Associé.e aux achats

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Sous la supervision directe de l’Analyste aux Achats, l’Associé aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L’Associé aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.

Appui à l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats pour atteindre les résultats suivants :

• Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies du PNUD
• Mise en œuvre efficace du contrôle interne.
• Procéder à une cartographie du processus des achats 
• Participer à l'élaboration des procédures opérationnelles standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct.

Assiste dans l’organisation des procédures de passation des marchés pour les clients du Centre de Services pour   atteindre les résultats suivants : 

• Préparation des plans d'achats des clients et le suivi de leur exécution.
• Organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation et  la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD.
• Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas, préparation de commandes pour l'achat de services, création des vendor dans Atlas...
• Préparation des soumissions de contrat pour le Comité des Achats (CAP) et le Comité consultatif sur les achats (ACP).
• Mise en œuvre du système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (Pos) sont dûment préparés et expédiés.
• Prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes.

Garantir la mise en œuvre de la stratégie et outils d’E-Procurement pour atteindre les résultats suivants :

• Développement et mise à jour d’une base de données des fournisseurs, mise en œuvre du processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
• Appui à la mise en œuvre des processus de passation de marchés communs pour les agences des Nations Unies en conformité avec la réforme de l'ONU.

Assure le partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants :

• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats
• Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique

Impact des Résultats

Les résultats clés ont un impact sur l’ensemble de l’exécution des opérations financières et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles du bureau.

Les informations financières renforcent la crédibilité du PNUD dans l’utilisation des ressources du bureau, en particulier à l’égard des utilisateurs des rapports financiers.

Compétences fonctionnelles

Construction de partenariats

Niveau 1.1 : Maintien des informations et des bases de données

• Assure le tracking et prépare les rapports sur les ressources mobilisées

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche fondamentale et analyse

• Effectue des recherches sur les meilleures pratiques et propose des façons plus efficaces de faire les choses
• Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage

Promotion des changements et du développement organisationnels

Niveau 1.1: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

• Se documente sur  les «Meilleures pratiques» dans le changement et développement organisationnels au sein et en dehors du système des NU
• Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et proposer des solutions

Compétences/Expertises

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique dans le travail
• Identifie les nouvelles approches et les meilleures pratiques puis les intègre au travail
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail
• Effectue diverses tâches de nature spécialisée et non spécialisée et à traiter les travaux qui sont bien documentés enregistrés, ayant fait l’objet de recherche et de rapports.
• Est capable de réviser et d`identifier des données variées et ajuster les différences, à identifier et résoudre les problèmes liés aux opérations.
• Est capable d`effectuer un travail de nature confidentielle et de traiter un grand volume de travail
• Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Achats  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité.
• Maîtrise  l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier
• Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.
• Suivi du programme de Certification des Achats 

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

• Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion
• Top of Form
• Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais
• Répond rapidement aux besoins des clients 

Promotion de la redevabilite et de la gestion basée sur les résultats

Niveau 1.1 : Collecte et diffusion des informations

• Met en place et entretient les bases de données

Compétences de base:

• Démontre la connaissance de l’Organisation et un bon jugement
• Veille à son auto-development et prend des initiatives
• Est un bon coéquipier et de faciliter le travail d'équipe
• Facilite et encourage la communication ouverte dans l'équipe et communique efficacement
• Crée des synergies grâce à l'auto-contrôle
• Est apte a Gerer des conflits
• Se forme, partage ses connaissances et encourage l'apprentissage des autres.
• Promouvoir l'apprentissage et la gestion des connaissances / le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel
• Prise de décision éclairée et transparente

• Le/La candidat(e) devra obtenir la certification « Achats » du PNUD.

Education : 

• Diplôme d’études secondaires certifiées par un diplôme en comptabilité ou Achats.
• Un diplôme universitaire en Gestion ou Achats est souhaité, mais pas exigé.
• Un titre de comptable d`un institut internationalement reconnu constitue un net avantage

Experience : 

• 6 ans d’expérience avec les responsabilités progressives dans le domaine des Achats, et une connaissance spécialisée des politiques et procédures.
• Connaissance des systèmes des Achats et e-recruitment au niveau national ou international.
• Une bonne expérience en informatique et particulièrement connaissance des logiciels (MS Word, Excel, etc.) et des tableurs et bases de données, expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion financière basés sur Internet, préférablement PeopleSoft.
• Connaissance des normes IPSAS requise.

Langue : 

• Maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais.

Important applicant information

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