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Asistente de Finanzas

Ipiales, CO

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Ipiales, CO
  • Grade: Junior
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Banking and Finance
    • Operations and Administrations
  • Closing Date:

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El Comité Internacional de Rescate (IRC) responde a las peores crisis humanitarias del mundo y ayuda a las personas a sobrevivir y reconstruir sus vidas. Fundado en 1933 a pedido de Albert Einstein, el IRC ofrece cuidados que pueden salvar vidas y asistencia que cambia la vida de los desplazados y refugiados que se ven obligados a huir de una guerra o un desastre. Trabajando hoy en más de 40 países y 22 ciudades de EE. UU., Restauramos la seguridad, la dignidad y la esperanza de millones de personas desarraigadas y que luchan por sobrevivir. El IRC lidera el camino del daño al hogar.

La crisis humanitaria en Venezuela continúa intensificándose. Los venezolanos enfrentan una hiperinflación, que los pone fuera del alcance de los bienes y servicios básicos, incluida la atención médica y la alimentación. La escasez de suministros médicos hace que sea difícil diagnosticar y tratar las enfermedades transmisibles y las necesidades de salud sexual y reproductiva, entre otros servicios. La falta de alimentos ha provocado hambre y desnutrición. Entre 2015 y 2018, más de tres millones de venezolanos se fueron a buscar bienes y servicios principalmente en países vecinos.

El IRC ha respondido a la crisis apoyando a los venezolanos que cruzan el arco del patrón migratorio, incluidos Venezuela, Colombia y Ecuador. En Colombia, el IRC trabaja en las áreas de salud, protección, educación y asistencia monetaria multipropósito en Cúcuta, Medellín, Cundinamarca, Norte de Santander, y Nariño (específicamente Ipiales), con financiamiento a través de varios donantes, entre ellos OFDA/BHA/GIZUSAID, ECHO, SIDA, GFFO, GIZ, entre otros. En Venezuela, el IRC viene desarrollando programas desde 2019 a través del apoyo de socios locales, teniendo presencia en Caracas, Zulia, Barquisimeto, Valencia y Tachira. Desde enero 2021, hemos ampliado nuestra respuesta en Ecuador, estableciendo proyectos y alianzas estratégicas con socios locales, con énfasis en atención en los corredores fronterizos desde/hacia Colombia y Perú.  El IRC trabaja para fortalecer la capacidad de los socios locales para brindar acceso a servicios de salud sexual y reproductiva de calidad, nutrición, satisfacer necesidades básicas, y medios de vida dignos para la población migrante.

DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Bajo la supervisión del Oficial Senior de Finanzas, el titular del cargo maneja todos los pagos y cobros en efectivo fuera de la oficina de país y registra y monitorea los movimientos de efectivo  de la oficina  de campo  diariamente.

RESPONSABILIDADES:

En el   manejo de efectivo y procesamiento de pagos

  • El asistente de Finanzas Cash and Bank realiza un seguimiento de los Saldos de Efectivo en la Oficina Central y trabaja con el Oficial Senior de Finanzas para difundir Cash a las Oficinas de Campo en base a los pronósticos de Field Cash.
  • Mantener los libros de caja en pesos y USD en los límites establecidos; asumir la responsabilidad de cualquier diferencia en efectivo que surja.
  • Asegurarse de que todos los pagos en efectivo estén debidamente respaldados y autorizados según el cronograma de delineación del IRC antes del desembolso.
  • Asegurarse de que las autorizaciones de las solicitudes de pago estén en línea con los límites aprobados matrizde delegación de aprobaciones.
  • Preparar las hojas de cálculo de efectivo y enviarlas semanalmente a la dirección financiera parala revisión y cargue en SUN.
  • Realizarel conteo de efectivode todos los fondos disponibles en la oficina de campo cada viernes y enviar el reporte a la Dirección financiera.
  • Mantener registro de todos los recibos de caja que dan cuenta del ingreso de efectivo a la oficina por cualquier concepto y asegurar su registro en tiempos reales.
  • Cada mes sellar los documentos originales “PAGADOS o RECIBIDOS POR IRC” antes de enviarlos a Bogotá.
  • Mantener el archivo de información bancaria, de efectivo y cualquier otra relacionada con pagos y movimientos de efectivo.
  • Actuar como agente bancario para la oficina de país ubicada en Bogotá.
  • Apoyar las operaciones de tesorería de la oficina de país siempre que se requiera.
  • Asegúrese de que se sigan los procedimientos de control interno para todos los desembolsos de efectivo, intercambios, recibos y transferencias.
  • Envio de información soporte.
  • Se asegura de que toda la documentación contabilizada se envíe a Bogotá para que sea archivada en la forma que corresponde.

En la liberación de los pagos

  • Asegurar que las verificaciones en el registro del libro de bancos de forma secuencial y por categoría de documentos
  • Asegurar que los coordinadores temáticos con fondos a cargo comprenden el proceso de legalización, recopilan la información de pagos realizados oportunamente y legalizan en los tiempos que se establezcan por parte de la dirección financiera.
  • Proporcionar una actualización oportuna al supervisor sobre el motivo faltante de efectivo, cuentas no pagadas o documentación no recibida.
  • Asegurar que recibe la facturación para pagos en la oficina de acuerdo a los plazos requeridos para cierres contables, liquidación de impuestos y requisitos de los donantes.

En el envío de la información financiera a la Dirección Financiera en Bogotá

  • Asegurarse de que todos los documentos hayan sido sellados como 'PAGADOS', incluidos los detalles del número de cheque o soporte de pago en efectivo.
  • Mantener un sistema organizado y bien documentado (todos los archivos deben estar etiquetados de manera adecuada y visible) y un sistema de archivo secuencial para todos los comprobantes de desembolso de efectivo
  • Todos los archivos deben organizarse secuencialmente y en sitios de archivo designados por separado para cheques y por tipos de moneda.

Registros contables

  • Asegura que los libros de caja se completen sin ningún error de publicación mensual.
  • Valida los libros de caja en SUN y Q y A.

Otras responsabilidades del cargo

  • Estar dispuesto y listo para participar en los programas de intercambio de personal de campo organizados por la Dirección Financiera.
  • Asistir y participar en entrenamientos identificados / organizados por su supervisor
  • Seguir los nuevos procedimientos y lineamientos designados en circulares del director de País
  • Análisis de costos de Nueva York para escanear facturas y enviar a Bogotá para cumplir con el envío a NY mensualmente.
  • Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.

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