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Auxiliar Administrativo/a en Justica y Prevención de Crisis (NPSA 4) R2021-000659

Bogotá (Colombia)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bogotá (Colombia)
  • Grade: NB 2 - National Personnel Services Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Peace and Development
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2021-09-26

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Background

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.
 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
 
El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.
 
El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.
 
A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y   Gobernabilidad   Inclusiva   que   reúne   a   los   Portafolios   de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.
 
 
En ese contexto, el Área de justicia y prevención de crisis del PNUD, apoyará la ejecución de Proyectos de justicia transicional, de tal forma que acompañe al Estado y a la sociedad colombiana en uno de sus mayores retos: seguir avanzando hacia la construcción de una paz estable y duradera, favoreciendo capacidades institucionales nacionales y territoriales, la construcción de la paz y la promoción de la convivencia y la reconciliación, con énfasis en el respeto de los derechos humanos y los derechos de las víctimas.
 
El apoyo a la puesta en marcha de esta Área cumpliría un papel fundamental pues en sociedades en transición, las áreas especializadas en justicia transicional se constituyen como el mecanismo idóneo para que la sociedad y las víctimas puedan conocer las causas, los actores y las prácticas que definieron los periodos de conflicto armado o de ruptura del Estado de Derecho. Además, se han constituido como una herramienta fundamental para facilitar la labor de la justicia, así como para el acceso a las reparaciones integrales requeridas por las víctimas en los procesos de reconciliación.

 

Duties and Responsibilities

El/ la Auxiliar Administrativo/a desempeña las siguientes funciones:
 
Proporciona asistencia operativa para el adecuado desarrollo de los proyectos:
  • Elaborar y actualizar, conjuntamente con el Jefe de proyecto, la agenda de la coordinación y la planificación mensual de actividades.
  • Realizar los desplazamientos que se requieran a la sede principal de PNUD para la entrega de los documentos para trámites operativos - administrativos y gestiones oportunas.
  • Realizar la función de Leave Monitor, para así realizar seguimiento de asistencia de equipo, llevando control de vacaciones, incapacidades, etc.
  • Apoyar en la elaboración de presentaciones, carpetas, documentos y material de las reuniones de Comités Estratégicos, Programáticos, Donantes, así como otras reuniones estratégicas requeridas.
  • Acompañar la formulación, seguimiento, control y cierre de las subvenciones de bajo valor (SBV) y partes responsables (PR)
 
Proporciona apoyo administrativo, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Apoyar al equipo en la gestión del proyecto en lo relacionado con su planeación, preparación, revisión y ejecución de los diferenes proyectos y acuerdos que se realicen en la ejecución del área.
  • Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.
  • Conocer a profundidad la normativa del PNUD y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc.).
  • Apoyar la gestión de viajes del equipo cuando así se requiera y acorde a los mecanismos que se definan.
  • Desarrollar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
  • Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Oficina Nacional y oficina, enviando al archivo central en Bogotá la documentación requerida conforme a las normas y procedimientos del PNUD.
  • Dar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.
 
Proporciona apoyo financiero, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general.
  • Realizar seguimiento a las PO generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno.
  • Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
  • Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).
  • Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
  • Elaborar separaciones presupuestales según las diferentes necesidades que tenga el área de Justicia manteniendo los diferentes protocolos estandarizados.
 
Asegura la adecuada gestión de información:
  • Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales de los consultores, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo del proyecto.
  • Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión de los proyectos y el seguimiento a los pagos de nómina del equipo de consultores, service Contract (SC) y NPSA.
  • Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.
  • Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.
  • Reunir y preparar los documentos necesarios para tramitar los pagos correspondientes a la logística de los proyectos, según los cronogramas de ejecución predefinidos.
 
Acuerdo Institucional
El/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a reporta a él/la jefe/a nacional de la Estrategia para el Desarrollo Rural.
 

Competencies

LIDERAZGO:
Identifica proactivamente nuevas oportunidades y desafíos
  • Recomienda opciones para abordar los retos laborales
  • Asume la responsabilidad de las decisiones y del resultado de su trabajo
  • Se compromete con otros para abordar las oportunidades y los retos laborales
 
INNOVACIÓN:
Analiza materiales técnicos complejos (incluidos los datos) y formula recomendaciones concisas y pertinentes
  • Contribuye a la producción fiable de servicios y transacciones de conocimiento
  • Adopta nuevos métodos
 
GESTIÓN DE PERSONAS:
Asume sus responsabilidades
  • Reconoce los posibles obstáculos para completar las tareas y busca la orientación de los supervisores para resolver problemas.
  • Sobre la base de los comentarios formales e informales recibidos, toma medidas para abordar las áreas de crecimiento y mejora
 
COMUNICACIÓN Y GESTIÓN DE LAS RELACIONES:
Comprende, explica y comparte la información sobre las tareas asignadas con precisión y claridad
  • Demuestra una frecuencia de comunicación regular y consistente con el supervisor y los colegas
  • Comparte proactivamente la información dentro y entre los equipos
 
ENTREGA:
Cumple los objetivos y los plazos de entrega de los productos o servicios
  • Acepta la ampliación de responsabilidades y se reta a sí mismo a superarse
  • Acepta la responsabilidad de los resultados del propio trabajo
  • Busca profundizar en el conocimiento de las políticas y procedimientos de la organización y en cómo interpretar las directivas y peticiones, en consulta con los supervisores y colegas.
 

Required Skills and Experience

Educación académica mínima requerida
  • Titulo de Bachiller (secundaria) o título Profesional en ciencias sociales o ciencias administrativas.
 
Años mínimos de Experiencia laboral relevante
 
  • Para bachilleres, 4 años de experiencia relevante en temas administrativos, operativos o logísticos.Dentro de esos 4 años, al menos 2 años de experiencia administrativa en entidades de Cooperación internacional.
  • Para profesionales, al menos 1 año de experiencia relevante en experiencia administrativa en entidades de Cooperación internacional.
 
Nota: Si cuenta con la experiencia anteriormente relacionada, por favor asegúrese de reflejarlo en la descripción de las funciones de su aplicación.
 
Habilidades y competencias deseables
  • Deseable conocimiento básico/intermedio en paquetes de software de oficina
  • (MS Word, Excel, etc.).


Idiomas(s) requeridos (a nivel laboral)

  • Fluidez en español hablado y escrito.
 
IMPORTANTE
El contrato será suscrito bajo NPSA (National Personnel Services Agreement) de acuerdo a las políticas enmarcadas en esta modalidad contractual.

 

Disclaimer

Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.
 
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Workforce diversity
UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.
 
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

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