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Assistant Admin & Financier

Bujumbura (Burundi)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Bujumbura (Burundi)
  • Grade: NB 3 - National Personnel Services Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-09-19

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Background

Office/Unit/Project Description 

Dans le cadre du Programme de Coopération (CPD) 2019-20123, le PNUD, en concertation avec différents ministères dont celui de la Justice, de l’Intérieur, de la Décentralisation, de la Fonction Publique et de la Bonne Gouvernance a formulé un Programme opérationnel sur l’amélioration de l’Accès aux Services Administratifs et Judiciaires, PASD.

Le Programme vise l’amélioration de l’accès équitable (en tenant compte des besoins spécifiques des hommes, des femmes et des groupes vulnérables) aux services publics administratifs et judiciaires et aux droits notamment aux niveaux provincial et local, à travers l’autonomisation des citoyens et le renforcement des capacités techniques et opérationnelles de délivrance des services et des mécanismes de redevabilité.

Le Programme prévoit deux résultats et 6 produits.

Le résultat 1, est que les populations locales des zones d’intervention, particulièrement les femmes et les groupes vulnérables sont mieux outillés pour demander les services essentiels et réclamer les droits fondamentaux. Les différents produits liés à ce résultat sont : (1.1) Les parajuristes communautaires et les bureaux d’assistance juridique sont renforcés pour fournir les informations sur les droits et procédures administratives et judiciaires et appuyer les femmes et les groupes vulnérables dans leur demande de services ; (1.2.) Les citoyennes et les citoyens sont impliqués dans l’évaluation des services publics notamment au niveau des administrations communales et provinciales.

Le résultat 2 est que Les institutions administratives, judiciaires ainsi que les collectivités locales ont des capacités techniques/opérationnelles accrues pour fournir des services de qualité et de proximité à la population, en tenant compte des besoins spécifiques des femmes et des groupes vulnérables. Les produits liés à ce résultat sont : (2.1.) Les institutions de délivrance des services administratifs aux populations sont mieux outillées pour fournir les services administratifs de qualité et de proximité ; (2.2.) Les institutions judiciaires sont mieux outillées pour fournir les services de qualité et de proximité ; (2.3.) Les institutions tertiaires nationales ont renforcé leurs capacités pour améliorer les compétences techniques des fonctionnaires, des acteurs de justice et des acteurs locaux ; (2.4.) Les institutions de contrôle et d’évaluation des performances et de médiation sont renforcées pour mieux jouer leur rôle dans la promotion de la redevabilité des acteurs et entités en charge de la fourniture des administratifs et judiciaires, aux niveaux national et local.

Dans le cadre de la réalisation du produit 2.2., les principales activités prévues sont les suivantes : (i) Promouvoir la justice de proximité à travers le renforcement des capacités techniques et opérationnelles des tribunaux de résidence, le renforcement de la chaîne pénale et les itinérances judiciaires dans les zones de rapatriement ; (ii)   Appuyer la fourniture et la coordination des services d’aide légale aux plus vulnérables ; (iii)  Appuyer les mécanismes de lutte et de prise en charge holistique des victimes de VBG à travers notamment l’opérationnalisation des chambres spécialisées VBG et la mise en place de one-stop center pour la fourniture des services juridiques, de santé, psychosociaux et de réinsertion socioéconomique.

La prise en compte du genre et de l’égalité des sexes est un élément central et transversal dans toutes les interventions du PNUD. A ce titre, le PASD prévoit, non seulement de prendre en compte le genre dans tous les volets, mais aussi mettre en place au moins deux centre de prise en charge holistique des violences basées sur le genre. 

C’est dans ce cadre que le PNUD voudrait recruter - un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) pour le Projet afin d’appuyer dans la mise en œuvre des modalités de gestion du Projet.  


 

Duties and Responsibilities

Scope of Work

Sous la coordination du Conseiller Technique Principal  l’Assistant(e) Administratif (ve) et Financier(e) assume les responsabilités et fonctions suivantes :

  • Assurer le suivi et l’application des procédures et réglementations financières du PNUD;
  • Participer à l’élaboration et à la formulation des budgets du projet   ;
  • Assurer le suivi financier des partenaires de mise en œuvre des activités,
  • Gérer les véhicules et les fournitures de bureaux pour les trois provinces.

