Assistant(e) Administratif(ve)& Finance

Le PAM recherche des candidats  intègres et  professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste         : Assistant(e) Administratif(ve) &Finance

Type de Contrat     : Contrat de service

Lieu d’affection      : Jérémie

Niveau du Poste    : SC5

Durée                     :  6 mois 

Nombre de position: 1

Unité                      :  Administration &Finances 

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A  PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Rôle et responsabilités :

Extraire et saisir les informations de sources variées au niveau des systèmes comptables et financiers

Répondre aux questions liées à la comptabilité, au budget ou autres questions relatives aux finances se référant aux employés de l’unité et /ou du bureau

Préparer la  réconciliation/renflouement  de la petite caisse et effectuer l’analyse des comptes du grand livre général

Prendre les actions dans les domaines suivants: informations financières générales, Voyage et paiements ; 

Vérifiez les demandes de paiement faites par les fournisseurs au regard de directives et règles financieres du PAM ; faire la verifications des documents pour s’assurer que les achats/services sont dûment autorisés, et que les marchandises ont été reçues ou les services rendus ; et s’assurer à temps de l’enregistrement et du suivi des factures du fournisseur dans les syteme d’information du Programme ;

Préparer les bons de reception et de journal nécessaires ;

Préparer les correspondances de routine liées à l'unité de travail et autres documents comme les correspondances, les rapports etc ;

Aider à la préparation de rapports financiers et autres rapports selon les besoins;

Contrôler et de conserver des registres de présence, rapports de congés, l'indemnité journalière de subsistance et des formulaires et rapports;

Contrôler et maintenir à jour les dossiers du personnel ; s’assurer que toute la documentation est complete ;

Maintenir à jour les renseignements personnels confidentiels et s'assurer du classement de ces documents;

Rechercher, extraire, compiler, assembler et archiver une série de données statistiques à partir de fichiers informatiques, dossiers, rapports ou d'autres sources à usage externe;

Organiser des séances d'information, de réunions, prendre des notes lors des réunions et rédiger les minutes;

Faire des arrangements pour les Voyages conformement aux règlements et procédures administratives :

Superviser les conducteurs et les véhicules légers pour les activités du sous-bureau ;

Mettre en place un systeme de classement des dossiers ;

Effectuer des tâches administratives relatives au suivi et à l'enregistrement des immobilisations et des dépenses en carburant et en pièces détachées destinées aux véhicules et aux groupes électrogènes, afin de s'assurer que les bases de données sont actualisées correctement dans le système GlobManagement System (GEMS).

Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins

Facteurs clés de réussite:

Sens élevé de responsabilité, Courtoisie. Capacité de travailler avec des personnes de différentes nationalités et de cultures

Qualifications Requises :

Education :

Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine fonctionnel considéré est souhaitable.

Expérience :

Deux ans d’experiences professionnelles dans le domaine

Langue :

Maîtrise parfaite du français, connaissance de l'anglais

NB:Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

 Les candidats doivent etre de nationalité Haitienne

Date limite de soumission de candidature :  13 Aout 2021