Assistant(e) aux ressources humaines, Pensions

Introduction

Le poste est à pourvoir à l'Unité des pensions (PENSION) du Service des politiques et des prestations sociales qui relève du Département du développement des ressources humaines. PENSION est responsable de la gestion de l’affiliation du personnel du BIT à la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies (CCPPNU), des droits liés à la Caisse de versement spéciaux des anciens fonctionnaires du BIT et de la Caisse des pensions du personnel du BIT (désormais fermée). PENSION interagit quotidiennement avec la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies et conseille les membres du personnel et autres homologues sur l'éligibilité et les droits, en s'assurant que les règles et procédures de la Caisse sont correctement appliquées au BIT. La Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies est un régime de retraite à prestations définies qui comprend 25 organisations affiliées. La Caisse a des bureaux à New York (États-Unis d’Amérique) et à Genève (Suisse) et deux bureaux de liaison, l'un à Nairobi (Kenya) et l'autre à Bangkok (Thaïlande).

Le/la titulaire est chargé (e) de fournir un soutien administratif à l'équipe des pensions du BIT concernant les affiliations et les prestations de la Caisse. Il s'agit notamment de traiter les données relatives et à l'affiliation et à la participation, de tenir des registres électroniques et physiques, de répondre aux questions concernant les participants/bénéficiaires, de calculer les droits et de préparer la correspondance administrative correspondante sous la direction du supérieur hiérarchique et d'autres collègues plus expérimentés. Le travail quotidien nécessite l'utilisation du système informatique de la Caisse (Système intégré d'administration des pensions) et du progiciel de gestion intégré (ERP) du BIT (Système intégré d'information sur les ressources (IRIS)), ainsi que la liaison avec d'autres unités de HRD et avec l’Unité des états de paie. Les procédures de travail sont déterminées par les Statuts et Règlements de la Caisse de la CCPPNU. 

Le/la titulaire relèvera du chef de l’Unité des pensions.

Tâches spécifiques

1.    Aider à l'administration des dossiers d'affiliation à la CCPPNU pour les fonctionnaires du BIT ayant moins de cinq ans d’affiliation. Mettre à jour et tenir à jour les dossiers de participation et d'affiliation.
2.    Préparer et envoyer des dossiers d'information de bienvenue aux nouveaux membres (participants à la Caisse) et assurer le suivi nécessaire des demandes de validation et de restitution sous la direction du supérieur hiérarchique.
3.    Examiner les formulaires d'action relative au personnel dans IRIS afin d'identifier et de traiter ceux qui ont une incidence sur le statut ou les droits à pension. Saisir dans IRIS les nouveaux numéros d’immatriculation attribués par le portail d'interface de la CCPPNU.
4.    Sous la direction du supérieur hiérarchique, examiner et rapprocher les dossiers des membres du personnel affiliés à la CCPPNU afin d'assurer le contrôle de la qualité et d'enquêter sur les incohérences dans les données, en assurant, en collaboration avec le personnel administratif du siège du BIT et des bureaux extérieurs, et dans les délais requis, le suivi des mesures correctives. 
5.    Recueillir et examiner les documents soumis par les participants, les survivants ou leurs représentants et assurer le suivi avec le supérieur hiérarchique et la CCPPNU, le cas échéant.
6.    Répondre aux demandes de renseignements internes, y compris celles qui concernent le site Web en libre-service de la Caisse, et aux demandes de renseignements externes. Aider à surveiller les boîtes aux lettres génériques, ou s’en remettre au supérieur hiérarchique et aux collègues plus expérimentés, en assurant un suivi adéquat et en temps voulu.
7.    Télécharger des contenus pour mettre à jour les pages intranet de PENSION sur sharepoint et fournir un soutien administratif pour l'organisation de sessions d'information (telles que le séminaire de préparation à la retraite), de webinaires et d'autres événements. 
8.     S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.
Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1.    Dès réception de l’autorisation, préparer les contrats et rassembler la documentation nécessaire pour le recrutement de personnel, la promotion, la mutation, la cessation de services, etc.  
2.    Examiner les demandes d’informations relatives aux droits et indemnité du personnel, déterminer les ayants droit, calculer le montant des prestations pour les cas les plus simples, obtenir des informations d’autres sources afin de justifier l’octroi des prestations et rédiger les lettres appropriées adressées au personnel, de même que les formulaires sur les mouvements de personnel afin d’y intégrer, s’il y a lieu, les allocations.  
3.    Entamer des démarches concernant les modifications de la condition du personnel, examiner et traiter les documents relatifs aux mouvements de personnel, obtenir des autorisations et remplir les formulaires pertinents et assurer le suivi avec les services administratifs et le département du personnel.  
4.    Rédiger la correspondance et les mouvements de personnel portant sur un éventail de questions standard relatives au personnel.  
5.    Vérifier et actualiser les données personnelles du personnel et introduire les informations dans des dossiers et des bases de données spécialisées automatisées. Tenir à jour les dossiers relatifs au personnel et compiler des données pour la préparation de statistiques.  
6.    Fournir au personnel des informations concernant les procédures des RH, les prestations et les indemnités.  

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école technique ou commerciale jugée équivalente. Formation spécialisée dans l'administration des pensions, l'administration des ressources humaines, le traitement des états de paie ou un domaine étroitement lié.

Expérience

Au moins sept ans d’expérience dans le domaine de l’administration des ressources humaines ou dans un domaine étroitement lié. 

Langues

Parfaite maîtrise d’une langue officielle (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une seconde langue officielle. 

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Bonne connaissance des règles, règlements et procédures du BIT concernant le personnel et les pensions. Connaissance du travail effectué par les autres services d'appui du BIT liés à l'administration des pensions (états de paie, informatique, etc.). Capacité à utiliser des feuilles de calcul ainsi que des logiciels permettant de télécharger du contenu sur des sites Web, notamment Sharepoint. Aptitude à extraire des informations et à évaluer les données et les informations pertinentes concernant le personnel en utilisant un progiciel de gestion intégré, des documents et des informations. Aptitude confirmée à vérifier les informations et à corriger les erreurs et les omissions dans les contrats, les documents officiels et les bases de données. Aptitude confirmée à expliquer le statut et règlement du personnel. Bonnes aptitudes à gérer son temps. Aptitudes rédactionnelles. Aptitude à résoudre les problèmes. Facultés de communication. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non discriminatoire et sensible aux considérations de genre.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement non sexiste et non discriminatoire.