Administratör till Sidas avdelning för verksamhetsstöd, ref 151/21

Har du erfarenhet av administrativt arbete och kommunikation? Är du intresserad av att arbeta med något meningsfullt? Sida söker nu en administratör till avdelningen för Verksamhetsstöd.

Vi erbjuder

Sida genomför den svenska utvecklingspolitiken som skapar förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. Vår vision är varje människas rätt och möjlighet att leva ett värdigt liv. En förutsättning för att uppnå vår vision och våra mål är dynamiska, engagerade och kunniga medarbetare.

Vi erbjuder en arbetsplats med goda möjligheter till utveckling, en meningsfull vardag och en god arbetsmiljö, präglad av öppenhet och mångfald. Som medarbetare på Sida arbetar du utifrån tydligt mandat och ansvarsområde präglad av tillit mellan dig, din chef och dina kollegor. Sida har även personal utstationerad på svenska utlandsmyndigheter.

Den här befattningen innebär

I den här rollen kommer du koordinera, strukturera, driva och administrera en rad olika möten, frågor och initiativ. Du arbetar nära cheferna och är också, i mån av tid, ett stöd för avdelningens medarbetare i olika frågor. Därtill samarbetar du med andra administratörer på avdelningen och ingår i Sidas nätverk av administratörer. För närvarande arbetar vi med att se över administratörsrollen så det finns även stora möjligheter att arbeta med att vidareutveckla din roll.

Vi söker dig som trivs i en starkt serviceinriktad roll och som har en naturlig fallenhet för planering, samordning och effektiv administration. Du har god social kompetens, har lätt för att samarbeta och du är en duktig kommunikatör i tal och skrift. Du omfamnar den statliga värdegrunden och du vill aktivt bidra till att utveckla en positiv och energigivande organisationskultur präglad av värdeskapande, öppenhet, tillit och mod.

Arbetsuppgifter

Som administratör kommer du bl.a. arbeta med:

• Administrativt stöd till avdelningens chefer, bland annat genom att bistå med underlag och presentationer.
• Bidra till avdelningens interna kommunikation, t.ex. information på intranätet och digitala samarbetsytor. Arbeta för ett anpassat och uppdaterat innehåll, publicering av vägledningar, rapporter och utvärderingar från avdelningens olika enheter.
• Koordinering och administration (inklusive planering, mötesinbjudningar, underlag och vid behov protokoll) av möten, facklig samverkan, personal och planeringsaktiviteter samt konferenser.
• Vara avdelningens kontaktperson gentemot övriga verksamheten i olika administrativa frågor (tillsammans med andra administratörer).
• Praktisk förberedelse samt stöd vid introduktion av medarbetare och avslut av anställningar (tillsammans med andra administratörer).
• Personaladministrativa uppgifter, kvalitetssäkring av tidrapportering, personallistor, attesträttslistor m.m.
• Stöd i ärende- och dokumenthantering
• Administration och samanställning av rapportering från övriga Sida inom områden såsom utvärderingsplanering, åtgärdsplaner mm
• I mån av tid bidra till projekt och initiativ inom avdelningen
• I övrigt förekommande uppgifter för avdelningen. 

Kvalifikationskrav

Utbildning

• Gymnasieexamen

Språk

• Goda kunskaper i svenska och engelska

Kompetens och arbetslivserfarenhet

• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av kommunikationsarbete
• Erfarenhet av att administrera digitala sidor (intranät)
• Förmåga att planera, organisera och genomföra arbetet på ett effektivt sätt
• Förmåga att vara noggrann och hålla en hög kvalitet
• Förmåga att leda dig själv, identifiera behov och uppgifter samt driva dem självständigt och vid behov i samarbete med andra
• Förmåga att hantera många olika arbetsuppgifter och prioritera mellan dem
• Mycket god IT-vana och erfarenhet att arbeta med Office-paketet samt olika administrativa system
• God samarbetsförmåga samt god förmåga att kommunicera, i tal och skrift
• Vilja och förmåga att hjälpa andra och vara serviceinriktad.

Meriter

• Erfarenhet av arbete i statlig myndighet inom t.ex. administration, dokument- och ärendehantering
• Erfarenhet av att ha arbetat med Palasso, Unit4, Visma Proceedo, Dokument- och ärendesystemet 360, Sharepoint och Outlook
• Erfarenhet av digitala mötesplattformar (Skype, Teams och Zoom)
• Erfarenhet av GDPR/hantering av personuppgifter 
  

Personliga egenskaper

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper. För att trivas i rollen bör du vara prestigelös, strukturerad och noggrann. Du bör gilla ett omväxlande arbete, ha förmåga att snabbt växla mellan olika uppdrag och slutföra uppgifter. Du bör gilla att samarbeta med andra och arbeta i team.

Placering

Befattningen kommer organisatoriskt att vara placerad på avdelningen för Verksamhetsstöd. Möjlighet finns för placering på Sidas huvudkontor i Stockholm eller på vårt kontor i Visby. Sidas huvudkontor flyttar till Rissne, Sundbyberg under våren 2022.

Anställningsvillkor

Befattningen avser en allmän visstidsanställning tills vidare dock längst under ett år, med möjlighet till förlängning. Tillträde snarast.

Om Sida och avdelningen

Sida, Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete, är en statlig myndighet som arbetar på uppdrag av Sveriges riksdag och regering för att minska fattigdomen i världen. Genom vårt arbete och tillsammans med andra bidrar vi till att genomföra Sveriges politik för global utveckling. Sida har över 700 anställda fördelade mellan tre kontor i Sverige samt på svenska utlandsmyndigheter i samarbetsländer.

Avdelningen för Verksamhetsstöd är en stödavdelning med ca 75 medarbetare. Avdelningen omfattar fem enheter som inom sina respektive expertområden ansvarar för frågor om intern styrning och kontroll, juridik, upphandling, intern service, utvärdering av biståndsverksamheten samt dokumentation och arkiv. Avdelningen bidrar därigenom till att säkerställa god kvalitet i utvecklingssamarbetet och Sidas interna förvaltning. Delar av de anställda arbetar i Visby men merparten arbetar i Stockholm.

Information

Vid kontakt vänligen ange ref.nr 151/21.

Ytterligare upplysningar om befattningens innehåll lämnas av Johanna Wallmo Wahlgren, johanna.wallmowahlgren@sida.se eller 08-698 51 62

Fackliga företrädare vid Sida är Saco Sida (kontaktperson: Luis Larrea och ST inom Sida (kontaktperson: Ulrika Holmström 08-698 57 48).

I Sidas rekryteringsprocess används urvalsfrågor som ett verktyg för att göra ett första urval. Var därför noga med dina svar så att de speglar din kompetens och erfarenhet på ett korrekt sätt.

Sista ansökningsdag är den 31 oktober 2021.

Sida strävar efter att spegla samhällets mångfald och välkomnar därför alla sökande.