Secrétaire 80%

Introduction

Le poste est à pourvoir dans le Service de la liberté syndicale (LIBSYND), au sein du Département des normes internationales du travail. LIBSYND comprend des unités couvrant la liberté syndicale, la négociation collective, la protection de l'emploi et la gouvernance. Le service assure le secrétariat de la Commission d'experts pour l'application des conventions et recommandations (CEACR), de la Commission de l'application des normes de la Conférence internationale du Travail et du Comité de la liberté syndicale (CLS). 
Le/la titulaire du poste sera chargé(e) d’assurer des tâches de secrétariat et d'appui administratif pour le chef de service et les membres des équipes des unités susmentionnées, en assurant le suivi efficace des rapports et de la correspondance. Le/la titulaire du poste, comme pour tous les postes d’appui au département, contribue au bon fonctionnement des activités de l'ensemble du département, y compris le fonctionnement du système de contrôle, l’appui à la Commission de l'application des normes de la Conférence internationale du Travail, au Comité de la liberté syndicale du Conseil d'administration et à la CEACR. Le/la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec le secrétaire principal et les autres membres de l'équipe, qui assignent, orientent et vérifient le travail.

Le/la titulaire du poste relèvera du chef de service.

Tâches spécifiques

1.    Recevoir, enregistrer et distribuer le courrier, la correspondance et les documents au personnel de l'unité de travail en suivant les directives établies. Informer le personnel des échéances établies et des dates de suivi.

2.    Aider à la préparation de la correspondance et des rapports et à la compilation de l'information. Photocopier, assembler et distribuer les documents établis.

3.    Mettre au point et tenir à jour les systèmes de classement et de référence de l'unité de travail selon les procédures en vigueur.

4.    Fournir un soutien logistique pour les réunions et les conférences. Régler les dispositions pour les voyages et les réservations d’hôtel et recueillir les documents de voyage. Préparer des dossiers pour les réunions en fonction d’instructions spécifiques.

5.    Transcrire des déclarations, des rapports et des études, y compris des tableaux statistiques, etc. à partir de manuscrits et d’autres sources en utilisant divers logiciels de traitement de textes.

6.    Sur la base d'instructions détaillées et d'informations complètes, saisir des données dans le système intégré d'information sur les ressources (IRIS) (PGI) pour la préparation de formulaires administratifs (par exemple, autorisations de voyage).

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.    Traiter un ensemble de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et les documents préparés par des tiers, conformément à l'usage de l'Organisation. Envoyer des messages électroniques.

2.    Classer le courrier et les documents et les extraire des systèmes de classement établis, aussi bien manuels qu’électroniques. Préparer des dossiers pour les réunions en fonction d’instructions spécifiques. Étoffer les différentes bases de données utilisées par l’unité.  

3.    Aider à l’assemblage et à la distribution des documents de réunions, y compris, s’il y a lieu, au traitement de texte. Aider, conformément aux instructions, à la logistique des réunions et exécuter diverses tâches, notamment la collecte des documents de voyage (visas, laissez-passer, etc.) auprès des services appropriés et, s’il y a lieu, procéder au suivi.  

4.    Recevoir les requêtes formulées par téléphone ou personnellement et orienter vers le personnel compétent. Fixer, sur demande, les rendez-vous des fonctionnaires ou de l’unité de travail.  

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école de commerce.

Expérience

Deux ans d’expérience du travail de secrétariat

Langues

Excellente maîtrise d'une des langues officielles de l'Organisation (anglais, français, espagnol). Aptitude de base à lire et à écrire dans une seconde langue officielle de l'Organisation pour répondre au téléphone et retranscrire des textes écrits. La connaissance de l'espagnol serait un avantage.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Outre les compétences essentielles définies par le BIT, ce poste requiert les compétences suivantes:

Compétences techniques:

Connaissance des logiciels de traitement de texte et de courrier électronique. Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Faculté d’organisation de son propre travail

Compétences comportementales:

Discrétion et respect de la confidentialité dans un domaine hautement sensible des activités du Bureau. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.