Program Officer

International Rescue Committee en Sigle « IRC » répond aux besoins humanitaires et de développement de la République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1996. Aujourd'hui, IRC en RDC concentre ses efforts sur l'apport d'une assistance essentielle et vitale aux populations touchées par les conflits dans les provinces de l'est du pays notamment, le Nord et Sud Kivu, le Tanganyika, le Lualaba, l’Ituri, le Haut Lomami et le Haut Katanga. Les interventions de IRC permettent de sauver des vies et de renforcer la cohésion sociale grâce à des programmes soigneusement conçus et qui tiennent compte des besoins des clients.

Guidé par ses principes fondamentaux de renforcement de capacités, de participation, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l'homme, ainsi que de programmation holistique, l’IRC en RDC opère dans les domaines de soins de santé primaires, y compris la santé reproductive et nutrition, la gouvernance et la gestion des conflits, l'autonomisation des femmes, la prévention et l'atténuation des violences basées sur le genre, la protection des enfants, l'éducation, la préparation et la réponse aux situations d'urgence.

Dans le cadre du projet de « Emergency response in health and protection for crisis-affected people in the North-East of DRC» financé par le bailleur BHA (Bureau for Humanitarian Assistance) et mise en œuvre dans les provinces de Nord Kivu (les territoires de Lubero et Beni) ainsi qu’en Ituri (les territoires de Mambasa-Irumu-Mahagi et Djugu),  IRC répond aux besoins essentiel de la santé, de la protection des femmes, des filles et des enfants de moins de cinq ans, à travers les équipes mobiles intégrées. Ces équipes seraient mobilisés à appuyer des structures sanitaires submergées par les déplacements massifs des populations et/ou, dans le cas où la population n'a pas accès ni aux installations ni aux services sanitaires stables.

I.OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision du Chef de Projet Adjoint, le programme Officer va appuyer les équipes du projet a atteindre leurs objectifs. Si vous partagez les valeurs d’IRC, que vous avez une solide expérience d’appui à la mise en œuvre de projets humanitaires d’urgence et de bonnes compétences de planification, de suivi, de coordination et de communication, nous vous encourageons à postuler.

II.PRINCIPALES RESPONSABILITES

Le/la Program Officer devra effectuer l’ensemble des tâches suivantes.

A)Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan administratif

• Rédiger tout mémo, communiqué, lettre, rapport ou compte-rendu à la demande du CdPA ;
• Répondre aux requêtes administratives des autorités locales ;
• Partager les comptes-rendus et les points d’actions pour chacun dans les 48 heures suivant toute réunion de l’équipe-projet ;
• Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : ordres de mission, demandes de voyage, demande d’avance, etc.) ;
• Orienter l’équipe-projet sur le respect des règles et procédures IRC et contribuer à l’élaboration d’une check-list des différents documents et justificatifs à soumettre à tout autre département d’IRC (Logistique, Ressources Humaines, Finance, Sécurité, etc.) ;
• À la demande du CdPA, assurer la mise à jour régulière du Travel Tracker afin de connaitre le niveau de consommation quotidien des lignes voyage ;
• Assurer l'archivage physique et informatique des documents relatifs au projet, en utilisant un système de classement cohérent et compréhensible par tout un chacun.

B)Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan logistique

• Préparer les demandes d’achats (PRs), les demandes de sortie du stock et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items et de matériels, à la demande du CdPA ou des Managers sectoriels ;
• À travers l’analyse régulière du PRTS, communiquer quotidiennement avec la Logistique, afin de faire le suivi des PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contrats de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ;
• Lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l’équipe-projet, rechercher activement et rapporter à la Logistique le plus rapidement possible ces informations ;
• Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un procurement plan au format Excel (canevas imposé) et informer régulièrement le CdPA et les Managers sectoriels des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ;
• Lors de la réception d’une commande, assurer la vérification et la conformité de la qualité et de la quantité des items et matériels commandés ;
• Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer et le Warehouse Officer à Beni et Bunia – et alerter le CdPA en cas de rupture à venir ou de surstock, afin de les éviter ;
• Préparer le planning des mouvements hebdomadaire de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec le CdPA, les Managers sectoriels et le Supply Chain Officer ;
• Au besoin, faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet.

C)Soutien au suivi budgétaire et financier

• Examiner l’évolution des dépenses dans le BvA System de façon quotidienne, et alerter le CdPA en cas de dépassement ou de sous-dépenses inquiétants sur les lignes du Programme, en cas d’apparition de transactions visiblement mal codées, et en cas de transactions « manquantes » ;
• Échanger avec la Finance à Beni ou à Bunia et à Goma en cas de recodage de transaction à effectuer, et veiller à ce que ces recodages soient effectuées et  visibles dans le système le plus rapidement possible ;
• Appuyer l’élaboration et la mise à jour régulière de la liste de numéros M-PESA de l’ensemble des partenaires et acteurs locaux devant bénéficier d’un paiement, afin de faciliter les paiements électroniques conformément aux attentes du bailleur ;
• Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance ou de remboursement et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet ;
• Préparer et soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme (Program PRs) ;
• Communiquer avec la Finance à Beni ou à Bunia et à Goma si des items/services reçus sur le terrain ne sont pas marqués comme « payés » dans le BvA System alors qu’ils le devraient, jusqu’à ce que les paiements des fournisseurs/prestataires aient bien lieu et soient correctement reflétés dans le système.

D)Suivi du partenaire local de mise en œuvre

• Veiller à obtenir et à archiver (physiquement et électroniquement) l’ensemble des contrats de services, accords de partenariat ou accords de contributions en nature, dûment signés par IRC et par chacun des partenaires locaux concernés ;
• Communiquer étroitement avec les partenaires locaux de mise en œuvre (Centres de santé, BCZS, DPS, etc.) afin d’obtenir d’eux la remise de livrables de qualité, au moment opportun, permettant ainsi de faciliter leur demande de paiement ;
• Préparer les déplacements des consultants et partenaires sur terrain (réservation des vols, planification des mouvements, autorisation de voyage, ordre de mission, etc.) ;
• Préparer les demandes de fonds des consultants et partenaires avant leur mission sur terrain, faire le suivi de leur paiement et s’assurer que la liquidation des fonds qui leurs ont été alloués se fait conformément aux procédures IRC.

E)Autres

• Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser lors de la mise en œuvre du projet, en concertation avec le CdPA et CdP ;
• Participer activement aux réunions hebdomadaires de l’équipe-projet ;
• Sur demande du CdPA, assister aux réunions internes et externes à IRC ;
• Réaliser toute autre tâche que le CdPA, le CdP, le Field Coordinator, les Coordinateurs Techniques et la Senior Programs Coordinator jugeront nécessaire pour faire de ce projet un succès.

F)Conformité et redevabilité

• Veiller à ce que les tâches assignées au Program Officer par le CdPA soient effectuées correctement, au moment opportun, et conformément aux règles et procédures d’IRC et de BHA (le bailleur).