Coordinateur Budget & Reporting

Sous la supervision de la Directrice Adjointe des Finances (DDF), le / la Coordinatrice Budget et Reporting Finance aura la responsabilité de gérer toutes les activités de budetisation et de reporting suivant les politiques de l’IRC.

Il / Elle aura entre autres pour responsabilités : 

Management :

• Assurer la supervision directe des Finance Manager Budget & Partenariat et Finance Manager Budget & Audit ;
• Repartir les contrats (T1) à suivre entre le Finance Manager Budget & Partenariat et Finance Manager Budget & Audit et s’assurer de l’équilibre ;
• Gérer le cycle RH des personnes supervisées : recrutement, orientation, discipline, évaluation, suivi et validation des congés - selon la politique RH de IRC Mali ;
• Développer les compétences des personnes supervisées ;
• Former le personnel Finance au traitement des données en lien avec les budgets.

Budgets :

• Travailler avec le personnel du programme pour préparer les budgets de subvention (format IRC et format bailleur) afin de financer les nouvelles propositions de projet tout en assurant une couverture adéquate des coûts de fonctionnement du pays ;
• Travailler avec le personnel du programme dans le cadre des éventuels réalignements budgétaires ;
• Être garant de la conformité entre le budget affiché dans le BvA en ligne et la dernière version du budget approuvé par le bailleur ;
• Appuyer le Directeur des Finances lors de l’élaboration du budget de fonctionnement pays (Operating Budget) ainsi que lors de ses différentes phases de révision.

Contrôle de gestion :

• Examiner les suivis budgétaires (BvA) afin de garantir une utilisation maximale des montants budgétisés et formuler des recommandations concernant les réalignements nécessaires ;
• Veiller à une mise à jour régulière des plans de projection financière (Spending plan) pour chaque T1 ;
• Préparation les rapports de gestion mensuels sur l’utilisation des financements (FM01 : Grant to date/ Current FY) ;
• Viser les demandes d’achat (PR) selon les seuils indiqués dans la Matrix d’autorisation des signatures.

Rapports bailleurs :

• Elaborer les rapports financiers dans le format bailleur adéquat et dans le respect des échéances internes et externes ;
• Analyser les dépenses par rapport au budget initial ou révisé afin d’identifier les problèmes de conformité ;
• Transmettre les JV de corrections au Finance Manager Data &Système ;
• Fournir les rapports financiers approuvés aux auditeurs et se tenir à disposition en cas de besoin.

Autres tâches :

• Être garant d’un archivage approprié des budgets et rapports financiers sur Box ;
• Participer aux réunions PCM ;
• Assurer l’orientation des PM et CoP ;
• Assurer l’intérim du Directeur des Finances lors de son absence ;
• Rédiger un rapport de passation avant chaque absence ;
• Effectuer au besoin des missions périodiques sur le terrain ;
• Communiquer régulièrement avec tous staff des autres départements et du terrain.

Devoirs communs :

• Assister et participer aux formations identifiées / organisées par votre superviseur ;
• Suivre les nouvelles procédures et lignes directrices désignées dans les circulaires de la direction ;
• Obligation de signale toute violation des procédures IRC et IRC Way ;
• S'acquitter d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par le superviseur.