Auxiliar de Recursos Humanos, Pensiones

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Pensiones (PENSION) del Servicio de Políticas y Prestaciones Sociales, que forma parte del Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos. PENSION se encarga de gestionar la afiliación del personal de la OIT a la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas (CCPPNU), los derechos vinculados al Fondo de Pagos Especiales de los antiguos funcionarios de la OIT y la Caja de Pensiones del Personal de la OIT, hoy cerrada. PENSION interactúa a diario con la CCPPNU y asesora a los miembros del personal y otros homólogos sobre la elegibilidad y los derechos, en aras de la correcta aplicación de las reglas y procedimientos de la Caja en la OIT. La CCPPNU es un régimen de pensiones con prestaciones definidas en que participan 25 organizaciones afiliadas. Tiene oficinas en Nueva York (Estados Unidos de América) y Ginebra (Suiza), además de dos oficinas de enlace, una en Nairobi (Kenia) y otra en Bangkok (Tailandia).
El/la titular del puesto será responsable de prestar apoyo administrativo al equipo de pensiones de la OIT en relación con las afiliaciones y las prestaciones de la CCPPNU. Se ocupará en particular de procesar los datos relativos a la afiliación y a los miembros, de llevar los registros electrónicos y físicos, de responder a las consultas referentes a los participantes/beneficiarios, de calcular los derechos y de preparar la correspondencia administrativa con la orientación del superior jerárquico y otros colegas más experimentados. En su trabajo diario deberá utilizar el sistema informático de la CCPPNU (Sistema Integrado de Administración de Pensiones) y el sistema de planificación de recursos institucionales (ERP) de la OIT (Sistema Integrado de Información de Recursos (IRIS)), además de actuar como el enlace con otras unidades del Departamento de Recursos Humanos y con la Unidad Central de Nóminas. Los procedimientos de trabajo están determinados por los Reglamentos de la CCPPNU. 
El/la titular del puesto depende de la Jefa de la Unidad de Pensiones.

Funciones específicas

1.    Asistir en la administración de los expedientes de afiliación a la CCPPNU para los funcionarios de la OIT cuyo período de cotización sea inferior a cinco años. Actualizar y llevar los expedientes de participación y afiliación.
2.    Preparar y enviar las carpetas informativas de bienvenida a los nuevos miembros (participantes en la CCPPNU) y proceder a la oportuna tramitación de las solicitudes de validación y restitución con la orientación del superior jerárquico.
3.    Examinar los formularios de acción relativa al personal en IRIS para determinar y procesar los que tengan incidencia en el estado de las pensiones o en derechos conexos. Introducir en IRIS los nuevos números de pensión asignados por el portal de la interfaz de la CCPPNU.
4.    Examinar y conciliar, con la orientación del superior jerárquico, los expedientes de los miembros del personal afiliados a la CCPPNU para garantizar el control de calidad e investigar sobre las eventuales discrepancias entre los datos; realizar en su caso el seguimiento de las medidas correctivas que procedan en los plazos señalados, en colaboración con el personal administrativo de la sede de la OIT y de las oficinas exteriores.
5.    Reunir y examinar los documentos presentados por los participantes, los supérstites o sus representantes, y realizar en su caso un seguimiento con el superior jerárquico y la UNJSPF.
6.    Responder a las consultas internas, incluidas las relacionadas con la página web de "autoservicio" de la CCPPNU, así como a las consultas externas.  Asistir en el seguimiento de los buzones genéricos, o reconducir la consulta al superior jerárquico o a colegas más experimentados, mediante un seguimiento adecuado y oportuno.
7.    Cargar contenidos para actualizar las páginas de la intranet de PENSION en SharePoint y prestar apoyo administrativo para la organización de sesiones informativas (como el seminario de prejubilación), seminarios web y otros eventos. 
8.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1.    Preparar los contratos y reunir la documentación necesaria para el nombramiento, ascenso, traslado, cese en el servicio, etc. de miembros del personal, una vez recibida la autorización correspondiente.
2.    Examinar las solicitudes de información sobre derechos y prestaciones del personal, determinar si los miembros del personal cumplen los requisitos para beneficiarse de derechos y prestaciones, calcular las prestaciones para los casos más sencillos, obtener información de otras fuentes cuando sea necesario para justificar el derecho a prestaciones, redactar las cartas pertinentes dirigidas a los funcionarios y preparar los formularios de las acciones relativas al personal para incorporar los subsidios correspondientes, cuando proceda.
3.    Iniciar los trámites para reflejar los cambios de situación contractual del personal, examinar y procesar los documentos relativos a las acciones de personal, obtener las autorizaciones necesarias y completar los formularios correspondientes, y realizar el seguimiento oportuno con el personal y los servicios administrativos pertinentes, como proceda.
4.    Cuando sea necesario, redactar la correspondencia y las acciones relativas al personal vinculadas a una serie de cuestiones corrientes de recursos humanos. 
5.    Verificar y actualizar los datos personales de los miembros del personal e incorporar la información en los ficheros de personal y en las bases de datos automatizadas previstas a tal efecto. Mantener los archivos de personal al día y recopilar datos para la elaboración de estadísticas.
6.    Facilitar información al personal sobre procedimientos, prestaciones y derechos en materia de recursos humanos.

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa o formación técnica o formación comercial equivalente. Formación especializada en administración de pensiones, administración de recursos humanos, procesamiento de nóminas u otro campo directamente relacionado.

Experiencia

Un mínimo de cinco a siete años de experiencia en administración de recursos humanos u otro campo directamente relacionado.

Idiomas

Se requieren un excelente dominio de uno de los idiomas oficiales de la Organización (español, francés o inglés) y conocimientos prácticos de un segundo idioma oficial.

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Buen conocimiento de las reglas, reglamentos y procedimientos de la OIT sobre personal y pensiones. Conocimiento del trabajo realizado por otros servicios de apoyo de la OIT relacionados con la administración de las pensiones (nóminas, informática, etc.). Capacidad para utilizar hojas de cálculo, además de programas informáticos para cargar contenidos en páginas web, especialmente en SharePoint. Capacidad para extraer y evaluar los datos pertinentes sobre el personal utilizando un sistema ERP, documentos e información. Capacidad demostrada para verificar la información y corregir errores u omisiones en contratos, documentos oficiales y bases de datos. Capacidad demostrada para aplicar y explicar el Estatuto del Personal. Buenas dotes de gestión del tiempo y de redacción. Capacidad para resolver problemas. Buenas dotes de comunicación.  Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y para demostrar un comportamiento y una actitud no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.