Asistente de Administración y Finanzas de Proyecto (G5)

Introducción

Ecuador es el cuarto país receptor de personas migrantes y refugiadas venezolanas en la región de América Latina y el Caribe y, en el marco de la respuesta regional de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) para hacer frente a este desplazamiento, en particular en el país, se implementa el Proyecto “Integración Económica de migrantes y refugiados venezolanos con trabajo decente en Ecuador y Perú 2019-2022”, financiado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional – (USAID), que tiene tres objetivos principales:

1. Contribuir a mejorar las condiciones estructurales para la integración económica de las personas migrantes y refugiadas.
2. Desarrollar la capacidad institucional de los ministerios de trabajo para facilitar la inserción de las personas migrantes y refugiadas en el mercado de trabajo.
3. Promover las condiciones de trabajo de las personas migrantes y refugiadas a través de la colaboración entre Gobiernos, organizaciones de empleadores y de trabajadores (diálogo tripartito).

La persona responsable de los servicios administrativos y financieros del proyecto en Ecuador, se integrará al equipo de la Oficina de la OIT para los Países Andinos y realizará sus tareas y responsabilidades en el equipo del proyecto en el país, alineando su desempeño a los objetivos generales de la acción y de manera complementaria con las otras operaciones de cooperación al desarrollo que se implementa como parte del apoyo que la Organización presta para fortalecer la generación de empleo con enfoque de trabajo decente y en apego a los principios y derechos fundamentales en el trabajo.

Descripción de las tareas

La persona titular del puesto será supervisada directamente por la Coordinación Nacional del Proyecto en Ecuador y estará encargada de realizar las siguientes funciones:

1. Mantener los archivos financieros y sistemas de monitoreo del proyecto para registrar y conciliar gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos para las transacciones diarias y los informes.   

2. Revisar y solicitar información adicional sobre los reportes financieros de los socios en la ejecución del proyecto, asegurando el cumplimiento de las reglas de la OIT, antes de presentarlos a la Unidad de Finanzas. 

3. Procesar contratos para aprobación financiera y pago.  Asegurar la exactitud e idoneidad de los tipos de contrato usados en cada actividad, y asegurar que se adjunte todos los documentos necesarios de respaldo, así como los insumos y sustentos requeridos para el correcto procesamiento, en Lima, de los contratos de bienes, servicios, colaboración externa, y solicitudes de viaje en el Sistema Informático de la OIT, entre ellos el formulario “Supplier Form” para registrar datos de los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.

4. Clasificar y asignar códigos presupuestarios, verificar y procesar solicitudes de pago y revisar los comprobantes de pago, precios y reclamos en facturas.    Gestionar la correcta recepción de los bienes y servicios, entrega de comprobantes y obtención de la conformidad del Oficial a cargo del proyecto, así como la aprobación de la Dirección de la Oficina Andina para que se realice el procesamiento de pagos en Lima.

5. Preparar correspondencia a iniciativa propia para verificar datos, atender y responder consultas y hacer seguimiento cuando sea necesario, con personal del proyecto, de la OIT, consultores y contrapartes.  Consultar con la Coordinación Nacional del Proyecto en Ecuador los asuntos que requieran atención inmediata. 

6. Calcular y recopilar estimados de costos y participar en el análisis y proyecciones de presupuesto, de acuerdo con lo requerido por la Coordinación Nacional de Proyecto en Ecuador.

sección optativa

7. Proveer de apoyo administrativo y financiero y orientación al personal del proyecto y a los consultores, respecto a pagos, autorizaciones, reembolsos de gastos de viaje y otros requerimientos relacionados con las cuentas y las finanzas.

8. Organizar actividades presenciales y/o virtuales (reuniones, seminarios, talleres u otro tipo de evento), para lo cual deberá encargarse del control del presupuesto asignado, redacción de las cartas de invitación, seguimiento y coordinación de emisión de boletos aéreos y alojamiento de los participantes y/o ponentes (cuándo las condiciones del contexto lo permitan), así como redacción de las actas correspondientes, de acuerdo a como se haya concebido la actividad; solicitar las unidades de Administración, Finanzas, Cómputo, Programación y Recursos Humanos, el apoyo que se requiera para que las actividades se desarrollen sin inconvenientes.

9. Apoyar la preparación de informes periódicos, según lo programado, e informes especiales requeridos para la presentación a donantes, para la preparación y revisión del presupuesto, auditorías u otras razones.

10. Colaborar con otros/as secretario/as y/o asistentes de proyectos de la Cooperación para el Desarrollo, especialmente a los nuevos funcionarios, mediante su actuación como mentor con relación al funcionamiento y procedimientos de la Oficina.

11. De acuerdo con el plan de reemplazos, otorgar apoyo en ausencia de otro(a) Asistente de Proyecto de cooperación para el Desarrollo y, en casos puntuales, a los/las asistentes administrativos de Especialistas o de la Dirección del ETD/OP-Lima.

12. Realizar otras funciones asignadas por la supervisión y, en caso de ser necesario, y de que las disposiciones del Sistema de Naciones Unidas así lo permitan, se podría requerir disposición para viajar a las regiones en que se ejecuta el proyecto para brindar apoyo en la gestión administrativa-financiera.

Calificaciones requeridas

Educación

[Educación mínima requerida]

Educación secundaria completa con formación formal en contabilidad y/o en finanzas y administración.   

Capacitación en un campo administrativo.

Software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.

[Educación valorada como ventaja]

Conocimiento o estudios técnicos en gestión de proyectos de cooperación en temas socio-laborales, inclusión socio-económica de población vulnerable (incluyendo migrantes y refugiados), y desarrollo sostenible.

Experiencia

[Experiencia mínima requerida]

Cinco años de trabajo en finanzas y administración con responsabilidad progresiva.

Experiencia en el manejo de sistemas de gestión empresarial de tipo ERP (Enterprise Resource Planning), de preferencia basados en ORACLE o similares.

[Experiencia general y específica valorada como ventaja]

Experiencia en puestos administrativos-financieros, o de apoyo a la programación y/o en gestión de proyecto cooperación para el desarrollo.

Experiencia laboral en agencias del Sistema de Naciones Unidas u otras agencias de cooperación para el desarrollo.

Conocimiento y entendimiento de un conjunto complejo de normas,  directrices y procedimientos financieros y administrativos. 

Conocimiento de los procedimientos internos para la preparación de documentos y formularios administrativos y para la creación y mantenimiento de sistemas de archivo.

Idiomas

[Conocimiento de idiomas requerido como mínimo]

Excelente conocimiento del español y nivel intermedio en inglés (Especialmente capacidad para entender instrucciones en inglés y actuar con base en ellas)

Competencias

Básicas

Los candidatos interesados en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  De entre estas nueve competencias, las siguientes son de particular importancia para este puesto: Orientación al Cliente, Comunicaciones, Colaboración

Técnicas y generales

• Buenas habilidades analíticas.  Habilidad para razonar y emitir juicios ponderados.
• Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
• Debe demostrar un comportamiento responsable y atención a los detalles.
• Habilidad para tratar temas confidenciales con discreción.
• Debe mostrar altos niveles de conducta ética.  
• Habilidad para usar software básico de computación  (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
• Habilidad para evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción.  
• Habilidad para responder a consultas relacionadas con el trabajo de una manera apropiada.  
• Habilidad para obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.  
• Habilidad para comunicarse efectivamente en forma verbal y escrita.  
• Habilidad para trabajar bajo su propia iniciativa  y también como miembro de un equipo.  
• Habilidades de organización.  
• Habilidad para aclarar información.  
• Habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia.