Asistente Administrativo/a y Financiero/a (NPSA 6) R2021-000614

Bogotá

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Bogotá
Grade: Administrative support - NPSA-3, National Personnel Services Agreement
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Banking and Finance
- Peace and Development
Closing Date: Closed

Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

El proyecto, a través de la acción conjunta entre agencias del Sistema de Naciones Unidas, busca fortalecer la autonomía económica de mujeres recolectoras vinculadas al Programa Nacional Integral de Sustitución de Cultivos Ilícitos -PNIS liderado por la Dirección Sustitución de Cultivos Ilícitos –DSCI de la Agencia de Renovación del Territorio

-ART. A través dela identificación, validación y fortalecimiento de actividades agrícolas, pecuarias, económicas artesanales, industriales y/ode servicios con enfoque de desarrollo alternativo sostenible, se busca contribuir con el fortalecimiento del capital social y el desarrollo de capacidades de las mujeres, permitiendo incidir de manera positiva en la superación de condiciones de pobreza y marginalidad de las familias campesinas que derivan sus subsistencia de la recolección de los cultivos de uso ilícito. La complementariedad de acciones busca dinamizar la economía local, contribuyendo de esta manera con la reducción de brechas de género, así como con la reducción de la pobreza en los entornos rurales complejos en los cuales habitan las participantes.

Duties and Responsibilities

De conformidad con las normas y procedimientos, el/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a desempeña las siguientes funciones:

Gestionar las actividades financieras del Programa, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales del gasto.
Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Coordinador/a Nacional.
Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías.
Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
Elaborar periódicamente el reporte a donantes (Donor report) en línea con los convenios vigentes con organizaciones socias/contrapartes y donantes
Realizar las revisiones presupuestales, mínimo dos al año (CDR y desfase) o cuando sea requerido.

Garantizar el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:

Asistir al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.
Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional.
Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales. Elaborar el inventario oficial semestral para firmas del PNUD.
Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto.
Dar trámite a los procesos de contratación, renovación y terminación de personal (NPSA, Service Contract eIndividual Contract).
Dar seguimiento y alertas sobre fechas de vencimiento en lo relativo a grants, pagos, creación de proveedores y donantes, articulando con las partes responsables (si aplica).
Adelantar los procesos de aprobación y firmas de la documentación requerida por el proyecto para su correcto funcionamiento.
Incluir en el sistema ATLAS, los procesos relacionados con requisiciones y pagos, así como dar seguimiento a las órdenes de compra (PO), tramitando el cierre oportuno.
Preparar y dar trámite a los documentos y la correspondencia necesarios en el marco del proyecto.
Dar trámite a los procesos de contratación, renovación y terminación de personal
Tramitar y verificar el uso eficiente de los recursos de los Petty cash y cash advance

Acuerdo Institucional

El/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a reporta a él/la jefe/a nacional de la Estrategia para el Desarrollo Rural.

Competencies

LIDERAZGO:

Busca y reconoce proactivamente las contribuciones de los demás

Involucra activamente a los equipos y fomenta el diálogo dentro y entre los equipos
Determina los recursos, métodos, socios, información y soluciones adecuadas

INNOVACIÓN:

Adapta los productos a las necesidades del cliente

Interpreta las políticas y orientaciones en su contexto y las aplica con criterio
Anticipa los obstáculos y aplica soluciones prácticas
Busca continuamente la mejora y la agilidad en la prestación de servicios
Colabora para mejorar los métodos y la entrega

GESTIÓN DE PERSONAS:

Implica adecuadamente al equipo en las distintas fases del trabajo y en la toma de decisiones

Busca y valora las iniciativas y la experiencia de los demás
Supervisa a los equipos con una dirección coherente e impulsa el compromiso del equipo

COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE LAS RELACIONES:

Expresa la información y los puntos de vista con un razonamiento adaptativo

Expresa de forma proactiva sus ideas y/o preguntas para contribuir a la claridad, precisión y enfoque de su trabajo
Habla en nombre del equipo con profesionalismo e integridad de acuerdo con los valores de la ONU

ENTREGA:

Asume la responsabilidad de hacer frente a las situaciones críticas y de ofrecer el valor principal

Demuestra su compromiso con los clientes y la calidad
Trabaja para alcanzar los objetivos acordados, afrontando los retos de una forma constructiva
Responsable de la ejecución del proyecto y/o de los resultados del equipo
Capacidad para ejercer un buen criterio en la prestación de servicios y la supervisión de equipos.
Destreza en herramientas de reporte y análisis de información tales como Excel, Access, Power BI, entre otros.

Required Skills and Experience

Educación académica mínima requerida

Titulo de Bachiller (secundaria) o título Profesional en Profesional en economía, administración de empresas o finanzas. .

Años mínimos de Experiencia laboral relevante

Para Bachilleres 6 años de experiencia relevante y para profesionales 3 años de experiencia relevante en:

Desarrollo de las actividades administrativas y financieras de proyectos con organizaciones públicas o privadas.
En procesos de compras
administración y manejo de presupuestos y flujos de caja

Nota: Si cuenta con la experiencia anteriormente relacionada, por favor asegúrese de reflejarlo en la descripción de las funciones de su aplicación.

Habilidades y competencias deseables

Manejo de Excel avanzado.
Conocimiento de reglas y procedimientos administrativos del PNUD y manejo de ATLAS
Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja

Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

Fluidez en español hablado y escrito.

IMPORTANTE

El contrato será suscrito bajo NPSA (National Personnel Services Agreement) de acuerdo a las políticas enmarcadas en esta modalidad contractual.

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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