibilities


  • Organiza las citas para el supervisor, recibe visitas, lugares y pantallas de llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.

  • Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones, comités, conferencias, etc.

  • Responde o redacta respuestas a la correspondencia estándar / rutinaria y otras comunicaciones.

  • Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.

  • Realiza tareas administrativas generales (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos, seguimiento del presupuesto, etc.).

  • Colaborar con las diferentes áreas operativas de la oficina (Administración, Finanzas, Adquisiciones) a lo largo de todo el desarrollo de los proyectos asignados.



"Para ver el término de referencia completo por favor descargue el archivo PDF en adjunto"              

Education/Experience/Language requirements

 Educación

  • Finalización de estudios secundarios es requerido

  • Preferiblemente estudios universitarios o técnicos en carreras afines a las funciones o el objeto del proyecto, ej. Administración, ingeniería civil o arquitectura.  Los títulos universitarios pueden reemplazar algunos años de experiencia.

  • Se valorará conocimiento y manejo de AutoCAD, Microsoft Project y programas afines.

  • Se valorará conocimiento y manejo de GSuite (Google Docs, Google Sheet, GMail…) 

  • Manejo fluido del idioma español. 


Experiencia Laboral

  • Se requiere mínimo de 4 años (o menos en función de los títulos académicos) de experiencia brindando soporte administrativo a proyectos.

  • Deseable experiencia en proyectos de infraestructura.

  • Deseable experiencia ejerciendo funciones de soporte en proyectos de equipamiento médico. 

  • Deseable experiencia en organismos de desarrollo internacional . 

Idiomas
  • Manejo fluido del idioma español.

  • Inglés deseable



Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: ICA - Acuerdo de Contratista Individual

Contrato Regular Mensual:  Este contrato se establece en la modalidad de Contrato mensual regular, es decir se requiere una presentación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. Nivel de Contrato: LICA-4
La oficina de UNOPS en Nicaragua está en búsqueda de candidatos/as locales (nacionales de Nicaragua) o con residencia permanente y permiso de trabajo al postularse.

Duración de Contrato:  Indefinido - Sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

UNOPS es un empleador incluyente, por lo que invitamos a postularse a mujeres y hombres indistintamente de su etnia, discapacidad, orientación sexual o identidad de género. Estamos comprometidos a promover una representación equitativa.
Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
A solicitud, UNOPS busca la posibilidad de acomodar candidatos/as con necesidades especiales.
Para más información del contrato ICA puede ingresar al siguiente link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • Para contratos retainer/lumpsum, antes de proporcionar sus servicios a UNOPS, se le solicitará que complete algunos cursos obligatorios, con una dedicación de unas 4 horas.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
  •  Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. 
La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.
Additional information
How to apply_ES.pdf (2.4 MB) 
_ICS4 Nicaragua Asistente Administrativo TDR.pdf (154 KB) 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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