Administration Assistant Colombia Bogotá - Only Nationals

Responsabilidades generales:

1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
2. Apoyar con la implementación del portafolio de funciones de soporte de acuerdo al plan de acción
3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia y coordinación.
4. Asegurar el archivo adecuado de los documentos
5. Promover y compartir ideas para fortalecer las funciones de administración y gestión documental. 

Responsabilidades Específicas:

Gestión Documental:

• Proponer procedimientos de control específico de archivos, a los procesos archivísticos de recepción, producción, trámite, distribución, organización, conservación, consulta y disposición final de archivos.
• Elaborar manuales y procesos operativos estándar relacionados con gestión documental y gestión del conocimiento con la guía de la Coordinación Administrativa.
• Coordinar y monitorear la implementación de instrumentos de Gestión Documental.
• Coordinar actividades y productos derivados de contratos de servicio de proveedores de Gestión Documental y NRC.
• Elaborar herramientas pedagógicas para fortalecer las rutinas de gestión documental tales como tutoriales, infografías, folletos, entre otros.
• Actualizar los lineamientos de gestión documental de la organización de acuerdo con las necesidades de cada unidad.
• Gestionar páginas web y listados de SharePoint donde se compartan el acceso a documentación digital.
• Realizar el modelado de flujos documentales y de trabajo de la información física y digital. 
• Trazar flujos de información y trabajo para la asignación de accesos de SharePoint.
• Apoyar las funciones adicionales de gestión documental y administración que se requieran.

Administración:

• Apoyar la gestión derivada de los procesos de registro, actualización, autorización y renovación de documentos oficiales.
• Brindar apoyo en la preparación de paquetes de bienvenida, paquetes de inducción para visitantes / nuevo personal de acuerdo con la solicitud recibida.
• Asistir la gestión alojamiento, tiquetes y correspondencia de acuerdo a la necesidad y volumen de trabajo de la unidad administrativa.
• Asistir el monitoreo y seguimiento de la gestión de comunicaciones (radios, teléfonos celulares y satelitales y módems de internet portátil) incluyendo gestión de activos, uso y facturación.
• Apoyar la gestión de arrendamiento de inmuebles en seguimiento, notificación y preavisos.
• Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.

Competencias profesionales generales:

• Experiencia de trabajo en funciones de administrativas y de archivo en contextos de ayuda humanitaria.
• Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes
• Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
• Algún conocimiento en el idioma Inglés
• Conocimiento y experiencia en administración de sistemas de Gestión documental.
• Experiencia en creación de instrumentos archivísticos.
• Manejo de herramientas de diseño para ilustrar procesos.
• Facilidad para la comunicación oral y escrita.
• Manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel).

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

• Bachiller con estudios técnicos en Archivística, Bibliotecología, Administración de empresas o similares.
• Alguna experiencia en gestión de apoyo administrativo y de archivo preferible en contextos humanitarios.
• Conocimiento en el manejo de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
• La experiencia previa en el conocimiento del SharePoint es bien valorada.

El Consejo Noruego para Refugiados (NRC) ofrece igualdad de oportunidades y valora contar con personal diverso en edad, género, etnia, nacionalidad y capacidad física. NRC espera que su personal respete y reconozca las diferentes necesidades y riesgos que enfrentan los/las colegas, así como los/las participantes de los programas.

Informamos que todo proceso de selección y reclutamiento del Consejo Noruego para Refugiados – NRC es gratuito y se gestiona directamente por la organización. Todas nuestras vacantes se encuentran disponibles en la página web www.nrc.org.co y en ningún caso abrimos procesos de selección por medio de terceros.