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Associé.e aux finances

Port-au-Prince (Haiti)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: GS-7, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Banking and Finance
  • Closing Date: 2021-09-20

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Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision de l’Analyste aux Finances, l'associé(e) aux finances assure le leadership dans l'exécution des services financiers dans le bureau, il (elle) veille à l'utilisation efficace et transparente des ressources financières et à l'intégrité des services financiers. L'associé(e) aux finances préconise une approche axée sur la satisfaction du client dans l’exécution de ses tâches, tout en respectant les règles et procédures susmentionnées.

 

Competencies

1. Administration et mise en œuvre de stratégies opérationnelles, adaptation des processus et des procédures :

  • En conformité avec les règles, règlements et politiques du PNUD et des NU dans les activités financières, avec le système financier d`enregistrement et de rapportage et avec le suivi des recommandations des audits, met en œuvre en toute effectivité le cadre de contrôle interne, et assure le fonctionnement correct d’un système de gestion des ressources financières axée sur les clients
  • Contribue à la définition des processus des activités de l’Unité des finances et l’élaboration du contenu des procédures internes, en accord avec les normes de l`organisation, des opérations en finance, en consultation avec la Direction du bureau
  • Met en œuvre des accords de partage des coûts et fonds fiduciaires, élaboration des conditions de contribution dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du bureau
  • Élabore des propositions et met en œuvre des stratégies de réduction et d`économie des couts en consultation avec l’Analyste aux Finances

2. Administration des budgets et fonctionnement optimal du système de recouvrement des coûts

  • Contribue à l’atteinte des résultats de développement du PNUD par la budgétisation
  • Collecte et met à disposition des informations nécessaires à l’élaboration des budgets de gestion
  • Prépare et révise des budgets des projets (output) du PNUD, suivi avec le Siège des limites de dépenses autorisées (ASL) pour les projets (output) de gestion et création, des nouveaux Awards (projets), sous instruction de l’Analyste aux Finances 
  • Contribue à l’établissement des critères en vue de déterminer, sur un système de prorata, les contributions des agences aux services communs
  • Prépare et révise les budgets des services communs et suivi des recouvrements a temps des contributions
  • Assure la soumission des budgets des projets de gestion et de services communs pour approbation
  • Contribue à la pluriannuelle pour les ressources non prioritaires relatives aux services communs afin de réduire les soldes des ressources non programmées et non dépensées
  • Assure le suivi de l’enregistrement correct des codes des donateurs dans les budgets et les dépenses des services communs conformément aux règles afin de préparer correctement la certification des services communs.
  • Met en œuvre le mécanisme de contrôle pour les projets de développement à travers le suivi de la préparation et de la révision des budgets, contrôle du budget par rapport a l`ASL, suivi quotidien du journal de la comptabilité générale (General Ledger).
  • Assure la centralisation des données de recouvrement des coûts directs de projets (DPC) de toutes les unités sur base des prix UPL et non UPL suivant les services rendus
  • Assure le recouvrement à temps des coûts directs de projet (DPC) relatif aux services rendus aux projets d’exécution directe qui est effectué via le menu Project Costing dans Atlas, au cas où le PNUD est la partie responsable
  • Assure la facturation de toutes les agences Atlas et non Atlas sur la base de la liste des prix UPL et non UPL, suivant les services rendus et suivi des paiements
  • Met à jour la liste des services non UPL et proposition de coûts à la direction des Opérations
  • Elabore et met en application le système de suivi des revenus et de recouvrement des coûts et prépare en temps opportun des factures dans Atlas pour les services fournis
  • Assure un contrôle de qualité dans tous les processus et actions entreprises au niveau de l`Unité Finances

3. Appui comptable et administratif à l'Unité des finances, programme et des projets

  • Assure le contrôle correct des pièces justificatives pour les paiements, revue des rapports financiers pour les projets NIM/NEX
  • Assure le suivi étroit et régulier des remboursements des avances octroyées aux fournisseurs dans le cadre des prépaiements et avances octroyées aux projets NIM et NGO, afin de nettoyer les comptes 16065 et 16005.
  • En tant que point focal de la clôture des comptes, assure la coordination et le contrôle de qualité sur les produits de cet exercice trimestriel et annuel, suivant les lignes directrices envoyé par le Siège.
  • Assure le suivi de remboursement de la TVA en temps opportun et enregistrement des contributions en nature du gouvernement, afin de les refléter dans les états financiers du PNUD
  • Assure les actions de correction à temps des vouchers non postés, y compris les vouchers avec des budget check errors, des match exceptions, des vouchers non approuves. Répond dans les délais aux sollicitations du siège en vue de résoudre les problèmes sur les questions financières
  • Assure le suivi soutenu du dashboard financier, notamment les rubriques des GLJE en attente, les comptes non autorisés, Unrecorded Payments, Unauthorized AP, Vouchers avec les paiements manuels
  • Suivi des rapports des ressources mobilisées
  • Maintenance des comptes clients pour les projets du PNU
  • Etablissement des comptes de régularisation (ACCRUALS)

