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Administration Assistant Colombia Bogotá - Only Nationals

Bogotá (Colombia)

  • Organization: NRC - Norwegian Refugee Council
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-08-04

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Responsabilidades generales:

  1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
  2. Apoyar con la implementación del portafolio de funciones de soporte de acuerdo al plan de acción
  3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia y coordinación.
  4. Asegurar el archivo adecuado de los documentos
  5. Promover y compartir ideas para fortalecer las funciones de administración y gestión documental. 

Responsabilidades Específicas:

Gestión Documental:

  • Proponer procedimientos de control específico de archivos, a los procesos archivísticos de recepción, producción, trámite, distribución, organización, conservación, consulta y disposición final de archivos.
  • Elaborar manuales y procesos operativos estándar relacionados con gestión documental y gestión del conocimiento con la guía de la Coordinación Administrativa.
  • Coordinar y monitorear la implementación de instrumentos de Gestión Documental.
  • Coordinar actividades y productos derivados de contratos de servicio de proveedores de Gestión Documental y NRC.
  • Elaborar herramientas pedagógicas para fortalecer las rutinas de gestión documental tales como tutoriales, infografías, folletos, entre otros.
  • Actualizar los lineamientos de gestión documental de la organización de acuerdo con las necesidades de cada unidad.
  • Gestionar páginas web y listados de SharePoint donde se compartan el acceso a documentación digital.
  • Realizar el modelado de flujos documentales y de trabajo de la información física y digital. 
  • Trazar flujos de información y trabajo para la asignación de accesos de SharePoint.
  • Apoyar las funciones adicionales de gestión documental y administración que se requieran.

Administración:

  • Apoyar la gestión derivada de los procesos de registro, actualización, autorización y renovación de documentos oficiales.
  • Brindar apoyo en la preparación de paquetes de bienvenida, paquetes de inducción para visitantes / nuevo personal de acuerdo con la solicitud recibida.
  • Asistir la gestión alojamiento, tiquetes y correspondencia de acuerdo a la necesidad y volumen de trabajo de la unidad administrativa.
  • Asistir el monitoreo y seguimiento de la gestión de comunicaciones (radios, teléfonos celulares y satelitales y módems de internet portátil) incluyendo gestión de activos, uso y facturación.
  • Apoyar la gestión de arrendamiento de inmuebles en seguimiento, notificación y preavisos.
  • Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.

Competencias profesionales generales:

  • Experiencia de trabajo en funciones de administrativas y de archivo en contextos de ayuda humanitaria.
  • Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes
  • Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
  • Algún conocimiento en el idioma Inglés
  • Conocimiento y experiencia en administración de sistemas de Gestión documental.
  • Experiencia en creación de instrumentos archivísticos.
  • Manejo de herramientas de diseño para ilustrar procesos.
  • Facilidad para la comunicación oral y escrita.
  • Manejo de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel).

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

  • Bachiller con estudios técnicos en Archivística, Bibliotecología, Administración de empresas o similares.
  • Alguna experiencia en gestión de apoyo administrativo y de archivo preferible en contextos humanitarios.
  • Conocimiento en el manejo de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
  • La experiencia previa en el conocimiento del SharePoint es bien valorada.

 

El Consejo Noruego para Refugiados (NRC) ofrece igualdad de oportunidades y valora contar con personal diverso en edad, género, etnia, nacionalidad y capacidad física. NRC espera que su personal respete y reconozca las diferentes necesidades y riesgos que enfrentan los/las colegas, así como los/las participantes de los programas.

Informamos que todo proceso de selección y reclutamiento del Consejo Noruego para Refugiados – NRC es gratuito y se gestiona directamente por la organización. Todas nuestras vacantes se encuentran disponibles en la página web www.nrc.org.co y en ningún caso abrimos procesos de selección por medio de terceros.

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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