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Assistant (e) de Bureau -Programme

Haiti (Haiti)

  • Organization: WFP - World Food Programme
  • Location: Haiti (Haiti)
  • Grade: Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Administrative support
  • Closing Date: 2021-10-26

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Le PAM recherche des candidats  intègres et  professionnelles partageant nos principes humanitaires.
La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

 

 

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

 

 

 

Titre du Poste         : Assistant (e) de bureau -Programme 

 

Type de Contrat     : Contrat de Service 

 

Lieu d’affection      : Port-au-Prince

 

Niveau du Poste    : SC 4

 

Durée                     :  12 mois 

 

Nombre de position: 3

 

Unité                      :  Programme

 

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A  PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

 

 

Contexte  Structurel :

 

Le Programme Alimentaire Mondial en Haïti est un acteur majeur dans la lutte contre la faim. Plusieurs activités sont mise en œuvre pour réduire l’insécurité alimentaire dans le pays notamment l’assistance alimentaire d’urgence pour les ménages les plus vulnérables, la mise en place d’activités nutritionnelles, celles liées à la résilience, aux programmes de cantines scolaires et d’achats locaux puis celles qui visent en renforcer les systèmes de protection sociale.

Le PAM en Haïti recherche à renforcer son équipe de Business Support liée au Programme pour réaliser toutes les tâches administratives de support a’ l’Unité Programme et transactions nécessaires pour la mise en œuvre des opérations.

 

Rôle & Résponsabilités :

Sous la supervision directe de la Cheffe de programme, l’assistant (e)  de bureau devra s’acquitter des taches décrites ci-dessous en conformité aux principes, normes et exigences du PAM, afin d’assurer une bonne gestion des dossiers administratives de l’Unité Programme, des accords avec les partenaires coopérants et de façon générale de toutes les transactions de l’Unité programme liées aux opérations.

 

Administration  :

  1. Assurer une bonne connaissance du Manuel Administratif et Financier du PAM et pouvoir répondre aux requêtes de support de la part du personnel de l’Unité dans le cas de doutes pour la bonne procédure a’ suivre ;
  2. Appuyer l’Unité Programme dans les différentes activités et tâches administratives nécessaires au suivi opérationnel des projets ;
  3. Appuyer la mise à jour régulière et le suivi du Plan des Congés, maladie, absences et fin contrat du staff de l’Unité ;
  4. Assurer un suivi et rappel pour la Cheffe de Programme des contrats du personnel en expiration pour éviter tous délais dans les processus de contractation ;
  5. Procéder à l’identification de possibles fournisseurs pour des demandes de cotations pour MPO et assurer la demande de cotation et processus suivant, le cas échéant ;
  6. Préparer et assurer la distribution des invitations et correspondances – internes ou externes –sur de sujets variés, en utilisant la bonne  o   rthographe, la bonne ponctuation et le format correct;
  7. Contribuer à l’organisation de réunions, ateliers, formations selon les necessitees de l’Unite’ ;
  8. Assurer le classement et l’archivage des documents ;
  9. Mettre à jour l’inventaire des équipements alloués à la section ;
  10. Aider à la préparation des rapports administratifs et rédiger les comptes rendus des réunions ;
  11. Préparer des documents d'information pour le superviseur à l’occasion de voyages officiels ou des réunions spécialesAppuyer la création de Purchase Requests (PR), Micro-Purchase Orders (MPO) et Vendors ;

 

 

Finances :

 

  1. Appuyer la création de Purchase Requests (PR), Micro-Purchase Orders (MPO) et Vendors ;
  2. Revoir la documentation des différents accords (accords de terrain, lettres d’entente et les Mémorandums d’entente)
  3. Appuyer au besoin, les gestionnaires d’activités dans la préparation, révision et Amendement des accords de partenariat et de leurs budgets respectifs ;
  4. Créer les documents des accords des partenaires Coopérants dans WINGS (SOA et PO) ;
  5. Créer les requêtes (PRCB) pour la distribution de cash aux bénéficiaires dans WINGS ;
  6. S’occuper du processus de paiement des partenaires coopérants à travers l’ITS (invoice tracking system), la création de SES (service entry sheet) et les requêtes de paiement, tout en s’assurant que les normes du PAM sont respectées ;
  7. Assurer le paiement dans le temps des factures ;
  8. Encoder tous les accords, avances , paiements effectués dans la base de données interne ;
  9. Archiver toute la documentation
  10. Maintenir à jour l’outil de traçage des transactions (Tracking Tool - TT) et s’assurer de la qualité des données insérées a’ chaque transaction ;
  11. Reporter à la Cheffe de Programme toute difformité, le cas échéant, de la part des gestionnaires d’activités dans le remplissage du Tracking Tool pour correction rapide;
  12. Assurer toute autre tache a’ la demande de la hiérarchie ;

 

Qualifications :

Education :

Etre titulaire d’un diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente (administration, gestion et comptabilité ou gestion de projet, sciences économiques et/ou juridiques ou similaires).

 

Compétences désirées :

  • Apte à effectuer un travail précis et soigné, produit dans le délai et normes ;
  • Avoir une disponibilité permanente, être dynamique et supporter de travailler sous pression ;
  • Apte à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les subordonnés et les contacts extérieurs ;
  • Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et de bonnes relations interpersonnelles.

 

Connaissance informatique :

  • Maîtrise des logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) et de la navigation  sur Internet.

 

Langue :

  • Maîtrise du français et du créole haïtien (parlé, lu, écrit) ;
  • Connaissance de l’anglais (désirable).

 

Experience :

  • Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans la gestion, comptabilité et administration ;
  • Minimum 2 an d’expérience professionnelle dans la gestion financière et/ou administrative de projets dans des organisations étatiques ou privées ;
  • Une expérience dans le domaine humanitaire est un atout

 

 

NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

 Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

 

 

Date limite de soumission de candidature :   25 octobre 2021

 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
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