Jefe, Servicios Administrativos Regionales

Introducción

El puesto está adscrito a la Oficina Regional de la OIT para América Latina y el Caribe (OR -Lima), situada en Lima. RO-Lima tiene la responsabilidad general en materia de política y gestión en lo que respecta a la promoción de los principios y las políticas de la OIT en la región, y proporciona orientación estratégica y apoyo a todas las oficinas de países y a los equipos de apoyo técnico sobre trabajo decente (ETD) de la región. El/la titular del puesto será responsable de todas las cuestiones financieras, presupuestarias, administrativas, de seguridad e informáticas en la región, de conformidad con los reglamentos, normativas e instrucciones de la OIT. También prestará servicios de asesoramiento en materia de gestión y administración a los directores de las oficinas de la región y aconsejará a la sede sobre las necesidades de la región en lo que respecta a las políticas y prácticas financieras, administrativas, de seguridad e informáticas. El/la titular del puesto dependerá del Director Regional, por conducto de la Directora General Adjunta, y rendirá cuentas al Director del Departamento de Gestión Financiera.

Funciones específicas

1. Asumir la responsabilidad directa de las cuestiones presupuestarias, financieras, administrativas, de seguridad e informáticas en la Oficina Regional, así como la responsabilidad general por esos conceptos en otras oficinas de la OIT y proyectos de cooperación para el desarrollo en la región. Supervisar las unidades de finanzas, informática y administración.
2. Formular recomendaciones a la atención del Director del Departamento de Gestión Financiera  (sede), en consulta con la dirección regional, sobre la necesidad de elaborar nuevos procedimientos y políticas administrativos o de ajustar los existentes en función de las necesidades de la región.
3. Supervisar el uso de los recursos presupuestarios asignados a la región e informar al respecto.
4. Supervisar, en la Oficina Regional: el funcionamiento de los sistemas contables informatizados (IRIS); la gestión y la conciliación de las cuentas bancarias y de tesorería; el examen y la autorización de pagos, en particular los correspondientes a facturas de proveedores, contratos de colaboración externa, solicitudes de anticipos para viajes o de otras prestaciones; el examen de las nóminas; la supervisión de las cuentas del libro mayor correspondiente a la región (consignaciones, impuestos y otras liquidaciones); la seguridad del efectivo y otros activos; la financiación de las cuentas bancarias y de tesorería para costear proyectos de cooperación al desarrollo, y la administración financiera de reuniones y seminarios.
5. Supervisar la creación de obligaciones (gravámenes) y revisión de las existentes de conformidad con el Reglamento  Financiero y la Reglamentación financiera detallada. Controlar  sistemáticamente la validez de los gravámenes imputados al Presupuesto Ordinario y a recursos extrapresupuestarios.
6. Supervisar, según proceda, el funcionamiento de las aplicaciones y el material informáticos en la región, así como la prestación de apoyo y la formación correspondiente.

Funciones genéricas

1. Elaborar y aplicar políticas, normas y planes contables para garantizar unas prácticas contables correctas y un control adecuado.
2. Gestionar el funcionamiento de los servicios financieros del ámbito de competencia y preparar informes de gestión al respecto.
3. Planificar, integrar y coordinar el trabajo de los funcionarios de la categoría de servicios orgánicos encargados de partes del programa financiero y supervisar el logro de los objetivos.
4. Planificar, elaborar y mantener una política y unos procedimientos financieros y presupuestarios, y proporcionar asesoramiento especializado en relación con las políticas financieras de la Organización, tanto en la sede como en operaciones de envergadura en el terreno.
5. Dirigir la preparación de los registros financieros y presupuestarios y mantenerlos al día; aprobar modificaciones de aspectos de gestión y contabilidad dentro del ámbito de competencia a fin de optimizar el control y los resultados, y elevar al máximo los beneficios de la información de gestión disponible en las bases de datos financieras.
6. Promover y supervisar el desarrollo y la aplicación de sistemas automatizados en el ámbito de competencia y para la Organización en general.
7. Coordinar la formulación y la evaluación de los informes financieros periódicos para el personal de dirección superior, prestando particular atención a los comentarios sobre la conformidad con el programa de trabajo y los presupuestos de la Organización.
8. Examinar y aprobar los informes financieros y las respuestas informales a las observaciones de auditorías internas y externas.
9. Actuar como experto técnico y proporcionar asesoramiento especializado sobre prácticas financieras al personal de toda la Organización, inclusive al personal directivo superior, y representar a la Oficina en reuniones interinstitucionales relacionadas con operaciones financieras.
10. Controlar y supervisar los resultados financieros de todos los programas y proyectos, o del área operativa importante.
11. Gestionar la consolidación de las estimaciones, presupuestos y previsiones, y preparar informes de resultados y planes a medio plazo.
12. Otras tareas afines que se le encomienden.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior en administración de empresas, finanzas o contabilidad, o diploma de primer ciclo complementado con cualificaciones financieras para gestionar las interrelaciones e interacciones dentro de la estructura financiera de la OIT y para garantizar que la gestión financiera e institucional de la Organización se ajuste a las normas internacionales.

Experiencia

Quince años de experiencia en gestión profesional en finanzas o contabilidad, de los cuales un mínimo de cinco años a nivel internacional.

Idiomas

Excelente dominio del español y conocimiento práctico del inglés. Se valorará positivamente el conocimiento del francés o del portugués.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Grandes dotes expertas de análisis y de diagnóstico para analizar estados financieros complejos en los que intervengan múltiples fuentes de financiación y divisas, de conformidad con los principios contables generalmente aceptados y las normas internacionales de contabilidad. Capacidad para resolver problemas interdepartamentales.
Capacidad para planificar y coordinar el trabajo de un subprograma. Capacidad para comunicar decisiones e instrucciones eficazmente, tanto por escrito como oralmente, a todos los niveles dentro de la Organización; capacidad para presentar documentos y posturas en reuniones interinstitucionales. Capacidad para formular políticas y procedimientos, preparar documentos del Consejo de Administración y redactar otras comunicaciones. Capacidad para utilizar aplicaciones informáticas corrientes de oficina; comprensión demostrada del uso de programas informáticos de contabilidad; capacidad para conceptualizar mejoras y actualizaciones de esos sistemas. Capacidad para motivar al personal, establecer los objetivos del equipo, asignar y supervisar el trabajo y asegurarse de que se ofrece a los clientes la calidad del servicio/trabajo adecuada. Capacidad para defender las decisiones adoptadas sobre política financiera y para explicar las ventajas de las nuevas políticas y decisiones propuestas. Comprensión de los procesos de contratación pública. Experiencia en la supervisión y la colaboración con una unidad de informática. Innovación y orientación al cambio. Se requiere discreción, ya que puede ser necesario trabajar con información confidencial. Además de las competencias relacionadas con las cuestiones financieras, también es preciso ser discreto en el trato con los miembros del personal respecto de cuestiones delicadas, como las diferencias culturales, las excepciones a la aplicación de políticas y los aspectos confidenciales relativos a la Organización. 

Competencias personales:
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.