4. Gestion efficace de la trésorerie du bureau

  • Assure la vérification régulière de l’état des fonds sur les comptes locaux, pour s’assurer qu’ils couvrent les dépenses. Identification à temps et enregistrement des entrées de fonds
  • Assure la vérification quotidienne dans ATLAS que la balance est nulle sur les relevés des comptes bancaires dont le but est de surveiller le niveau du plafond autorisé; identification et enregistrement des contributions
  • Assure le remplacement de l’Analyste aux Finances comme contact avec les banques locales en ce qui concerne les problèmes de routine, notamment la négociation des taux de change pour le renflouement de la trésorerie du bureau. Il (elle) peut faire partie des signataires des chèques si le représentant résident l’autorise.
  • Contribue à l’approbation et soumission au siège du rapport mensuel sur les taux de change
  • Assure la conduite de réconciliations bancaires dans les délais exigés
  • Prépare dans les délais exigés de la prévision mensuelle de la trésorerie a l`intention du DCD/O ou OM. Liaison avec les agences des Nations Unies, les Programmes/Projets pour obtenir leur estimation des besoins en fonds
  • Assure la préparation/sélection des transferts bancaires et approvisionnement du compte local (Deal) pour approbation
  • responsabilité du rôle du gestionnaire du paycycle dans ATLAS

5. Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances

  • Organise, selon les besoins et en collaboration avec l’Analyste aux Finances, des formations pour le personnel des opérations / programmes / projets sur la gestion financière
  • Assure la présentation des synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de gestion financière
  • Contribution substantive dans les réseaux de connaissances et communautés de pratique.

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau. L'analyse précise et la présentation de l'information financière renforcent la crédibilité du PNUD dans l'utilisation des ressources financières et la bonne gestion des processus financiers. L'information fournie facilite le processus décisionnel de gestion.

Required Skills and Experience

Compétences fonctionnelles:

Construction de partenariat

Niveau 1.1: Maintenance de l'information et des bases de données

  • Analyse les informations générales et sélectionne les outils susceptibles de contribuer aux initiatives de renforcement de partenariats
  • Assure le suivi des ressources mobilisées et prépare les rapports correspondants
  • Promotion de l'apprentissage organisationnel et le partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche fondamentale et analyse

  • Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des façons plus efficaces de faire les choses
  • Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage

Connaissances professionnelles / Expertise Technique

Niveau 1.1: Connaissances fondamentales des processus, des méthodes et des procédures

  • Capacité à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste
  • Possède les connaissances sur les politiques et procédures organisationnelles liées au poste et les applique dans le travail
  • Identifie les nouvelles meilleures approches et les intègre au travail
  • S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’autoapprentissage et autres moyens d’apprentissage
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien
  • Aptitude à réviser des données variées, à identifier et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations.
  • Aptitude à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
  • Bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité.
  • Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier q Apte à travailler en équipe: aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Promotion du changement et du développement organisationnels

Niveau 1.1: Présentation de l'information sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel

  • Se documente sur les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU
  • Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

  • Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion q Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion
  • Orientation vers la satisfaction du client

Niveau 1.1: Entretien des relations efficaces avec les clients

  • Effectue des rapports aux clients internes et externes d'une manière opportune et appropriée
  • Organise et donne priorité à l'horaire de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
  • Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l'unité de travail et avec les clients internes et externes
  • répond aux besoins des clients rapidement

Promotion de la redevabilité et de la gestion axée sur les résultats

Niveau 1.1: Collecte et diffusion d'informations

  • Recueille et diffuse des informations sur les meilleures pratiques en matière de redevabilite et de gestion axée sur les résultats
  • Entretient et met à jour les bases de données

Compétences de base:

  • Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement
  • Veille à son auto-développement et prend des initiatives
  • Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d'équipe
  • Facilite et encourage la communication ouverte dans l'équipe et communique efficacement
  • Crée des synergies grâce à l'auto-contrôle
  • Est apte à gérer des conflits
  • Se forme, partage ses connaissances et encourage l'apprentissage des autres.
  • Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel
  • Prise de décision éclairée et transparente
  • Certification des Finances.

Education :

  • Diplôme d`études secondaires, avec une certification spécialisée en comptabilité et finance ou Diplôme universitaire en finances, en administration des affaires ou en administration publique est souhaitable, mais ne constitue pas une exigence.
  • Détenir un titre de comptable d'un institut internationalement reconnu de la comptabilité constitue un net avantage.
  • Test du PNUD en Comptabilité Finance est requis

Expérience

  • 4 ans d’expérience relevant sont requis en cas d’études universitaires au niveau « Bachelor » (bac+3).
  • La connaissance des normes IPSAS et / ou IFRS est requise

Langue :

  • Maîtrise du français, créole et une connaissance pratique de l’anglais.

 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the GS categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

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