Gestor(a) Documental (NPSA 2) R2021-000636

Bogotá

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Bogotá
Grade: Administrative support - NPSA-1, National Personnel Services Agreement
Occupational Groups:
- Poverty Reduction
- Project and Programme Management
- SUSTAINABLE DEVELOPMENT
- Managerial positions
Closing Date: Closed

Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios..  

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

Actualmente el PNUD y el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible implementan en el país proyectos relacionados con el Convenio de Estocolmo sobre los Contaminantes Orgánicos Persistentes- COP, cuyo objetivo es disminuir y potencialmente minimizar la liberación de estas sustancias, por medio de la implementación de Mejores Prácticas Ambientales y las Mejores Técnicas Disponibles en sectores prioritarios.

Los proyectos son de implementación NIM, por lo tanto se ejecutan desde las instalaciones del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible - MADS, de acuerdo a la contrapartida país establecida en el PRODOC.

El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible adoptó el Sistema Integrado de Gestión SIG conformado entre otros, por el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 creada mediante la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003. En lo relacionado a la Gestión Documental establece que la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad debe incluir: “d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.”

En tal sentido, se hace necesaria la contratación de una persona que asesore y apoye al proyecto en el tema de gestión documental, teniendo en cuenta que la documentación de los proyectos reposará dentro del archivo central del Ministerio de Ambiente, bajo las normas establecidas por esta entidad. A su vez también se requiere contar con el apoyo en la radicación y envío de correspondencia, elaboración de bases de datos, escaneo, copias, custodia de los bienes del proyecto y demás labores documentales que los proyectos requieran en su ejecución.

Duties and Responsibilities

De conformidad con las normas y procedimientos, el/ la Gestor/A documental desempeña las siguientes funciones:

Desarrollar desde el punto de vista técnico los procesos y procedimientos archivísticos, para la organización, clasificación y conservación de los documentos emitidos por los proyectos, acorde al manual de procedimientos establecidos en el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, así como realizar las transferencias documentales.
Atender oportunamente los servicios de préstamos, consultas de documentos, escaneos o copias que requiera el equipo del proyecto.
Asistir a las capacitaciones que el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible realice en temas de archivo.
Elaborar, administrar y actualizar las bases de datos de los asistentes a los diferentes eventos y reuniones realizados por los proyectos.
Apoyar al equipo de trabajo en la radicación de documentos, envío de correspondencia y distribución de material de divulgación que sea emitido por el proyecto.
Administrar los equipos audiovisuales y de computo del proyecto, requeridos en reuniones y eventos dentro y fuera de las instalaciones del MADS.
Atender los requerimientos de la Coordinación de Gestión Documental del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

Acuerdo Institucional

El/la gestor/a documental estará bajo la supervisión directa de la Asistente Administrativa Financiera y el jefe nacional de proyectos.

Competencies

LIDERAZGO

Asume la responsabilidad y garantiza la alta calidad de su propio trabajo

Utiliza eficazmente los recursos, métodos, socios e información disponibles.

INNOVACIÓN:

Evalúa el trabajo con ojo crítico

Solicita información sobre las actividades laborales.
Demuestra interés por conocer las perspectivas y necesidades de los clientes.

GESTIÓN DE PERSONAS:

Comprende los roles, responsabilidades y objetivos personales y de equipo

Busca aclaraciones de forma proactiva cuando sea necesario.
Busca proactivamente instrucción, retroalimentación y coaching para mejorar el rendimiento.

COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE LAS RELACIONES:

Interpreta correctamente la información y las instrucciones de forma fiable y coherente.

Responde a la información y las instrucciones con profesionalismo y precisión.
Habla en nombre de sí mismo con profesionalidad e integridad en consonancia con los valores de la ONU.

ENTREGA

Cumple con los objetivos y los plazos de entrega del equipo.

Comprende las responsabilidades y cumple las expectativas
Cumple con los requisitos de tiempo y recursos.
Conciencia de los valores de la organización y del código de conducta en la prestación de servicios.

Required Skills and Experience

Educación académica mínima requerida

Título de bachillerato/secundaria.

Años minimos de expericiencia laboral relevante

2 años de experiencia en gestión documental en organizaciones estatales y/o internacionales

Habilidades y compentencias deseables

Conocimiento en MS Office (Word y Excel)

Se valorará positivamente:

Experiencia en gestión documental de proyectos financiados con recursos de Cooperación Internacional.
Conocimiento de la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2009.

Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

Fluidez en español hablado y escrito.

IMPORTANTE

El contrato será suscrito bajo NPSA (National Personnel Services Agreement) de acuerdo a las políticas enmarcadas en esta modalidad contractual.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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