Dans ce cadre, le titulaire du poste assumera les responsabilités suivantes :

  • S’assurer que les processus financiers, les enregistrements et rapports financiers sont conformes aux règles et à la règlementation du PNUD ;
  • Mettre en œuvre les recommandations des audits ;  mettre en place un cadre de contrôle interne efficace ;
  • Collecter les données détaillées pour le Plan de Travail Annuel ; présenter des informations pertinentes en vue de l’élaboration des budgets en s’assurant de la conformité aux objectifs du Programme ;
  • Préparer les demandes de paiement pour les avances consenties aux partenaires dans le cadre de la mise en œuvre des Projets, assurer le suivi de l’exécution financière des ressources allouées et procéder à la vérification des états financiers et en particulier des pièces justificatives soumises ;
  • S’acquitter des tâches comptables diverses concernant les opérations quotidiennes et périodiques: préparation des demandes de paiement, établissement des éléments de rapports financiers périodiques, des rapports d’étapes et des rapports de fin des échéances financières qui sont présentés aux bailleurs de fonds ;
  • S’assurer que les documents de support des paiements sont complets avant leur transmission aux Finances pour finalisation ;
  • Maintenir un système de contrôle des dépenses internes pour s`assurer que les vouchers sont correctement saisis, que les transactions sont correctement enregistrées et saisies dans ATLAS, que tous les paiements sont effectués ;
  • Vérifier dans Atlas l’exactitude des données bancaires du fournisseur, de la méthode de paiement, du COA et effectuer les contrôles nécessaires pour éviter une duplication dans les paiements ;
  • S’assurer que les conditions et les modalités de paiement soient conformes aux Purchase Orders et aux contrats pour les paiements avec PO ;
  • Initier les écritures de correction (régularisation dans le journal comptable) ainsi que les écritures de correction des paiements ;
  • S’assurer du renouvellement de l’assurance des véhicules et de leur entretien régulier et procéder à la vérification de l’enregistrement des déplacements ;
  • Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau et du carburant comprenant la mise à jour des fiches de stocks ;
  • Classer et archiver les documents administratifs et  financiers ;
  • Assurer la gestion des absences de tout le personnel de projet en qualité de leave monitor ;
  • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du coordinateur de programme.


 

Competencies

Core

Innovation

Ability to make new and useful ideas work

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Leadership

Ability to persuade others to follow

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

People Management

Ability to improve performance and satisfaction

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Communication

Ability to listen, adapt, persuade and transform

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Delivery

Ability to get things done

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Technical/Functional

Primary

Social Determinants of Health

Understanding and practical experience of social determinants of health and the ability to apply them to strategic and/or practical situations

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Monitoring and Evaluation

Knowledge of methodologies, assessment tools, systems and apply practical experience in planning, monitoring, evaluating and reporting and ability to apply to practical situations

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Capacity Development

Ability to strengthen and maintain the capabilities of individuals, societies, organizations and governments to set and achieve development objectives over time

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Partnerships

Ability to engage with other agencies, donors and other development stakeholders and forge productive working relationships

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Secondary

Knowledge Management

Ability to efficiently handle and share information and knowledge

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Required Skills and Experience

Minimum Academic Education:

  • Diplôme de niveau A1 en gestion, finances, comptabilité, commerce ou tout autre domaine apparenté. La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout

Minimum years of relevant Work experience:

  • Un minimum de 5 ans d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes sont requis ;
  • Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence PeopleSoft;
  • Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain;
  • Une connaissance de l’IPSAS est souhaitable.
  • Expérience avérée dans l'utilisation de l'outil informatique et dans la gestion des bases des données ;

Language requirements:

  • Maîtrise parfaite du Français;
  • Bon niveau d’anglais un atout ;


 

Disclaimer

Important applicant information

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